事业单位档案管理信息化建设问题研讨

文/郑伟

档案管理在很多部门和岗位中都发挥着重要作用，事业单位人员复杂、事情更多，更需要档案管理工作的默默支撑。在社会中无论是企业还是事业单位都得需要“数据”作为引领，档案管理能够为企业的发展提供准确的数据。但是，在现在事业单位的档案管理工作中，还有很多问题需要注意，如对档案管理信息化建设缺乏重视、档案管理安全性方面不足、信息资源开发受到阻碍，人员专业素养无法提升等，以上问题如果得不到解决，会拖慢事业单位档案管理的节奏，不能为事业单位的日常工作提供保障。因此必须要分析事业单位档案管理信息化的意义，找出档案管理中出现的问题并给出具体的解决措施以提高档案管理的效率，实现对事业单位档案管理的发展和创新。

一、事业单位档案管理信息化的意义

（一）提高事业单位档案管理信息化水平

随着我国科技水平不断提高，大量现代技术与设备在各行各业中得到应用，极大地提高了相关行业日常运转的水平与质量，促进了行业信息化水平的提高。21世纪是信息化时代，智能手机、移动互联网等，生活中的方方面面都被信息所笼罩，它能够提高事业单位中办事人员的效率，能够提高事业档案管理人员的专业水平，例如，在现代事业单位的运转过程中，通过计算机等现代技术与设备，能够将日常工作中所产生的数据信息进行网络储存，利用网上平台实现数据信息的交流共享；利用计算机等设备提高档案资料利用效率，同时提高档案资料调阅的便利性，促进事业单位档案管理工作的进步与发展[1]。

（二）加强档案管理效率与质量的提高

信息技术的出现是近几年的事情，过去在进行档案管理中，管理人员的工作对象大多以纸质为主，由于档案资料保存的时间较为久远，再加之档案资料的数量较多，如果单凭人工进行整理的话，将会在很大程度上出现工作失误等现象，而纸质材料极易受到外界不良因素影响导致损坏，这些都增加了档案管理工作的难度。而在现代事业单位档案管理中，通过加强信息化的建设，能够借助计算机、多媒体等设备与技术的应用，极大地降低管理工作的难度，同时避免了外界不良因素对档案资料的影响与破坏，提高了档案资料保存的安全性。

二、现代事业单位档案信息化建设的常见问题

（一）对档案管理信息化建设缺乏重视

当前时期，由于传统观念等因素的影响，部分事业单位管理人员过于注重经济等方面的发展，而对档案管理等工作缺乏关注与了解，由此导致事业单位内部虽然具备一定的现代技术与设备，却无法充分地应用于档案管理工作中，极大地影响了档案管理的水平与质量。同时，部分事业单位由于自身的经济实力较弱，无法引进现代信息化先进技术与设备，且单位档案管理人员缺乏相应的创新意识与能力，进一步影响了事业单位自身档案管理的信息化建设水平。除此之外，很多事业单位人员都是40、50岁的中年人，这些人对于计算机掌握的非常不熟练，他们的思想还停留在20世纪，档案管理在他们心中的固有概念就是纸质化物品，没有对档案管理树立一个电子化的意识，在随着城市化的建设事业单位的扩招，档案管理在调用的过程中丢档的情况时有发生，如果及时的将档案管理变成数字化，就可以提高档案管理的效率、

（二）档案管理信息安全性方面的问题

通常情况下，事业单位内部档案资料大多会涉及一定的隐私性，甚至还存在一定的机密性，很多档案都包含着人们的私密信息，如在房地产管理局中，后台的档案都是纸质档案，这些纸质档案中，包含着抵押证书、产权证明、身份证号码、住址信息等，因此需要保障档案资料的安全性。一方面，部分事业单位由于自身原因，无法借助计算机及网络信息等技术来保障档案信息的安全性；另一方面，再加之计算机病毒、黑客攻击等问题，也极大地威胁着档案信息的安全性。这些都对档案信息化建设及事业单位自身的健康发展造成影响[2]。

（三）信息资源开发方面的问题

在现代事业单位档案资料信息管理的过程中，部分事业单位管理人员对该工作缺乏足够的重视，由此导致单位自身档案信息资源的开发受到极大地影响。部分档案信息存在一定的重复性，并且部分单位内部缺乏足够的信息化技术与设备，因此极大地影响了档案信息资源的利用效率和单位自身的健康发展。

（四）相关人员自身专业素质不足

众所周知，任何一项工作都需要大量高素质专业人才的参与，才能保障相关工作的顺利开展。不过，在部分现代事业单位的运转过程中，由于单位领导对档案管理工作缺少足够的重视，导致单位内部缺乏档案管理专业人才，并且单位内部现有的档案管理人员也缺乏足够的专业素质，因此极大地影响档案管理工作的有效进行，甚至造成某些档案资料出现破损或丢失等现象，从而影响事业单位自身的正常运转与发展。人才是发展的第一要义，虽然事业单位年年扩招，但是相关的技术岗位扩展比例不是很多，所以在以后的事业单位招聘中，应该多招一些技术类人员岗位，融入到事业单位的队伍中，帮助事业单位加快信息化建设。

三、事业单位档案管理信息化建设的具体措施

（一）加强对档案管理信息化建设的重视

当前时期，要加强事业单位档案管理的信息化建设，首先需要加强事业单位管理人员对该方面的重视。为了实现这一目标，单位管理人员需要在日常工作中加强现代先进技术与设备的应用，并引进外界优质理念与工作模式，促进自身思想观念的转变，同时借助计算机与网络信息等技术对现代档案管理信息化软件进行研发，并建立相应的档案管理部门，确保在最大程度上提高档案管理信息化建设的水平，推动我国事业单位整体的进步与发展[3]。

（二）加强安全管理制度的创建

由于传统档案管理工作极易受到外界不良因素的影响，进而影响档案信息的安全性。为了解决这些问题，同时加强现代档案管理工作的信息化建设，相关单位及人员需要加强对档案管理工作的了解，结合现代先进技术与设备创建出完善的安全管理制度，避免其受外界不良因素的影响；同时对单位内部档案管理人员的日常工作进行规范，避免人工操作失误导致的问题，为事业单位自身的健康发展奠定坚实的基础。

（三）加强档案信息化监管机制的完善

在现代事业单位档案管理信息化建设的过程中，为了有效提高信息化的建设水平，事业单位相关人员需要加强对我国有关法律政策的了解，并借助计算机等现代设备的应用，以此来创建出相应的监管机制，避免相关问题的出现，为我国事业单位自身的正常运转与发展提供保障。法律法规是事业单位笔试中的基础部分，事业单位人员在进入事业单位以后，应该要多学习一些档案管理方面的法规，调取档案时，要依照相关法律法规或者事业单位规定办理，电子档案还要做到保密义务。

（四）加强相关人员专业素质的培养提高

高素质专业人员的应用能够在很大程度上提高工作的水平与质量，而且会降低工作问题出现的概率。因此，在事业单位档案管理信息化建设的过程中，为了提高信息化建设的水平，内部现有的事业单位人员需要加强现代先进技术与设备的应用，引进外界优质理念与工作模式，对单位档案管理人员进行全面、系统、专业化的培训，提高他们的专业素质与技术能力。事业单位管理人员还可以通过现代先进技术与设备的应用，引进大量档案管理专业的人才，创建一支优质高效的档案管理信息化建设团队，保障信息化建设的水平，进而推动事业单位整体的进步与发展。

四、结语

随着我国综合实力的提升，事业单位得到了快速的发展，而在日常运转与发展过程中产生了大量的档案信息，这些信息能够直接地反映出事业单位的运转特点，并对单位的后期发展造成影响。

因此，事业单位管理人员需要加强自身思想观念的转变，并结合有关部门的政策制度，引进外界优质理念与人才，提高档案管理信息化水平，同时降低信息化建设相关问题的出现，保障档案管理工作的高效运行，进而推动事业单位自身及社会整体的健康发展。