公司采购业务内部控制优化探讨

周琳

摘 要：采购业务是企业生产经营的重要组成部分，也是企业成本控制的关键环节。本文基于内部控制理论，对HD公司采购业务内部控制的现状以及存在的问题进行探讨。为把握采购业务内部控制的主要关键控制风险点，本文对HD公司采购业务不同环节的内部控制流程提出优化建议，从而帮助企业提高采购业务的运作效率与管理水平。

关键词：内控体系;采购流程;内部控制

建筑公司经营过程中，风险相伴，内部控制有助于帮助企业防范经营风险，推动公司的可持续发展，进而实现公司战略目标。因此，加强和规范公司内部控制，是实现公司利益和提高效率的手段。下面就企业内部控制的采购管理进行分析。

一、HD公司采购业务内部控制现状与问题

1.HD公司背景

HD公司成立于2003年，注册资金500万，开发建设的房地产项目为联排、叠加和高层建筑，自持高档综合类物业，目前以小区、商业体综合开发建设为主，联合上下游企业进行多元化发展的房地产企业。HD公司的采购业务根据项目开发建设阶段所需的各类资源情况开展，为企业实现价值最大化奠定基础。

2.HD公司采购业务内部控制现状分析

（1）资金安排不合理，预算超标。HD公司涉及大量的采购原材料及辅料的业务，采购业务发生频繁，再加上公司内控制度不完善，导致资金使用不合理是采购环节的核心问题。公司组织架构分布不合理以及人员分工不明确，个别采购人员采购时缺乏责任心，不愿意就价格进行商讨，造成采购成本居高不下;预算未落实“谁需求、谁申请”的原则，导致采购预算未到达控制成本的目的。

（2）供应商库选择机制不健全。HD公司没有建立供应商库管理，未形成区分优质供应商、合格供应商、和禁止合作的供应商库，使得中标供应商良莠不齐，也没有对供应商企业资质进行背景调查、负债情况、上下游信用、征信等情况进行尽职调查，导致供应商水平参差不齐，供应的产品质量无法有效保证。如果遇到被银行冻结账户的企业，增大了企业预付账款的坏账风险。

（3）HD公司采购定价流程不合理。HD公司采购定价未通过细化的市场调研，没有留存相应的三方比价资料，盲目的确定所采购物资的价格。HD公司采购成本的增加，将会导致其建筑商品的价格比竞争对手高，从而影响HD公司的市场竞争力。

（4）采购合同未建立台账审核流程。HD公司未建立合同台账，对采购合同中的中标供应商和供应商资质资料、采购清单、现金折扣、付款方式等未落实台账管理，对合同中的条款未经律师给予法律意见，存在法律纠纷隐患。

（5）验收付款环节管理不规范。HD公司未将验收环节落实到专项管理，特别是专业性强、金额大的单笔采购，没有落实专家验收，使用部门和采购部门就产品质量、规格等相互扯皮现象较多。付款环节未落实“发票审批梹椄犊钌笈鷢梹椂ㄆ诙哉恕钡闹贫龋斐晒┯ι潭啻未呤照丝睿踔脸鱿志芫┗跸窒蟆？

二、HD公司采购业务内部控制的流程设计与优化

1.HD公司采购流程设计遵循原则

（1）落实公司采购板块内控制度、重点环节。采购是公司经营活动过程的起点，也是实现企业战略目标的基础。采购付款环节是采购业务中最后一个环节，这一环节涉及资金流出企业，影响到企业的现金流量，容易出现舞弊和失误，对这一环节内控制度进行完善、落实具有重大的意义。

（2）充分考虑货币时间价值，满足各方利益需求。HD公司的原材料最大需求是钢材及混凝土，国内建筑钢材及混凝土最大的需求市场是楼市，楼市的调控会影响钢材和混凝土价格的波动。抓住钢材和混凝土采购时机即能有效降低采购成本，从而影响本期利润，最后实现企业价值最大化。

2.HD公司采购业务内部控制流程优化

（1）建立按需设岗、符合内部牵制的岗位制度。HD公司作为建筑行业领军企业，要想建立完善采购內控制度，应该从岗位制度开始设计。首先，按需设岗，实现人力资源最优化，提高员工的工作效率，对采购人员开展专业知识培训，基本可以划分为：土建、安装、装饰、景观等专业采购职位。其次，建立起招标、采购、成本相分离的岗位制度。比如为了有效规避采购环节中的舞弊现象，可以设计采购审核节点分离：采购业务的申请与审批权限;供应商的选择与审批;采购合同拟定、审批;采购申请与专家采购验收记录;付款的申请与审批。

（2）确定供应商的步骤。供应商选择是采购管理中的一个重要决策。HD公司应当分析市场竞争环境，形成长期的、稳定的供应链合作关系。HD公司以公开发布或招标公告等方式传递给供应商招标信息，包含需求产品规格、质量要求、报价、数量及质量保证条件等。

（3）控制采购活动执行、验货环节。HD公司采购人员要及时与供应商沟通采购存货库存状况，确保订购的产品能够及时入库，防止出现因为缺少原材料出现的生产空窗期。对急需物资可以采用预付账款方式采购，但注意把握其额度，防止出现资金短缺和坏账风险。HD公司还要建立严格的采购验收制度。遇到大宗物资、特殊物资应该申请专家验收。验收审批经过验收人员签字后，流程提交给财务部，财务人员要严格审核供应商提供发票的真实性、合法性和有效性。

（4）采购流程中财务审批流程设计。采购合同签订拟定时，财务部应当签批财务意见，尽量争取现金折扣，选择合适的付款时间和方式，避免出现付款方式不当引起的法律风险和资金风险。采购验收后，财务部应该对审核无误的采购项目及时付款，并告知供应商支付进度。定期安排往来会计通过函证等方式，与供应商核对往来款项，对其差异及时进行调整，切实做到账实相符。

（5）控制退货流程与销售折让。首先，采购人员要编制内部退货通知单，填制退货商品的名称、退货数量、单价、金额、退货原因、物流资料及供应商的名称，并进行签字;如果是较大金额的外包装破损，还应当提供相应的图片资料，将以上资料交由财务部登记入账。其次，如果跟供应商沟通后执行销售折让的，应与供应商以函件形式进行确认，并以此为依据交由财务编制相关凭证，财务人员入账。再次，无论是退货还是折让，供应商均应提供红字发票，作为税收调整的凭据。建立动态供应商管理、评分制度。最后，合同执行完毕后，供应链合作形成闭环。HD公司为了建立动态供应商管理数据库，旨在为后期项目开发及成本预测做好数据基础工作，需要及时对供应商的合作配合能力、履约能力进行量化打分，及时记录当期供应链的合作价格。

三、优化流程采购各个环节

（1）采购立项。需求部门提交采购立项申请，明确所申购物资及服务的预算金额、型号要求、技术等信息。预算内采购审批，由需求部门按流程提交采购申请，预算外或超预算采购，需经审批人批准后，交由采购部门作为采购立项依据。

（2）招标采购。预算金额超标需招标采购。HD公司采购业务相对繁杂，采购项目价格参差不齐，为了提高采购的效率，同时落实内控制度，采购部门对采购项目以金额作为参数进行分类管理，金额20万以上的进行招标采购，20万以内采用竞争性谈判、邀请招标等方式执行。

（3）供应商资格入围筛选。征召单位原则上必须为一般纳税人，小规模纳税人、个体经营者不得纳入。入围单位尽量选择国际、国内知名品牌、知名企业，或者是行业龙头企业，或者是技术领先的企业。

（4）招标文件的编制及发放。采购部门负责编制招标文件，并报单位分管采购领导审批。招标文件原则上按标准格式编制，需要附上合同文本或重要合同条款。

（5）现场开评标。开标小组制定中标评标原则。最低价评标法适用于以价格作为主要因素确定中标单位;综合评标法适用于以价格、服务、技术标为权重进行综合评定确定中标单位。

（6）宣布中标。开标现场所有评标人员在中标单位经济标正本报价页签字确认，招标现场由招标组织人员统一收集整理所有资料。

（7）合同管理。需求部门负责合同草拟、报审及签订工作，按照招标文件所附合同模板拟定合同，原则上合同签订时合同条款不得变动，招标文件发放后回标单位对合同条款提出异议除外。

（8）验收结算。验收由需求部门牵头组织采购部门、资产管理部门等相关部门根据合同或采购订单、定标资料共同验收;物资类到货后3个工作日內完成验收，服务类项目实施完成后7个工作日内完成验收，收到发票后3个工作日内办理结算手续。

四、结语

采购业务管理一定程度上决定着企业的市场竞争能力，对采购业务不同环节内部控制的设计与优化，有利于规避采购风险，如舞弊、坏账等风险，降低企业采购成本，提高采购效率和产品质量水平，从而提高企业核心竞争力。

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