浅议如何改进企业档案统计工作

?朱烨

摘 要：本文针对现有国家统计年报中的统计项对于企业档案工作中存在一定的局限，基于科研档案的特点，研究分析了如何对统计指标进行相应改进，以期更好地指导企业档案工作的提升。

关键词：档案;统计

1 企业档案统计工作概述

档案统计是档案事业建设的一项重要基础工作，在档案管理的基本理论中，无论是“六环节”说，还是“八环节”说，统计都是档案工作的重要一环。所谓档案统计，其根本任务就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。档案统计结果不仅是反映档案馆（室）建设成果的一个指标，更是制定有关档案工作的方针、政策和计划的重要依据。

正因为档案统计工作如此重要，因此国家档案局自20世纪80年代起，就建立了全国统一的档案统计工作制度。1984年国家档案局组织召开了全国第一次档案统计工作会议，档案统计工作被纳入政府统计序列，在全国范围内《档案工作基本情况统计年报》开始运行。现行的《全国档案事业统计年报制度》（以下简称统计年报）正是在此基础上于1999年修订形成的，期间在总结了多年档案统计工作的基础上，于2006年、2012年修订实行了新的《全国档案事业统计年报制度》，并一直沿用至今。该制度为掌握和分析全国档案事业发展状况，制定档案事业发展规划和方针政策提供了重要依据，为科学管理档案工作和档案事业的发展都做出了重要贡献。

2 现有国家档案统计年报制度的局限

但由于档案类型的复杂多样性，在统计指标的设置上，统计年报更多需要考虑指标的通用性，而科研档案具有较为明显的专业性、科学性及其形成的阶段性和成套性等特点，因此现有的全国档案统计年报的数据对于科研单位的档案统计工作尚显不足，还不能全面地反映科研档案及其工作的实际情况，具体表现在以下方面：第一，档案数量统计不能真实反映科研单位文件材料归档情况。文件材料归档的齐全性、完整性和系统性是衡量一个单位档案工作的重要指标。但科研文件材料的归档情况，并非简单地用归档的案卷数量、文件数量或者其他档案载体数量就可以衡量。每一个单位承担的科研任务不一样，产生的档案数量自然存在区别，其核心问题是该单位应归档多少个科研项目档案，而实际归档了多少个，每一个科研项目应归档多少份文件材料，而实际归檔了多少，其中要着重考虑重要或重大科研项目档案的归档情况。也就是说，科研档案工作的质量应从科研文件材料归档情况来体现，具体地说，是一个相对值或比率。第二，档案利用人次和调阅档案数量是科研档案利用效果统计的一个表面现象。科研档案利用情况是反映科研档案工作的另一个重要因素，科研档案利用应从科研成果的应用效果以及科研档案为科研工作服务效果进行统计。也就是说，评估科研档案利用效果，应建立在科研档案直接或间接产生的经济效益、社会效益基础上。举一个简单的例子，科技档案的技术指标也许会影响一个项目上百万的投入，但在档案利用时调阅的可能只是几个案卷，利用人次也可能只是几个人次。同时，要了解和掌握科研档案的利用情况，笔者认为还必须掌握科研档案应用体领域以及各全宗档案的应用情况：如哪些科研档案利用率高、产生的效益大，应用在哪些领域。科研档案工作者只有掌握这些信息，才能开展科研档案的主动服务和跟踪服务，同时为档案鉴定提供依据。第三，科研工作信息化快速发展使科研档案统计工作面临对信息化需求的挑战。随着科研工作信息化程度的深入，科研工作成果载体也为电子文件，如开发的应用软件、生产的电子图集、建成的标准数据集和数据库等。从现有国家档案统计年报中可以看到，电子档案统计是对载体数量的统计。事实上，载体数量不能完全反映科研档案数量的实质，它与传统纸质档案案卷一样，实际有效数据是一个载体（案卷）存放了多少数据（文件）。因此，电子数据实际存储大小、电子文件的个数、软件个数、数据库实体个数、数据库记录数等应纳入电子档案统计的基本内容。

3 企业档案统计工作改进建议

正因为现有国家统计年报中的统计项对于企业档案工作中有一定的局限，因此有必要根据科研档案的特点，对统计指标乃至统计工作加以改进，具体如下：

1）档案统计指标体系应与档案门类、分类以及管理规则相适应。馆藏的全部档案类型都应纳入统计范围中，一方面能够更真实地体现馆藏的实际情况，另一方面也能适应不同途径的统计口径需求。

2）根据科研档案的专业性，设置针对项目归档齐套率的统计，即实际归档文件材料的数量与应归档文件材料数据的比较。既要考察具体每个项目的文件齐套率（参见图1），也要统计单位整体科研项目的归档齐套率（参见图2）。

3）档案统计项目应广度和深度并重。在设计档案统计指标项目时，应注重多样性，既能反映档案基础工作的实际情况，又能反映整个单位档案事业的发展情况。在广度上可以设置档案管理网络、基础设施、人才队伍、档案利用等统计项目;深度上可设置档案门类、保管期限、归档年度等统计项目。

4）建立档案统计质量控制体系。档案统计工作涉及范围广，统计时常常需要档案部门、信息化部门、办公室、资产管理部门等多部门之间的协同合作。为确保统计数据的准确，质量控制手段必不可少。管理层面可加强对统计数据的审核，因为档案统计是项连续性的工作，因此不可避免地在年表内、跨年报表之间有承接、汇总、总分等关系。如特殊载体总量在库藏总账中会体现，永久档案藏量在各分类账中会分散体现且表现出总值相等的数量平衡关系，增量的归档表与总表、分户、分类表之间会有加减平衡关系等。这种动态对应关系不是简单的加减，而是建立在强烈的逻辑基础之上。审核人员可根据这些报表间的联系对统计数据的准确性进行把关。技术层面上可对一些统计项的取值范围进行一些有效性设置。

5）加强对统计数据的分析。档案统计既要立足当下，做到对档案“家底”心中有数;更要面向未来，通过对统计数据的分析明确后续工作的改进方向。如对档案利用数据进行深入分析，可以清楚了解哪些门类的档案是单位内部用户的利用重点，在后续档案部门进行馆藏档案数字化工作进，可优先对利用频次较高的档案进行数字化，从而更好地满足内部用户的需求。

6）加强科研档案统计工作信息化建设。加强科研档案统计工作不仅要求档案人员掌握归档的每一份文件材料情况，对此进行量化描述，还需要能灵活运行历次统计结果，采取一定的统计方法，进行再统计和分析，提炼出具有决策作用的相关信息。随着统计数据的逐年增加，统计分析内容和方法也随之丰富，科研档案统计工作就不再是简单的年度变化统计，而应该开展深层次的数据挖掘，查找工作中趋势性、确定性、规律性的情况和问题，从而为科研档案工作和科研工作规划提供有效的依据。

参考文献

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