探讨新发传染病暴发流行地区的医疗档案收集和整理工作

文·卢绪菲

新发传染病是指近30年来由新发现的新种或新型病原微生物引起的传染病。新发传染病的种类之多，引起世人瞩目。20世纪70年代以来，除少数年份外，大都有一种或一种以上的新传染病被发现，新发传染病至今达40余种，而且其病原微生物种类复杂，有病毒、细菌、立克次体、衣原体、螺旋体及寄生虫等。而新发传染病的档案管理是防控传染病的一项重要工作，因此，快速安全的收集一线档案材料，尽早整理出信息资源才能为传染病的预防、治疗和控制提供数据支撑。

一、传染病暴发流行地区医疗档案管理问题

对于新发传染病，由于人类无自身免疫力，又没有掌握其防治方法，所以危害极大。医疗卫生机构的重点工作之一就是应对突发公共卫生事件的有效处理，并将其产生的相关资料整理归档，以备后期研究和使用。

在此次新型冠状病毒疫情期间，收集整理档案面临的主要问题有以下几个。一是由于新冠病毒传染性强，所以来自于感染区域或治疗区域的纸质档案在收集过程中，存在接触传染和病毒传播的风险，需要收集人员做好自身防护，并对档案进行安全消毒，确保入库档案不携带病毒。二是由于部分相关人员未认识到新发传染病档案及时收集整理的必要性和重要意义，造成部分资料未及时整理归档，影响了档案的完整性。三是部分医疗档案多由兼职人员管理，其专业知识和业务技能欠缺，导致使得很多有价值的档案材料被遗弃，无法形成系统的新发传染病医疗档案资料。

二、完善传染病暴发流行地区医疗档案管理措施

（一）完善特殊时期档案管理机制

当新发传染病暴发流行时，一般都会成立防控工作领导小组，全面组织和领导疫情防控工作。防控工作领导小组下设综合协调组、现场调查组、检验监测组、信息宣传组、专家组、后勤保障组等，负责疫情期间各类档案信息和医疗数据的收集、分析和上报。档案工作人员应该参与到综合协调组和信息组中，专职负责整个医疗防控工作相关档案资料的收集整理，同时，要在各个防控小组中确定档案信息管理员，负责收集该组档案材料，且在阶段性工作告一段落时及时将各种信息完整归纳上报。档案室负责所有档案的接收、归档、管理，在确保档案安全的同时，也确保档案人员和档案室的安全。

（二）建立存在传染风险的档案资料收集管理制度

目前，新型冠状病毒肺炎（COVID-19）的潜伏期基本是两周左右。2月初，广州首次在确诊患者家的门把手上检测出新型冠状病毒核酸。近日，一项发表在《Hospital Infection》上的研究表明，如果新冠状病毒SARS-CoV-2与其家族成员有相似之处，那么它可能会在无生命物体上存活一周以上。在这项研究中，德国格赖夫斯瓦尔德大学领导的研究团队发现，人类病原体可以在物体表面持续存在，并在室温下保持传染性长达9天。当然，这是冠状病毒寿命的上限。但研究人员表示，平均而言，这种病毒可以在铝、木材、纸张、塑料和玻璃等多种材料上存活4至5天。一些动物冠状病毒甚至可以存活超过28天。研究第一作者、格赖夫斯瓦尔德大学医院内科医生Gunter Kampf说：“低温和空气湿度高会进一步延长它们的寿命。”这些研究数据表明，我们在对来自疫区的档案资料收集整理过程中，必须要针对其可能存在的感染风险作出相应的措施。

1. 明确新发传染病档案材料的归纳内容

新发传染病档案收集范围，一般应包括防控工作的组织和框架文件，现场流行病学调查和疫情处理文件，新发传染病的检验检测数据原始记录，疫情信息统计与分析材料，医疗救治和医嘱登记材料，健康教育宣传材料及社会联防联控的材料等。其中，现场流行病学调查和疫情处置材料，是对新发传染病进行现场调查与处理至关重要的第一手资料，是开展流行病学分析、传染病症状处理等研究的关键；新发传染病的检验检测数据原始记录是制定防控工作方向的基础，不仅要有系统数据的报送，还要及时收集现场检测人员数据记录并签字确认的纸质版材料；疫情信息统计和分析材料是分析整个疫情发展情况的最基础数据，它不仅包括各级疾控机构沟通的疫情报告分析，还包括疫情防控技术指南和相关规范性文件等；医疗救治和医嘱登记原始材料主要是收集定点医院的发热门诊及感染科资料，尤其是护理人员对病人的定时检查数据和医生处理突发情况时的临时医嘱等；健康教育材料包括宣传方案、宣传海报、公益广告以及利用新媒体等形式发布的宣传材料，它对提高人们对新发传染病的治理防护常识的认知，消除恐慌心理极为重要。另外，针对疫情症状监测和新发传染病的研究工作，档案管理人员还应该注意收集疫情分析报告、流行病学与病原学分析以及应对措施的研究资料以及各种影像类和实物类的档案资料，以辅助新发传染病的治疗和研究。

2. 建立新发传染病档案信息检索系统

在传染病暴发流行期间，对于来自传染病确诊病例及实验室检测数据等可能存在感染风险的相关纸质版材料，由于有时效性要求，需要及时进行归档整理以便查询。而一般的档案室都没有档案消毒灭菌设备，这使得收集整理过程中有一定接触感染风险，并且纸质档案数据的使用，也增加了数据统计与分析上的难度。为及时提升防控和治疗工作质量、效率，我市疾控机构充分利用已有的网络系统平台，通过指定一线人员为档案采集员的方式，及时将影像信息采集和有污染风险的纸质版调查记录扫描上传，第一时间将数据信息提交到档案管理平台。档案管理人员为防控档案进行分类建档并完善索引体系，档案按形成单位大流水排序，避免了当年常规收集的档案整理完毕后再去流水排序的问题，为防控、治疗等工作人员提供了更加便捷、及时和安全的查询利用服务。对于没有现成信息系统的单位，档案管理人员应本着简单易行的原则，及时与软件设计人员沟通，提出明确的档案录入和利用要求，并结合现有网络办公平台，留出办公端口，方便一线档案资料的及时录入。

3. 建立新发传染病实物档案安全消毒制度

针对通过飞沫传播和接触传播的传染疾病暴发流行地区，应建立工作人员健康防护和环境卫生防护及档案资料消毒等制度。对特殊时期档案收集应建立专门消毒室，可以利用电子臭氧发生器或者紫外线消毒设备对收集的档案材料进行消毒，完成消毒后再转入档案室进行整理归档。在工作区域内或档案转递交接及整理过程中，档案管理人员应佩戴口罩、手套和护目镜。要定期更换工作服，可用流通蒸汽或煮沸消毒30分钟。档案资料室内要配备速干手消毒剂，有条件时可配备感应式手消毒设施。保持档案室环境整洁卫生，每天定期消毒，可用含有效氯250mg/L-500mg/L的含氯消毒剂进行喷洒和擦拭，并做好消毒记录。

在环境持续恶化以及抗生素类药物广泛使用的背景下 ，传染病的发病率以及传染性均在不断增强，做好新发传染病暴发流行地区的医疗档案管理工作，有助于汲取防控经验，为新发传染病的预防和控制提供有效的依据。目前，我市实现了对医疗档案资料的及时整理归档，提高了各级疾控机构档案管理人员的防范意识，并为全市传染病防控工作提供了有力的资料支撑。