纪齐鲁
(长白山保护开发区医疗保险经办中心,安图 133613)
互联网时代来临,经济迅速发展,信息保密显得愈发关键,群众对档案管理工作质量提出更高的要求。科学技术是社会发展的主要生产力,因此,在进行社会管理、建设和发展时,必须始终将它们与科学技术紧密结合。信息技术是一种先进的应用技术,面对信息时代的大量档案,这种存储及使用趋势正在变得电子化。电子信息技术在档案管理中的应用已成为必然的发展趋势。众所周知,传统档案以纸质版为主,在档案管理过程中难免遭遇自然灾害的侵蚀,进而耗费大量资源加以维护。而依托于互联网技术的电子档案横空出世,显著减轻档案管理难度,并提升管理效率,但同时也产生了传统档案管理以外的新漏洞,因而了解现阶段电子档案管理难点并找寻解决方案具有重要意义。
电子档案与传统档案的呈现形式不同,依托于互联网技术,消除传统纸质版档案存放难度大的问题,并通过网络实时传输及调用,大幅提升管理效率,且电子版档案量级小,少量设备可容纳千万人信息,无需实际空间存放,减轻资源负担。社会快速发展,电子档案存储模式多样化,目前已彻底脱离传统纸质版档案特征,且功能愈发强大,既能满足数据信息资源集成目标,同时有效解决群众问题。
电子档案是一个以数字化技术为基础,通过使用信息技术与网络技术,从而构建起来的信息管理平台,它对档案管理工作有着重要意义。使用电子档案,可以使档案管理工作的效率及质量得到提升,还能促使档案管理工作的综合管理能力的提高。现在电子档案虽然已经得到了普及应用,但是电子档案的保密性不强,这就使档案安全面临一定的风险。
与传统纸质版档案相比,电子档案依托于“增删改查”四大功能,操作简单,不留痕迹。而档案内容并非一成不变,期间各类更新过程不会记录在案,导致内容审核难度增大,甚至于少数心怀不轨的管理人员擅自变更档案信息,从而严重损害群众利益,更抹黑公共机构形象。
由于电子档案存储于计算机,势必存在保密性缺陷。随着计算机技术愈发达,病毒、系统问题均可能导致档案信息泄露,一旦落于不法分子手中,则极大可能损害群众利益。并且档案管理人员可能存在操作失误问题,则进一步增加信息被盗窃的概率,因非实际盗窃手段,网络追查需要耗费更多时间。
档案管理工作不能过于依赖互联网技术,人为操作同样重要,管理部门必须纠正对档案管理工作的错误理解,了解管理人员选拔、晋升制度对档案管理工作的重要意义,根据现有财政状况,适当增大相关经济投入。同时,管理部门应及时对过往管理问题进行复盘,并逐步优化档案管理规章制度,定期邀请同行专家对员工进行培训,培训内容不局限于工作模块,还需针对职业精神进行深刻讲解。拓宽档案管理人员学习掌握更多科学先进的档案管理理念和技巧,确保档案管理工作人员综合能力维持在高水平,并能够针对已发生或者可预见的问题提供切实的解决方案,熟悉功能愈发多样化的档案管理系统,从而为客户提供更好的服务质量。此外,人才选拔应提高门槛,通过综合性考量实现高水平人才利用,以期为档案管理团队注入新鲜血液。
根据调查可知,因档案管理人为因素导致的信息丢失问题频繁发生,虽然通过强化工作能力能够在一定程度上减免发生概率,但是却难以从源头解决问题。为此,管理部门应针对档案信息资源真实性及源数据储存提供解决方式。例如,优化管理系统,每一步操作均可实现还原,且源数据自动备份至其他设备。此外,通过构建档案监督制度,派遣高水平的监督人员进行定期巡视,竭尽全力降低违法乱纪的概率,以提高电子档案管理工作的合法化与规范化。
互联网技术是电子档案管理工作的核心,日常工作对技术的依赖性逐渐增强,因而反向激励互联网技术快速发展,从而为电子档案管理提供更高效、便捷的操作平台,但随之而来的是更高概率的风险。为此,档案管理人员应根据业务差异科学划分档案文件,并备份至不同载体,避免因突发事故而导致信息丢失。同时,加强对工作硬件设备的安全检查,定期检查计算机健康,避免不法分子抓住漏洞偷取信息。管理部门应正视现阶段计算机系统的弊端,正确认识到区分信息的优缺点,提升安全性,增加劳动量,科学整合传统档案管理模式,以及电子档案管理模式的优点。此外,研发部门应更重视安全技术开发,及时更新办公管理系统及技术,实现档案信息数据库存储量的扩大,并预先制定完整且可行的信息安全拯救方案,甚至可针对重要程度较高的文件进行特殊加密处理。
信息时代的到来是当今科技进步和社会发展的必然趋势,如今互联网已经走进各行各业并被广泛使用。对于档案管理者而言,要学会使用计算机对信息技术进行操作,掌握信息处理能力,做好信息的接受、存储、加工、备份、输出;掌握现代通讯能力,远距离的获取和传递信息资源;本地资源编辑能力,将档案的信息根据其要求和使用情况进行分类。只有掌握这些现代化技能,才能为使用者提供更快、更好的档案信息资源。信息时代的核心就是计算机技术的普遍运用,要想在信息时代中提升管理者的工作能力,熟练操作计算机是一项必备技能。信息时代的档案收集、加工、存储和传递都可以经由计算机进行协调管理,不懂计算机的人会成为信息时代的功能性文盲。只有掌握好计算机操作,才可以增加自身工作效率,为使用者提高服务质量。
任何领域的进步都不能局限于某一地域,而且不同地域的互联网技术差异化较大,因而国内人士应针对自身领域存在的问题向其他地域获取经验。电子档案管理部门可联系其他地区负责人,定期派遣人员进行交流,例如,互联网技术问题可询问国外地区同事,高密度、大量级档案处理问题可咨询北上广深地区同事,通过学习以及借鉴他人的工作模式,并结合自身以及当地实际情况,探索出更加恰当的档案管理工作模式。
信息时代下对于档案工作者提出了更高要求,需要工作人员具有良好的视野和开拓进取的精神。开阔的视野是当今文化工作必不可少的要素,拥有这种能力更有利于完成日常工作。只有拥有了开阔的视野和全面的开放思想,才能创造性地工作,并改善自身的宏观管理和总体规划能力。对于档案管理,还需要全新的愿景和想法。档案管理人员应及时了解国内档案管理领域的动态,并能够根据单位档案管理的实际情况,不断创新。
综上所述,传统档案管理模式已难以满足现阶段档案管理需求,而电子档案横空出世,解决传统档案管理模式的部分弊端,但同时衍生出新的难题,本文提议管理部门应优化电子档案管理制度,加强管理团队综合能力,充分发挥电子档案的优势,维持档案管理事业持续发展。面对如今社会的高速发展和科学技术的日益更新,作为档案管理工作人员,需要跟上社会变化,转变自己的思维方式,改观自身对于档案管理操作上的价值观和行为方式,锻炼应变能力以面对瞬息万变的信息时代。提高自己的应变能力、坚持不断地学习、丰富自己的专业知识技能,让自己充满现代思想并掌握现代技术,具备良好的政治素养和科学态度,将以上内容完美融合,做信息时代中有素质、有能力的专项人才。