谈企业应收账款全过程管理——以T公司为例

矫文侠

（烟台杰瑞石油服务集团股份有限公司，山东 烟台 264003）

应收账款是企业的一项重要流动资产，也是一项风险较大的资产。完善企业应收账款管理机制，对加快货款回收、防范财务风险、提高经营效益具有重要意义。如果企业的应收账款管理不到位的话将会给企业带来致命的危机，造成债务纠纷的产生，同时增加企业的讨债成本和管理成本。本文以T公司为例阐述如何完善应收账款全过程管理以防范风险。

一、T公司背景介绍

T公司是一家境内中小型民营制造企业，目前正处于业务规模的扩张期。公司流动资产占总资产的70%以上，其中应收账款在流动资产中占比最大，每年应收账款坏账准备占营业收入5%左右。T公司产品多为定制化小批量产品，客户多数为国企、境内民营企业，赊销比例较大。对T公司来讲，获得低融资利率的渠道狭窄，完善应收账款全过程的管理机制，对加快货款回收、防范财务风险、提高经营效益具有极为重要的意义。

二、T公司应收账款管理存在的问题与挑战

（一）应收账款管理的内部责任划分不清

T公司在销售管理上重视合同的签署、收入的确认，造成销售单位将工作重点放在寻求商机、合同谈判与签订、跟催发货环节等扩大销售规模的工作上，忽视收款工作，甚至销售部门认为应收管理与销售业务处于矛盾关系，业务要求出货，应收控制发货。公司缺乏制度依据，造成销售、财务部门职责不清、分工不明，如何协调并准确划分业务与财务的职能成为管理难题，也造成销售链条中最重要的信用风险出现控制缺失。

（二）缺乏风险意识，忽视对客户的资信调查

目前我国的社会诚信体系在日趋完善，但某些领域仍存在较为严重的信用缺失情况。T公司为了开拓新产品市场，急于进行新产品的推广，扩大市场份额，对应收风险管理没有正确的认知和足够的重视，没有对客户的资信进行详细调查，为迎合客户采用宽松的信用政策，缺乏对赊销项目必要的评估和约束，造成多个项目出现应收账款风险，甚至出现遭受欺诈的现象。

（三）应收账款逾期后对催款过程没有管理

应收账款出现逾期，表示收款风险升级，逾期时间越长，不能全额收款的风险越高。T公司因为销售人员离职等原因，出现了逾期账款没有人了解情况，新接手的销售人员因为收款难度大不愿意主动追索逾期账款的情况。销售单位催款过程没有管控，使逾期回款乏力又无法找到原因。

（四）应收账款的绩效考核机制不健全

T公司在制定发展规划、战略目标时，偏重于营业收入、利润等成长能力指标，为了更好地完成这个目标，公司把目标分阶段分解到销售部门，落实到每一位销售人员身上，也就是说每个人都有任务，而任务的达成与年度奖金发放紧密相关。由于对销售部门在应收账款管理中的定位偏差，制定的绩效指标当中，缺乏对销售人员应收账款维度的考核内容，形成了合同额、收入额增加，应收账款也随之增加的虚假业绩。

三、T公司应收账款管理问题的应对措施

（一）制度与组织建设

T公司财务部积极争取公司管理层的支持，制定出台了《应收账款管理制度》。在该制度中明确了各单位及人员职责：

1．销售部门职责

（1）负责市场经营风险及赊销风险的控制管理，明确应收账款管理负责人，与财务部应收账款会计进行业务接口管理。

（2）负责应收账款的回款，按月提报收款计划，对收款执行情况做出原因说明分析并制定收款策略。

（3）负责建立应收账款管理台账，编制《应收账款账龄明细表》。

（4）负责异常及风险账款的提报、转化及清收。

（5）配合财务部开展与客户的对账工作，建立客户信用档案。

（6）经审批授权签订合同或协议，保证合同或协议签订的及时性、完整性和合法性。

销售人员是应收账款的第一责任，承担销售回款的主要责任。

2．财务部门职责

（1）负责建立管理客户信用档案，负责制定事业部（公司）信用政策，确定客户等级，制定不同等级客户的信用限额标准，监控信用额度的执行。

（2）负责应收账款的账务核算，出具月度《应收账款统计表》。

（3）负责组织应收账款对账工作，保证与客户的账务清楚。

（4）负责编制应收账款月度分析报告。

（5）负责应收账款的催收跟踪、落实月度回款计划执行差异的原因。

（6）负责异常及风险账款的监督和跟踪管理工作，以及坏账损失的核销工作。

（7）负责对应收账款可能发生的坏账损失计提坏账准备金。

财务部为了切实做好应收账款的管理工作，设置应收账款管理岗位，为每一个销售部门配备了专门的应收账款会计，协助销售人员进行一系列的应收管理工作。

通过该制度，明确组织内部各环节的责任与义务，在销售与收款业务活动中，坚持体现了不相容职务分离，又体现出加强相互协作，保障应收账款风险可控，是做好应收账款管理工作最为基础的一项举措。

（二）建立并逐渐完善应收账款全过程管理

1．事前控制

事前控制的重点在于在形成销售行为前，对客户进行风险识别评估，主要包括以下工作：

首先，建立客户信用档案。销售人员负责收集真实准确的客户资料，反馈客户资信调查报告，报告中的内容包括营业执照、财务报表、中标、合同、客户诉讼、失信被执行等信息。在收集客户资料的时候，财务部门会使用风险雷达、企查查等网络查询工具，进行客户信息辅助提供。对于重大的赊销业务，实行财务、法务人员走出去的原则，协助销售部门对客户进行尽职调查，了解客户实际实力。

其次，客户信用额度申请与审批。对于需要赊销的客户，由财务部负责定期核定信用额度，逐级审批后将信用额度植入ERP系统。结合T公司业务特点，整机设备类销售合同的付款条款一件一批，不占用信用额度。

最后，销售合同联签评审。销售合同条款的设置对应收账款管理影响较大，是应收账款风险管控的关键环节。T公司规定在销售合同评审环节，采用销售部门、财务部门、法务部门联合评审的方式，对于需要赊销的客户，要重点确认赊销金额、付款日期、担保问题、所有权转移及未来可能引发争议的相关问题。

2．事中控制

事中控制的重点在于在销售业务过程中，对应收账款风险的监控以控制，主要工作有：

首先，销售人员定期走访赊销客户，了解客户的运营是否出现风险，如果客户出现停工、大规模裁员等现象，能够更早地发现应收险兆，启动应对预案。财务应收账款会计会关注销售订单执行情况，若订单量下降，必须与销售同事了解是否客户经营状况是否出现恶化，实现对赊销客户的过程监控。

其次，财务部实时监控客户信用额度的使用状态，当出现超过信用额度的情况，财务会通知停止发货。每月财务部对应收账款余额接近或超出信用额度的客户进行预警，便于销售人员提前与客户沟通避免出现销售损失。

再次，财务部门积极推行业财融合，每季度组织销售人员、法务人员召开一次应收账款管理会议，互通信息督导销售人员关注应收账款工作。针对大客户，财务应收管理会计也会与销售同事一同拜访客户，进行应收账款实地对账。

最后，将应收账款周转天数、应收账款回款率作为销售部门的年度考核指标，与奖金挂钩，以绩效为导向进行应收账款回款的管理。以此为基础，应收账款管理会计每月督导销售部门制定月度收款计划，推动销售部门随时关注发票挂账及客户付款情况。定期在公司管理层通报销售人员应收账款收款进度，一方面让管理层及时了解收款情况，另一方面给予销售人员一定的工作压力，促使其重视此项工作。

3．事后控制

事后控制的重点在于应收账款出现逾期时，处理逾期风险。逾期账款回款难度明显高于账期内应收账款，而且时间越久越难回收。T公司之前发生过因为销售人员离职造成逾期账款没有人了解情况，增加了款项追回的难度。基于此T公司财务部制订了《逾期账款催收记录单》，每月报送财务部及单位负责人。针对恶意逾期的客户采取催款四步法：

第一步：销售人员督促客户给出付款计划，并将逾期情况提报总经理及财务部，说明跟踪情况及收款措施。

第二步：财务部介入逾期账款的跟踪，应收管理会计负责编制催款函，与销售人员确认后，以财务部名义发《财务催款函》限期还款，销售部门根据客户逾期款情况，根据客户还款进度情况，确定按10天、半月、一个月的发函频率，但是每月至少发一次。

第三步：如果在限期内仍不能还款，公司总经理根据逾期金额大小及逾期时间，评估风险，客户逾期欠款较小、风险较低的由销售人员直接负责催收，金额较大或逾期时间较长，公司总经理负责协调资源收款，督促客户做出付款计划。财务部以公司的名义发出《公司催款函》，限期还款。

第四步：对于逾期风险账款，经过《业务催款函》《财务催款函》《公司催款函》仍然没有收回的，评估后，经总经理同意，销售人员提报集团法务部，由法务部发出《法务函》。原则上应收账款逾期3个月以上，公司需要发出《法务函》催款。

对于风险较大的应收账款，财务部介入成立催款小组，公司总经理作为组长，财务总监、销售负责人、销售人员、法务部等有关人员作为小组成员。组长负责领导、协调催收工作，调动有关资源，促进账款催收。

四、结束语

销售及收款是公司价值链的核心环节，是公司获得利润和现金流入的重要途径。T公司从刚开始对应收管理的不重视，到逐渐建立完善应收账款全过程管理体系，充分体现了T公司以实现价值创造为导向的管理转变。T公司的案例也充分体现出应收账款管理要与企业的实际相结合，要加强组织内部的有机协调，才能将应收账款风险控制在可承受范围内，进而提升企业的经济效益，实现可持续的发展。