医院档案管理现状及措施研究

文/山东省东明县妇幼保健计划生育服务中心 张素霞 张健

医学一直在人类的发展中占据着较为重要的地位，在医学不断发展的过程中，同医学相关的各种事物也变得越来越重要，医院档案管理便是其中的一部分。医院在进行管理工作时，对于档案管理必须重点关注。医院档案管理作为医院的重要组成部分，其中涵盖了有关病人以及各种病例的重要信息，管理人员的管理水平对档案以及医院的发展有着重要的作用。

一、简述医院档案管理

（一）管理范围。医院档案管理内容和范围，是十分广泛的。1.文件史料档案。该类档案记载了从医院建立至今的所有大型事件以及发展过程，其整个记录也是医院的发展历史。医院重要工作和人物，以及医院中各个医生所作出的重要贡献，这些都在文件史料档案中有着较为详细的记载。2.病历档案。医院中数量最多的便是病历档案。每一个病人在住院期间所接受的治疗以及相关的病情状况等都会留下较为详细的记录。3.科研教学档案。医院中的每一位医生都有自己的研究方向，医院不仅仅是治病救人的场所，同时也是医生之间相互学习知识的场地。故而医院中的科研教学工作会以资料的形式记录下来并被收藏进档案室。4.人事档案。人事档案中记录了所有的医护人员的工作经历以及工作能力，甚至还包括了其在工作期间所做出的贡献等，是每一个工作人员的详细工作史。5.其他档案。除了上述提到的一些记录，医院也会保留一些纪念意义重大的奖状、奖杯以及锦旗等物品。这些复杂且多样化的内容都被保存在医院的档案管理室中，留下珍贵的记录。

（二）价值作用。在医院中对档案进行管理，无论是对于医院还是对于每一个医护人员都有着十分重要的意义。首先，档案管理的规范化可以成为很好的借鉴，方便院长在进行某些决策的时候可以通过相应的资料来获得支持，从而做出最为正确的决定。另外，对于医院的发展方向也可以有很好的建议，从而为医院的管理打下坚实的基础。其次，推动医疗质量的发展和医疗技术的管理。医疗是一个不断从前人手中吸取经验并创新的过程，故而对医院的档案进行管理，可以形成一条较为完整的医疗技术链条，从而让医院中的技术人员进行相关的学习，帮助医生提升自己的医疗技术，使得整个医院的医疗质量得到跨越式的进展。再次，也有利于医院设备设施的管理。在医院中，最为常见也是最为重要的便是各种机械设备。这些医疗机械设备在操作室较为复杂，而对相关的设备进行档案登记和管理，可以对每一台机械设备都进行相关性能和使用的分析，以此来推断出最好的利用效果。当设备出现问题的时候，也可以通过档案中留存的有关维修和改造的相关信息对设备进行处理，保证设备的顺利运行。最后，对医院的档案进行规范化管理，可以让各种医学工作者进行相关的科研结果的发表以及医学技术的创新，医学家从档案中获得知识，同时将这些知识转为新的技术造福人类，也可以让医院的决策管理更加合理化，执行起来更加科学。相关的管理工作者对所有的档案信息进行采集和处理，形成一种科学依据，通过各种科学依据来推动医院工作的顺利开展。

二、医院档案管理工作的现状

（一）档案室管理混乱。医院在建立的时候都会独立设立档案室，虽然医院的领导者在观念上对档案室有着一定的认识，但是在实际的操作之中，却没有进行有效的分工，甚至在某些医院中，针对档案室的人员配备十分随意。医院的档案管理人员为退休的医护人员等，他们在档案管理方面并没有专业的经验。在管理的过程中，很多管理人员对资料的珍贵程度认识不足，故而在保护方面也做得不够好，从而使得很多珍贵资料流失。在医院档案管理方面，随着科技的发展，档案的存储方式也在不断地发生变化。医院作为人员流动十分大的场所，档案信息的采集也十分庞大。最初的纸质档案，如照片、文件、医护人员的人事档案以及病人的病例等，这些都是早期档案室中必须进行管理的文件；随着社会的发展科技的不断进步，档案的载体形式以及与档案相关的信息也在不断地发生变化，如后期的声像、病理切片以及计算机磁盘档案等，这些文件虽然和传统的档案文件有出入，其中所蕴含的信息却值得被收藏。但在实际的档案管理中，很多档案管理人员遵循着自己对档案管理的认知来进行相关的信息处理，从而使得很多珍贵的资料流失。

（二）管理制度不健全。无规矩，不成方圆。在进行档案管理的时候，医院的档案管理制度存在着一定的问题。档案管理制度较为分散，同时管理的标准也不尽相同。不同的科室对自己的档案管理有着不同的想法，这就导致档案管理人员和科室的工作人员在进行资料相互交接的过程中很容易出现问题，对资料进行重复的收集，或者是医护工作者在进行材料整理的时候对材料重要性认识不足，从而导致很多资料被随意堆放在一起，其中有价值的资料将会在不知不觉间流失。医院缺乏明确的档案管理制度，管理人员也缺少和相关医护人员的交流，这种信息的不对等以及管理制度的缺乏会造成管理人员在收集和处理信息上存在漏洞，造成档案管理和医院的信息管理之间存在一定的脱节，这种脱节会使得医院档案内容界限不明确。

（三）管理水平落后。虽然医院在科技的发展中不断得到提升，但是医院的档案管理水平依旧较为落后。很多医院的档案管理室依旧以较为传统的管理方式来进行档案的归类，其中运用计算机网络进行管理的档案依旧是少数。纸质档案占地空间大，同时在查询的时候也十分不方便，而在维护方面也需要大量的资金来确保每一份珍贵资料的完好保存。同时，在进行管理的过程中，相关的管理人员基本上以搜集和整理档案管理为主，并没有对档案中的信息进行进一步的处理。这种专业水平的落后使得医院无法从档案信息出发，对医院的规模、医疗设备等进行进一步的规划，这就导致医院的发展受阻。

三、加强医院档案管理工作的途径

（一）加强员工的认识和学习。在日常的管理工作中，医院可以提升全体人员的档案意识。从医院干部到所有的医护人员职工都需要对档案的重要性有一定了解。首先，医院需要加强领导阶级的管理意识，医院的发展很大程度上取决于领导层所作出的一列决策。故而领导对医院档案管理的重视将会推动领导阶层在医院的建设中加强对档案管理室的建设。其次，宣传档案管理的重要性。医院可以在每周的会议上或者在医院的宣传栏上对档案管理进行宣传，让每一个医护工作者都能认识到档案的重要性，从而对档案工作进行支持。最后，医院也可以进行相关的档案管理考核工作，通过外部力量来推动工作人员支持档案管理工作。当医院从领导层到员工都认识到档案管理的重要性，便会在日常工作中支持档案管理，推动档案管理进一步发展。

（二）健全档案管理制度。医院相关领导阶层和管理人员需要就档案管理设立合理科学的制度。如对档案的归档范围进行确定。医院管理人员需要有一份明确的档案管理章程，明白哪些材料是需要重点收集的，哪些材料可以不用收集。同时医院也需要就档案管理建立一套科学的体系，从对资料的收集、整合到最后的处理和储存等，所有的环节都需要医院中全体医护人员进行配合，才能让档案管理体系顺利运行。面对不同的科室、不同的档案资料甚至是不同的载体，管理人员也需要采取不同的管理方式。如对于纸质类的资料，档案管理人员需要进行存储，同时也要定期维护，而对于电子类的档案，管理人员需要做的便是让所有的档案整齐有序，方便相关科研人员寻找资料。此外，档案管理人员还需要对档案中隐藏的资源进行开发，如一个种类的档案可以放在一起，或者是对于有发展前景的档案进行处理，从而提高档案的价值。从档案中提取信息并将其运用到实际之种，进而为医院创造出良好的经济效益和社会效益。

（三）提高档案管理人员专业素养。档案管理人员作为档案管理中的重要人物，其专业素养对于档案管理有着十分重要的作用。首先，医院可以招聘相关的档案管理人员来进行专业管理，在招聘时，医院需要对其专业素养进行多方面的考核，从专业素养到相关的工作经验等，都是需要考虑到的内容。其次，在医院人才培养计划开展的过程中，将档案人才的培养也纳入计划之中。医院可以挑选出一部分工作较为认真的工作人员进行培养，在不断学习中提高专业素养，同时也可以成为医院档案室管理中的第一批人才，在工作的过程中也要不断和后辈进行交流，将自己的工作经验传授给后辈，推动档案管理的进步。同时，医院也要对工作人员进行定期的短期培训，让所有的工作人员都明白档案管理的工作流程以及档案管理的重要性，以此来推动档案管理工作。最后，医院也可以和其他的医院进行交流，学习他人先进的管理经验。