信息公开背景下政府档案管理优化策略分析

刘铁成

摘 要：在社会的日益发展下，档案管理的模式发生了新的转变。有效地展开档案管理，可以对政府活动、工作详情进行实时记录，利于对数据、信息进行整理分析，促進工作顺利实施和管理优化。现如今，人们对档案也有了一定的认识和重视。在信息公开背景下，政府要想有效地推进方案管理，必须正视管理中存在的问题，寻找优化策略予以落实，提高管理质量，实现资源的合理利用。

关键词：信息公开;政府档案管理;问题与策略

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-3866（2020）23-0-02

档案作为一个历史阶段的独有的信息资源，对社会政治、经济的发展具有不容小觑的影响。政府信息公开是衡量一个国家民主化进程的重要标杆。但反观实情，发现档案管理中还存在一些问题，如基础业务较为薄弱、信息实效性不强等，有所影响管理效果。基于此，本文将先行剖析现阶段政府档案管理的问题所在，后结合时代新变化、以及管理经验，探讨信息公开背景下政府档案管理优化策略。

一、现阶段政府档案管理切实存在的问题

（一）档案信息范围辐射面较窄

纵观档案管理实情，存在档案资源利用率低的问题，究其主要原因是涉及的范围太过于局限，对专家、学者、社会公众所提供服务的比例较小，馆藏资源无法满足人们的需求。而且档案资源文件多以纸质文件为主，电子类、多媒体等其他载体形式的档案少之又少，这样情况的存在也造成相关服务的开展存在滞后性，服务手段的可操作性弱，基本处于被动式服务阶段。

（二）档案信息管理缺乏实效性

社会每一个层级对档案的需求程度不同。从需求情况角度分析，社会和群众主要所需的是形成时间在十年以内的档案。而因管理工作具有其繁琐性，政府部门长期以传统的、单一的管理方式开展工作，已不适应现代化社会发展需求，且在管理上还缺乏合理的监督机制，管理条例未落实，质量无法达到预期目标，导致档案管理工作经常处于期限错配的状态，无法及时面向公众公开部分信息和提供所需服务。

（三）分段管理机制制约信息公开

在机关文件向档案馆转移的过程中，由于受管理体制的制约，在这一过程中要经历一个衔接环节。具体指的是：文件先由机关内部业务部门产生，经整理立卷后，递交内部的档案机构归档。在机关内部的档案机构中现存着相当大的一部分最具利用价值的文件档案，且部分方案档案在信息库未记录。机关档案机构因具有文件保管权，所以对档案是否面对公众进行公开具有一定的决定权，制约着政府档案信息公开工作的推进。

二、信息公开背景下政府档案管理优化策略

（一）提高重视程度，加大资金投入

政府是面向群众的服务性机构，每天要接收到相当庞大的信息数据，所以必须要进行档案的管理。档案管理工作的有效推进离不开人力、物力等方面给予支持，而且在今天信息日益庞杂的环境下，政府档案管理工作必须依靠先进化设备快速展开，有益于其朝向更好的方向发展建设。而因前期投入不足，馆内仪器设备不健全，条件不足的限制令电子档案的工作无法顺利开展，整个档案管理效果欠佳。基于此，政府单位应召集相关人员开会讨论，为档案管理信息化建设立专项资金，以用来购买存放档案所需物资，以及电子化设备等。同时，政府单位要加强与社会上公司间的合作，寻找专业的技术人才和资源，以促进政府档案管理工作可顺利推进。

（二）开展员工培训，提高业务水平

要想高效地展开档案管理工作，作为档案管理人员应先建立起信息化的管理意识，熟悉办公软件的操作用法。为此，政府单位要为员工创设学习平台，引领档案管理人员的自身综合素质。培训工作可从以下几个层面开展：一是面向新晋员工要做好入职培训，使员工尽快熟悉政府部门的具体职务，且要设置考核，待考核合格方可正式上岗。二是可邀请业内专家前来部门定期开展讲座和培训，强化员工的信息技能，使档案管理人员通过学习和实践练习可以掌握技能，提升自身的业务水平能力。三是在抓好技能培训的同时，也不可忽略理论方面的培训，以引领档案管理人员提高思想政治觉悟，具备服务的意识，能够树立正确的心态，坚守岗位，更好地为档案事业奉献自己的力量。

（三）立足实际情况，构建长效机制

在以往，政府部门人员与群众都普遍习惯使用纸质档案、摘抄信息，这种情况的存在造成部分信息未能及时上传到网络平台上，一些外来人员无法通过访问网络信息端口获得信息。而且，档案管理工作的过程中需要关注到存储载体的安全性，这就要求利用专门的技术进行检查和加密，以此保证重要文件的安全性。基于此，为保障管理的效率和质量，应对纸质、电子两类文件，实施双轨制的管理方法，具体是指将两者编成一致的档案卷号与著录信息，以此完善数据库，方便使用者按筛选条件查阅档案。若在经济条件允许下，政府部门还可联合外部信息技术开发公司，一起携手搭建数字档案室，将分散在不同地理位置和载体中的档案信息集于一起，利用数字化方式进行存储，综合信息资源为档案管理核心，以协调统一的方式开展管理，不仅可增强辐射范围，还可推动档案资源共享。

（四）搭建管理系统，公开部分信息

政府作为社会的服务性机构，为更好地在新的社会形势下推进档案管理服务，可以从以下两方面入手进行改革。

一方面，政府部门首先要着力打造文档一体化管理系统。实施政府信息公开明确要求政府部门要及时主动向档案机构提供可对外公开的信息，这是必须遵循的义务。而档案机构在平日里需要整理、归档并保存这些重要的文件信息，对此需要建成文档一体化管理系统，并与政府电子政务系统、档案信息化管理系统等服务平相链接，使其辐射范围广。其次，政府还应该从人性化的角度考虑，设计电子文件的归档、管理等功能，以便公众可以轻松、准确操作，快速查询到所需文件。例如，可搭建微信公众平台，增加网络窗口覆盖率，简易访问流程，便于公众利用手机上网，触控操作就可查阅，这样整体系统的价值得以展现，能够满足公众对政府档案信息的查询与利用需求。

另一方面，在信息化的背景下，政府部门要将目光放长远，投入技术努力促进档案网站建设。近两年來，面向公众开放的档案网站越来越多，但大多网站平台上内容和功能单一，且更新速度缓慢，给公众的使用带来了不便。因此，政府部门要注意细分每一个网站切片的内容，完善其服务功能。不仅要涉及档案类要点新闻的宣传，还要结合政府部门的信息公开工作，专门开设公开栏目窗口，公众可检索和查阅，并同时能够享受到查询和下载的服务。除此之外，档案管理人员要负责任，及时更新档案网站上的页面信息，提高信息的实效性。考虑到网站建设，既要平台简约美观，又要内容详尽，为此最好聘请专业人士协助设计档案网站，促使通过研讨、方案制定、设计定版、试运行，最终使档案网站发挥应有价值，政府档案信息利用率也在逐步提升。

（五）精细进行管理，提高服务质量

为使各项服务能真正落到实处，档案管理人员应有责任感，以严谨认真的态度去面对工作，时刻关注档案管理信息化建设的状况，便于直观地发现其中所隐藏的问题，召集相关负责人员商讨有效的解决措施，予以改善档案管理的措施、方案，使其管理效能可持续地发挥，提高政府档案服务的质量与水平。而且要始终要将档案信息化建设的安全保密工作放在重要位置，在这一方面所涉及的技术包涵信息加密技术、数字证书、网络防火墙技术等，档案馆具体在实施的过程之中可以联合技术人员集各项技术的优势特点，对文件进行加密防护，为其建立一道严密的防护网，以此避免档案信息丢失。通过完善的系统平台和管理机制，进而为公众提供更便捷、更安全的档案服务。考虑到公众的所处职业领域不同，需要阅读的档案文件也不同，所以档案管理人员要对文件进行细致分类，区分出不同的档案信息化操作群体，在这里也要注意安全性，要严格遵循最小权限原则，对访问进行控制，最好细化到每一个用户、每一项任务、每一份档案，对所有档案资源做到精细化管理。虽说将信息技术应用于政府档案管理当中是一项长期的、系统性的工程，并不是一朝一夕就能够完成的，但我们要坚信通过政府部门人员的配合和努力，以及信息化技术的更新发展，档案信息管理效能可日益变得完善，面向工作所提供的服务也越趋朝向优质化的方向发展。

三、结语

总而言之，新时期政府部门必须充分认识到档案管理信息化建设的重要性，将发展的目光放长远，在日常管理中与时俱进，并从人性化角度考虑进行改革，利用信息技术完善平台建设，拓展档案信息服务领域，且可在网络窗口上增加投诉意见窗口，面向公众收集可行的建议，以便后期有针对性地进行优化调整，使整个服务系统更好地适应社会发展需求。

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