重大卫生安全事件防控下档案管理工作存在的问题与对策分析

文/北京市房山区教育质量监测中心 郝越

卫生安全与人民的生命健康密切相关，而突发重大安全事件一旦席卷全国，必然对人民的生命安全带来重大威胁。因此，面对重大突发公共卫生事件，全国各省市地区都会高度重视，并启动重大公共卫生安全事件应急响应。而在重大安全事件的防治斗争中，档案管理工作的重要性不言而喻。因为档案是唯一能够对安全事故的起因、斗争经验以及最终有效解决方案等重要资料进行真实记录与完整保存的凭证，价值意义重大。

各级档案部门在重大公共卫生安全事件的防治斗争中，一定要深刻认识到自身所背负的使命与责任，在防控中认真履职、服务全局，充分发挥档案管理在安全事件防控中的重要作用。

一、重大安全事件防控下档案管理的重要性

档案是各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式载体的历史记录，有着重要的保存价值。面对重大突发公共卫生事件，作为能够真实记录和保存防治全过程的重要凭证，档案管理工作更是表现出了极大的现实效用。

（一）档案资料在安全事件防控中的辅助作用。各级政府部门需要档案资料为其提供历史经验。突发重大卫生安全事件的出现以及蔓延需要及时记录并了解，政府相关部门为了更有效地做好安全事件防控工作，需要从以往的档案资料中寻找类似的防治斗争经验，以此能够在最快的时间布置和落实好新冠疫情的防控工作。而在卫生安全事件的防控管理过程中，政府相关部门会特别强调档案部门工作的重要性，要求档案部门整合往年国家重大安全卫生事件中的成功防控经验，总结优化，结合当前形势具体落实重大安全事件防控工作。

（二）档案资料在医疗救助与卫生监管中的支撑作用。医疗卫生单位需要档案资料为其提供救治经验。一方面，档案资料详细记录了以往此类重大卫生安全事件的医疗救助情况，能够为此次实践的紧急救助提供经验和帮助；另一方面，此次安全事件防控是面向全国各省市地区的整体布局和监管，所以医疗卫生机构需要针对每一个社区居民都建立对应的健康档案，以此做好疫情监管工作。

二、安全事件防控下档案管理工作开展的要点

面对突发重大卫生安全事件，其相应的档案管理也有着以下几方面工作要点：

（一）档案管理的紧急性。由于时间的紧迫性，重大卫生安全事件的防治工作几乎是与档案资料的收集整理工作同时开展的。国家要求各级档案部门全面提高认识程度，将自身工作与整个事件放在一起，真实完整地记录防治斗争的全过程，工作非常紧迫。所以很多档案部门的工作人员是从其他地区临时抽调，跟随解放军、医生队伍一起，前赴一线地区，紧急开展档案资料的收集、整理与归档工作，为后期其他省市地区的安全事件防控工作提前保存重要的凭证记录。

（二）档案管理的复杂性。突发重大卫生安全事件往往发生的非常突然，而且传播速度又相对较快，短时间内可能会覆盖全国所有省市地区。因此，对应的防治工作也应由全社会、全体部门所共同参与，不仅包含各级政府部门，同时也包含军队、医疗、卫生、物资供应、生产制造、科研院所和新闻单位等全体社会参战系统，而且这一过程中的档案资料又进一步细分为影像资料、纸质文件和访谈调查等，牵涉的档案资料门类多、内容广，非常复杂，这对于档案部门工作的开展无疑是一次前所未有的挑战。

（三）档案管理的整体性。突发类重大卫生安全事件的防控工作是全国人民共同的战争，所以这一过程中的档案管理也是面向全国进行的统一收集、统一整理，档案总局和各级档案机构不能各自为战，要有全局意识，自动形成一个有机联系的整体，共同投入安全事件防控的档案管理工作中。全国各省、市、县、乡村之间要实现档案资料共享使用，配合有序，全面落实档案工作，按照整体性要求来有效完成档案的收集、整理、鉴定、归档、保管和利用等一系列工作。

三、重大卫生安全事件防控下档案工作开展存在的主要问题

面对突发重大卫生安全事件，档案部门所开展的应对及管理工作还是暴露出一定的问题与不足之处。

（一）档案管理意识薄弱。面临紧迫的卫生安全事件防控工作，在各级档案部门历史资料的抽调以及现存资料的整理过程中，可以发现我国部分地区以往的档案管理意识非常淡薄，根本没有在岗位上认真履职，完成日常的档案管理工作。

在档案资料的抽调过程中，一线防控部门发现部分地区的档案资料存在严重缺失，甚至有个别地区对往期全国范围重大卫生安全事件的防治工作都没有详细资料记录，而其中档案文件不全、内容缺乏借鉴价值的情况更是屡见不鲜，往期的工作根本没有落实到位；而面对当前如此紧迫的防治斗争中，也会有部分地区的档案部门工作人员消极怠工，没有形成紧迫的工作认识，不能积极配合防疫工作有效开展，没有将各部门所对应的档案工作切实下沉到基层，存在形式化倾向。

（二）基层建制体系不完善。在重大卫生安全事件的防控工作中还发现，我国部分省市地区关于档案管理的基层建制体系还不完善。有的政府单位虽然设置了档案工作部门，但是大多由兼职人员负责，没有配备档案方面的专职工作人员；有的政府部门管理部门甚至没有配置专门的档案机构，或者将档案工作安排在其他科室中，甚至没有开展档案工作，直接造成了档案信息资料混乱，缺失、没有形成统一的有效管理。

根据调查资料显示，目前全国档案部门基层建制体系相对完善，建档率超过90%以上的仅有北京、上海、天津、南京、杭州、广州等城市，其中江苏、广东两个省份的档案管理工作落实得相对较好，而其余省市地区都多多少少存在一定的问题与不足，这非常不利于全国安全事件防控工作的整体把控与管理。

（三）信息化应用不够全面。突发的重大安全事件防控是全社会、全体人民共同的战争，为了提高安全事件防控的整体效率，信息化应用程度在这一过程中就显得尤为重要。其中卫生安全事件最开始出现的地区，必然在医疗救助、物资供应、社区管控等方面都积累了宝贵的斗争经验。因此，关于后期防治斗争的宝贵档案资料向全国其他省市地区进行数据开放与共享，是全民防治工作开展的关键所在。

目前我国档案管理系统的信息化程度稍显不足，在信息化平台与档案数据库的建设方面不够完善，档案信息技术的应用也存在明显的滞后性。以我国新疆维吾尔自治区为例，该地区负责档案管理工作的相关人员表示，目前新疆基层的档案工作数字信息化应用程度非常低，线上服务基础薄弱、模式陈旧，很难第一时间获取到安全事件防控的重要资料。而青海、西藏以及内蒙等地区也存在类似情况，这不利于我国新冠疫情全局工作的开展。

四、安全事件防控下档案管理工作开展的可行性对策

突发类重大安全事件防控是关系国计民生的重大事件，因此，在安全事件防控下全面加强档案管理工作，深入落实和改善工作开展，施行一系列有效措施迫在眉睫。

（一）提升档案管理认识，深入落实工作。通过突发重大卫生安全事件，各地、各级档案管理部门都应该充分认识到档案管理工作在重大安全卫生事件发生时期的重要性，从而在日常工作中提升责任意识和使命担当，认真履职，做好相关工作。

在重大卫生安全事件的防控工作中，档案部门的相关工作人员应该主动投身到各项档案工作的流程中去，及时指导、协助各地将办理完的有价值的文件进行适时分类和完整归档，以形成完善的档案记录管理，因为这不仅记录了社会主义制度的优越性和党领导下全体人民的团结、努力，而且对于后期进一步开展防治工作有着重要的指导作用，更对今后应对突发公共卫生事件有着重要的历史借鉴作用。

（二）完善基层建制，优化组织结构。面对重大卫生安全事件防控工作，各省、市、县、乡级组织都应紧急建立一套档案应急管理机制，并在防治工作结束后，逐步完善档案管理在政府部门中的基层建制，形成一个有着档案收集、整理、鉴定、归档、保管和利用完整内容的管理体系，并在建制中明确档案部门的日常工作内容，对档案资料收集的时效性、档案分类、数据开放以及使用权限等都进行严格限制，使档案管理部门工作的开展能够做到有章可循、有据可查、有规可依，防患于未然。

具体应用到重大卫生安全事件的防控工作中，档案管理部门全体工作人员都应认真履职，以完善的组织结构和责任分工来落实好基层档案工作，成立工作专班与各地一线的安全事件防控工作组进行对接，并主动派遣部分优秀的档案工作者前赴一线防治中心深入了解安全事件防控工作的开展情况，并指导一线做好档案的收集、保存和管理，为整体安全事件防控工作的有效开展奠定重要基础。

（三）搭建档案信息化平台，实现档案数据的共享利用。突发重大安全卫生事件往往涉及区域较广，因此档案资料门类复杂、内容繁多，档案管理部门工作难度较大，而且档案数据的使用方面面临一定考验。在当前信息化、智能化高度发展的今天，各级政府部门必须尽快建立档案信息管理系统，配备完整的档案数据库，使重大卫生安全事件防控档案的管理实现数字化、信息化、网络化。同时在做好保密工作的情况下，建立公开、透明的档案共享使用机制，第一时间向其他省市的安全事件防控部门传达卫生安全事件防控的工作重点、阶段性成果以及宝贵的斗争经验，尤其是为新疆、西藏等地区提供档案数据信息的共享，做好安全事件防控指导，推进全国安全事件防控工作的有效开展。

五、结语

综上所述，档案管理工作在重大卫生安全事件的防控工作中有着非常重要的作用，其所形成的具有保存价值的文件图片和影像资料，是对全党和全国人民团结一心、防治斗争的真实记录，同时也是对重大突发公共安全卫生事件防控管理的经验积累，能够进一步推动社会的稳定发展。因此，经历了突发重大卫生安全事件防控工作，档案管理部门要更加认识到自身所担负的使命与责任，在工作中提高自我意识、主动承担、认真履职，明确卫生安全事件防控下档案管理工作的要点与难点，完善各级政府部门的档案管理基层建制体系，构建档案信息化系统，以此更好地应对挑战，在重大公共卫生安全事件中发挥档案管理部门的重要作用。