对完善公证书补正程序的几点思考

姜 杨

黑龙江省大庆市高新公证处，黑龙江 大庆 163311

公证书是公证处制作并发给当事人使用的法律文书。公证机构应当按照司法部规定或批准的格式制作公证书。在工作实践中常因各种原因导致公证书发生错误，有的是打印错误，有的是内容错误，有的是公证书认定的事实有错误，《公证法》第三十九条、《公证程序规则》第六十三条对于公证书不同错误的修改原则作出规定，实践中，各公证处对于作出维持公证书和撤销公证书的复查决定把握的尺度和原则比较一致，而对于适用更正、补正、收回重新出具公证书的情形缺乏统一的认识和规范，给各公证处处理复查案件增加了难度，由此也引发了上访和投诉。

我们先看一个案例，当事人刘某与丈夫曾于三年前在某公证处办理了购买房产的委托书公证，购买了位于D市A区的房产，二个月后刘某再次来到该公证处，办理出售房产的委托书公证，出售位于D市B区的房产，由于公证处对于刘某的第一份委托书有存档，直接在此基础上草拟了出售房产的委托书文书，并按程序出具了公证书。不久后，受托人在拿着售房的委托书办理过户时发现，委托书文本中刘某所售房产的地址与房产证不一致，于是受托人到公证处申请修改公证书，公证处依据卷宗材料将售房委托书中的房屋位置从D市A区变更成D市B区，并在修改处加盖了公证机构的印章。刘某在得知此事后，到公证处公证机构申请复查，认为公证处修改委托书公证书是错误的，刘某否认自己有过出售D市B区房产的意思表示，要求撤销该售房委托书公证书，并索要巨额赔偿，最终引发了上访投诉。这件复查案例的发生，反映出我们公证机构对于公证书修改程序的认识存在偏差，操作流程不规范，处理方式欠妥当。现笔者想就适用补正公证书修改的情形谈几点看法。

一、启动补正程序的主体要适格

《公证法》第三十九条规定：“当事人、公证事项的利害关系人认为公证书有错误的，可以向出具该公证书的公证机构提出复查”，由此可见申请复查程序启动的主体包括：当事人、利害关系人和公证机构本身。就上述案例而言，申请复查应由受托人联系委托人本人，由委托人本人申请复查，而非受托人直接向公证机构提出复查申请。即便受托人向公证处提出复查申请后，公证机构也需核实委托人，了解该复查申请是否为委托人的意思表示，复查申请的内容是否与委托人的意思表示一致等，而不能仅凭受托人的意思表示就作出修改决定。若以受托人系本公证案件的利害关系人的角度进行分析，利害关系人具有启动复查程序的主体资格，受托人可以就单纯的打印错误申请更正[1]，如当事人的姓名、性别等与所提供的身份证明材料不一致，影响了受托人使用该公证书，这种情况下，受托人可以申请修改，而对于委托人所出售房产的具体楼号等重要信息和对委托书内容进行实质性变更，则需要取得其本人的同意和认可。

二、申请补正公证书的程序要合法

（一）时间要求：当事人认为公证书有错误的，需要在一年内向出具该公证书的公证机构提出复查申请，公证事项的利害关系人认为公证书有错的，可以自知道或应当知道该项公证之日起一年内向出具该公证书的公证机关提出复查，但能证明自己不知道的除外。提出复查的期限自公证书出具之日起最长不得超过二十年。

（二）形式要求：应当以书面形式提出。复查申请应载明申请人认为公证书存在的错误具体情况及申请修改的理由，提出撤销或更正公证书的具体要求，并提供相关证明材料予以佐证。就以上述案例来说，当事人申请修改所出售房产的坐落位置应提供拟出售房产的权属证明，以便与公证处留存的档案进行比对。

三、补正公证书的适用条件

（一）公证书的证词表述或格式不当。比如常见的公证证词中当事人的姓名、性别、地址等打印错误，公证书使用的格式不对，如将定式公证书的三十三式和三十五式混用等。

（二）公证书的部分内容违法或者与事实不符的，可以出具补正公证书，撤销对违法或者与事实不符部分的证明内容。比如继承权公证书中对于属于夫妻共有财产的审查出现错误或者遗产的表述不准确等情况都可以通过补正公证书加以修改。

（三）无法收回公证书进行修改的情况。补正公证书不受是否能够收回全部公证书的限制，这点来说非常便利。有些公证书在发现有瑕疵和错误的时候已经使用了，其他使用部门发现错误的时候已经无法全部收回公证书了，这种情况下用补正公证书对公证书的错误加以修改是再合适不过了。

四、对于出具补正公证书的规范性建议

（一）建立内部流转单。当事人向公证处提出书面的补正公证书的申请后，由原承办公证员进行调查核实，确认当事人的申请是否符合修改的规定，签署具体意见交公证处主任审批后，交由具体人员出具补正公证书。

（二）单独编制补正公证书编号。对于补正公证书应按年份独立编号，以便使用单位和相关部门核实真伪。

（三）取消校对章，一律使用补正公证书修改文字打印错误。一般情况下，发现文字打印错误，应由当事人在修改之处签名或捺指印，对于当事人已经离开无法签名确认的也建议采用补正在取得当事人的修改意见后以补正公证书的形式加以修改，因为补正公证书可将修改的原因，错误的内容以更为详尽的内容进行表述，方便公证处防范可能发生的投诉和纠纷，也便于相关部门使用。

（四）规范补正公证书的格式。补正公证书由于是公证机构在复查决定书之外另行出具的一份法律文书，它的优点除了体现内容的具体详实之外，还集中体现在对问题的辩证的处理结果上[2]。目前公证行业没有统一的补正公证书的格式，都是各公证机构根据实际需要进行草拟。笔者认为补正公证书也应采用要素式公证书的形式，除复查申请人的基本情况、公证书的编号、修改的具体位置、公证书修改的原因、修改后的结果等必备要素叙述出来以外，对于因“公证书的部分内容违法或者与事实不符的”这类原因需要修改的，还可以加入申请出具补正公证书的当事人陈述、调查核实过程、法律适用等内容，让补正公证书的内容完整、形式规范。比如笔者之前出具过的一份继承权公证书，申请人提供的证明材料显示申请继承的房产遗产为被继承人生前与前妻婚姻关系存续期间购买的房改房，登记在被继承人名下，离婚时对上述房产并未进行分割，房改房的产权结算单也折算了前妻的工龄，我们认定该一半房产是遗产为当事人出具了公证书。申请人在办理继承过户过程中房产部门提出异议，申请人向我处提出复查申请，要求更改公证书认定的事实。后几经辗转，我们查找到被继承人补交折算工龄优惠款项的票据，并经与房产部门和被继承人的前妻核实，确认了该房产为被继承人一人单独所有的事实，我们用补正公证书的形式为当事人更改了公证书，在补正公证书中将原认定的事实及后来更改的理由和依据加以阐述，并且还加入了房产部门和利害关系人（被继承人的前妻）的意见，使得补正公证书的内容更充实，结果更合理。

（五）完善补正公证书档案。补正公证书作为与原公证书同等效力的法律文书，也应立卷归档。鉴于补正公证书不以收回原公证书为必要条件，就更要求公证机构对于补正结果与原公证书一起存档保存，将当事人申请、公证员意见及主任签批单、当事人提供的证明材料、补正公证书等与原公证档案一起归档备查，并在全卷宗登记表中予以说明。

补正公证书的应用，对处理部分内容错误、格式错误的修改发挥着积极的作用，期待补正公证书的效力能得更多使用部门的认可，也期待行业协会制定补正公证书使用指南，从补正公证书的格式到立卷归档以及补正公证书的效力等方面进行规范，使补正公证书发挥更积极的作用。