档案保管利用中的保密问题探讨

王志英

莆田市城市基本建设档案馆，福建 莆田 351100

档案是在社会的发展中直接形成的原始记录，它在继承了文化的原始性的同时，也继承了文件的记录性。它对于社会主义现代化的建设起到了关键性的作用。人们可以通过档案来了解历史，分析问题，进而进行思考探究，寻求更好的方法途径，来建设中国。这就要求档案管理人员提高自身的专业化程度，适应时代的需要，做到既能便捷高效地为社会提供利用服务，又能确保档案不失密、泄密。

一、档案保管利用中的保密问题的必要性

（一）构建国家安全体系

国家安全体系是一个庞大的整体，档案虽然是其中的一个分支，但是它对于整体的发展，存在形式是不容小觑的。对于档案的保管问题，从中央到地方各级政府都高度重视，为确保档案得到妥善保管，档案工作得到进一步加强，中央颁布了《中华人民共和国档案法》，《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关档案工作条例》等法律、法规、规范，要求各档案部门、各级行政机关、企事业等单位提高档案意识，制定和完善档案保管保密制度，做到不泄漏国家的机密，不违反法律法规，从而构建国家的安全体系。

（二）保障国家的利益和公民的合法权益不受侵害

做好档案的保密工作，是中华人民共和国的每一位公民应尽的责任和义务，各级档案主管部门应通过加强宣传，不断增强全社会对档案保密工作的责任感和使命感，维护国家的权益不受到侵害，在使用的过程中严格做好防护措施，对于纸质版的档案，应保持档案的原始性，严禁随意篡改，严格按照档案利用权限和程序提供服务，杜绝徇私舞弊，不将重要的机密泄露给不利的人，特别是可能造成重大威胁的人。对于电子档案，在使用前，明确电子档案的使用须知，并且严格遵守，对于绝密的档案，更要加强档案保密的等级，不随便借阅，若需要使用，应该与相关部门进行核实，登记，办理相关的手续，才可以借阅。

二、档案保管利用中保密工作所存在的问题

（一）档案保管制度不健全

在现如今，人们渐渐意识到档案的重要性，但是实际上对于档案的保管依然存在着漏洞。一些基础条件比较薄弱的单位、企业，不能较好地落实档案库房的“十防”管理工作。由于纸质版档案的特殊性，保管就需要特别注意。如果纸质版档案在潮湿的地方储存会造成发霉、文字模糊现象，会影响档案的使用；如果不能将档案分门别类的存放，可能导致档案保管不完善。在提供利用的时候，不能及时找到，会浪费大量地时间和精力，影响工作效率。除此以外，档案保管要注意保密性，做好保密措施，库房管理人员应当加强监管措施，可以通过监控设备，人员的监督，定期查看等一些措施，来降低风险，健全档案的库房管理制度。

（二）网络的安全性存在问题

网络的问世，改变了人类生活。人们可以进行网上学习，工作，交往，购物等等活动。网络在为人们的生活、工作提供便利的同时，也潜藏着巨大的安全隐患。一些不法分子通过网络收集人们的个人信息，进行倒买倒卖个人信息的非法交易，以此来获取暴利。还有一些黑客可能会利用网络来偷盗重要的信息。随着大数据时代的到来，网络安全问题越发的严峻，大数据就是通过信息软件，来对个人进行分析，就拿淘宝来说，在你浏览这个东西的时候，后台就已经可以分析出你的喜好，大致可以接受的价格范围，买这件商品的可能性，淘宝就会推荐诸如此类的商品，来供你挑选，目的就是扩大消费，其实，这间接性的在读取个人的隐私。所以，对于电子档案的使用，存在着很大的风险隐患。

三、档案保管利用中保密问题的解决措施

（一）落实高校相关档案专业的建立

国家建立高校，就是能源源不断的向社会输入优秀人才，国家的领导人在二十世纪七十年代就率先认识到，国家的发展离不开人才，人才就像是肥料，中国的发展就像是大树，肥料越优质，大树才能茁长成长。才能枝繁叶茂，顶天立地。只有重新拾起高考制度，中国才有新的希望。在社会发展的今天，高校与社会紧密的联系，通过了解社会，国家的需要，高校能建立相关的专业，从而培养相关的人才，为社会主义建设做贡献。在得知社会需要档案人才各大高校开设了相关的档案管理专业，主要学习研究档案文献资料的收集、保管以及方法。它要求学生能够培养记录、逻辑分析能力，随着社会现代化的发展，网络的进步，档案在向着电子化、自动化方向发展。随之就需要高校师生转变传统的思维方式，以数字管理方式为主，相对应提高软件的编程能力，为适应社会的需要。

（二）创新档案保管方式，实现精准管理

档案管理对于党政机关、事业单位、大中小型企业以及上百所科研机构来说，都是重要的。但是，不是所有的企业，单位都实行统一化管理模式，可以根据企业，单位实际情况，来创新档案保管方法，从而更好的实现保密效果。就精准管理而言，可以借鉴镇海市首创的”啄木鸟”三色码系统，就是根据三种不同的颜色，来区别每一位居民的健康档案，开启健康档案信息化质量内控时代，这种方法改变了原有人工抽样检查健康档案信息登记，弥补了原有方式存在的漏洞，这样方法节约了时间，简化了不必要的麻烦，企业，单位可以根据具体的档案管理中存在的问题，改进传统的方式，单一的软件控制系统，实现档案质量管理内控精准化管理全覆盖。

（三）权衡好档案利用与保密之间的关系

在传统观念的影响下，大部分人存在着这样的观念，档案的保密比档案利用更加重要。其实不然，若是因为档案很重要，不允许人使用，那么档案的存在就没有必要了，不能发挥其自身的价值，对于人们来说，就是废纸。档案保管利用过程中，一方面保管人员的监察要到位，另一方面就要求使用者在使用的过程中遵守规章制度，不将档案中涉及到的秘密随意的传播，不做违反法律法规的事情。在使用完后，使用者应该如实的反映档案现存的情况，并且应该作出相应的保证，不将档案的内容告知给他人，保守秘密。

（四）加强网络监督管理措施

对于档案保管利用中保密问题的研究，可以通过加强软件的安全等级，可以请相关专业的人才利用水印功能等功能，对档案加密，除此之外，档案的保管人员，为了不让档案落入非法人的手中，在人们使用之前，就要登记个人的信息，例如，身份证号，因为在对于每个人来说，身份证是一个人所存在的代表，是独一无二，无法代替的。这样人们在网络世界里可以合法使用，既切实保障了档案的安全。也减少网络带来的隐患。加强网络监管，还应该建立健全相关的法律制度，来规范人们的行为。这样即使出现了相关的问题，也有法可依。

四、结语

档案保管利用中保密问题是事关重大的，关乎整个社会的发展，对于档案的保管人来说，要时时谨记职业准则，提高自身素质，做到合理合法监督，不从中谋取私利。对于使用者来说，要规范自己的行为，提高认知能力，不做违反法律的事情，尽最大的努力，为社会奉献出自己的一份力。只有双方共同协商，共同努力，才能将档案发挥出最大的效用，为人类更好的谋福利。