基于大数据背景下文书档案管理及信息化应用分析

孟谊

摘 要：在档案管理期间，文书档案是非常重要的一部分，对于各项机关事业单位来讲，文书档案中包含了各种各样的活动信息，比如图片、文字等。当前阶段，自从迈入了信息化时代以后，信息化技术被全面应用到了文书档案管理环节中，为人员整理文书档案提供了诸多的方便，档案管理效率也得到了提高。本文重点论述了基于大数据背景下的文书档案管理和信息化应用情况。

关键词：大数据背景;文书档案管理;信息化应用

伴随着信息化技术的不断创新和改进，各个领域发展都离不开信息化技术的支撑，只有将管理平台进行信息化，才可以实现文书档案信息化管理的目标。科学合理的应用信息化技术，有利于提升文书档案的储存量，便于更加方便的查询档案信息，延长档案信息的储存时间，不过相关人员还需要明确注意，必须考虑到信息化技术的限制性因素，只有这样，才可以实现文书档案管理工作高质量发展。

1 大数据

在互联网技术快速发展的背景下，大数据随之形成，人们对于互联网的依赖程度逐渐增加，数据量上升，在这一阶段中逐渐形成了无法被实时加工处理的数据，其被称之为大数据。一般情况下，掌握了大数据便是对诸多数据资源进行全面掌握，有效加工和处理价值性极高的信息，有利于更好的拓展信息附加值。现阶段，大数据成为人们日常生活中非常重要的一项技术，文书档案管理工作发展速度也日益加快，慢慢延伸为了大数据中不可缺少的一方面。经过数字化建设形成的文书档案需要使用计算机网络技术进行联网，才可以达到处于不同类型和范围内用户对于档案资源的共享和应用。文书档案网络化管理是达到档案资源共享的最佳方式，企业文书网络化涉及了网络分类和网络隔离以及检索等多项功能。

2 实施文书档案信息化管理的优势

2.1 电子文件可以被有效的保存

在保存档案期间，经常因为受到各项因素的影响，使纸质档案的纤维素受到不良的影响，而纤维素的作用极高，其和纸质档案耐久性有着密切的联系，自从形成了电子档案以后，以上问题得到了有效的解决。伴随着科学技术的创新和改进，可以借助电子类型的设备获取想要的文件，以U盘和光盘为主要的媒介，利用媒介读取信息时非常便利的，便于携带，受损概率小，这些优势均延长了电子文件的储存时间。

2.2 可以共享文档信息

以往传统的文书档案管理系统有着文件查询不方便、传输效率较低以及无法实现文件共享等特征，基于该项特征的影响，使得信息存在着诸多的闲置现象，从一定程度上加剧了资金输出和资源消耗。而应用信息化管理方式以后可以扭转该项局面，管理人员结合档案的内部和外部特征实施综合性管理。伴随着计算机技术的不断发展，档案信息化管理工作逐渐达到了档案和介体相互分离的目的，同时还可以实现其他信息平台的全面联系。因为信息化管理本身不会受到时空约束的影响，还可以掌握各环节的信息，所以有利于快速共享文档信息。

2.3 可以确保文件传递的安全性

因为以往传统类型的文件信息大部分属于纸质类型，因此在管理期间，普遍存在着文件丢失或者是受损现象，而且以往是以邮递的方式为主，该项方式经常受到空间因素的约束，邮递期间面临的问题较多，无法确保文档的安全性。而信息化技术和互联网技术的应用确保了上述各项问题得到了很好的解决。对于文书档案信息化管理现状的分析和探究

其一，因为受到地域和空间等方面的约束，使得传统档案管理翻阅起来有着诸多的不方便，所需时间较长，特别是对于文书类型的档案来讲，使用频率非常高，翻阅人员诸多，长时间下来的话，将会产生一系列的矛盾和文件损耗，完全影响了档案管理时效性的体现。实施档案信息化建设的实质性目的是提升档案管理效率和水平。其中，档案信息化建设是指将信息化技术应用于档案管理环节中，构建最佳的网络环境，引进合理的档案管理方式，从而实现档案信息化服务目标。在当代社会发展期间，信息已演变成了社會和经济中的重要资源，信息化属于应用较为普遍的一种方式，而从文书档案管理信息化实际情况来看，程度较低，信息化管理起步技较晚一些，目前正处于半手工管理现象，要想查询所需的档案，还需要进入档案管理部门查询，时效性缺失，不利于提高档案利用效率，这就导致档案资料内包含的各项资源无法被合理挖掘和应用，文书档案创新工作也难以满足基本要求。

其二，文书档案管理理念较为滞后，在文书档案管理工作期间，主要是遵循重藏轻用的思维理念，大多数档案管理人员忽略了档案自身的价值体现，导致信息受阻。比如查询起来消耗的时间比较长，登记流程复杂等。

4 基于大数据背景下文书档案管理及信息化应用分析

4.1 提升文书档案挖掘利用率，增强文书档案服务的针对性

从功能方面进行分析，大数据的效果是分析和整合数据，当没有做好分析工作、仅仅是实施前期统计和检索工作的话，是难以将数据价值全面体现出来的，文书档案中的数字化成本也无法在管理环节中清楚的呈现。基于此，当管理文书档案期间，需要将挖掘数据放在第一位，当成一项核心的内容，引进合理的数据挖掘技术，全面整合各项资料，探索数据价值所在，整合和分析数据，了解到数据中包含的各项知识点和数据信息之间的联系性，防止发生信息孤岛问题，高效率的传播各项信息，促使文书档案利用水平得到更好的提高。通过挖掘信息，从中提取用户所需的信息，判断用户基本需求，结合实际情况制定出完善的服务方案，将服务的个性化和定制化凸显出来。

4.2 摒弃传统的档案管理理念，树立新型信息化管理意识

在新时代发展背景下，各种新型理念和技术随之出现，文书档案管理也必须顺应时代发展要求，摒弃传统的档案管理理念，为新型档案信息化建设工作开展提供一定的依据。只有创新和优化管理人员思想理念的话，才可以激发主动性，使其更好的参与到信息化管理环节中。对于文书档案管理部门而言，也应当如此，转变传统理念，正确了解到信息化在文书档案管理中的实际作用，将观念转变和优化当成一项契机，在单位内树立良好的形象。除此之外，管理层也应当合理安排，遵循统筹规划的基本原则，投入相应比例的档案管理信息化建设资金，从物质方面确保档案管理信息化建设工作的正常开展。

4.3 提升管理人员技能和素养

当前阶段，信息化呈现出了快速发展的趋势，基于此，对于文书档案信息化管理来讲，也务必加大重视力度，其中，做好该项工作的关键在于文书档案管理人员。作为该项人员来讲，需要培养自身的专业素养，加深知识掌握，增强信息化操作能力。所以，单位需定期对档案管理人员展开培训工作，促使管理人员朝着良好的方向发展。除此之外，还应当制定健全的奖惩体系，对于工作中表现良好和优秀的员工来讲，给予一定的奖励，这样一来，可以激发全体员工的工作积极性。

5 结语

从以上论述来看，文书档案属于档案管理中一项重要的组成部分，本身主要是将单位整个发展历程详细的记录了下来。在大数据背景下，将信息化技术和档案管理相互结合到一起是一项主要的管理方式，文书档案信息化管理逐渐替换了以往单一的档案管理模式，促使档案管理工作越来越具备安全性，档案资源利用率提升，档案整体价值被全面的发挥了出来。

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