医院重点建设项目档案整体迁建项目管理中存在的问题及措施

文/武夷山市立医院人事科 林凌

医院整体迁建项目会在医院原有科室的基础上进行医院医疗设备、医疗部门及基础设施的完善，使得医院的医疗服务水平得到提升。档案作为进行医院项目建设过程中进行相关信息记录的重要载体，做好档案管理工作，不仅可以帮助医院在迁建项目以后快速地进入工作状态，还有助于为医院以后的发展提供精准的数据，促进医院的健康发展。

一、医院重点建设项目档案整体迁建项目管理中存在的问题

（一）档案资料完整性缺失。我市是一个国家五A级旅游度假城市，不仅拥有丰富的自然资源和文化遗产，还拥有较大的人流量，促进了我市经济的快速发展。但是，医疗问题一直是我市的短板问题，医院病床不足、高级医护人员缺失一直是我市医院存在的问题之一。因此，在医院重点建设项目档案整体迁建项目管理过程中，进行档案资料的管理，可以保证医院档案资料的完整，让医院可以根据整体迁建项目要求，进行医疗问题解决，提高我市的医疗水平。但是，医院在进行整体迁建项目的过程中，如果没有对档案资料进行及时收集和归纳，很可能会造成档案资料的完整性缺失，这种现象在我国医院工程建设项目中经常出现，不利于医院的建设与发展。造成这种现象出现的原因主要有以下几个方面：一是档案工作人员的意识不强，并没有做好档案资料的施工保障工作，在施工前没有及时进行档案资料的收集、整理与存档，造成了医院档案资料的损害或丢失。二是施工人员没有认识到档案的重要性，在施工过程中没有对档案资料进行关注，也没有与医院档案资料管理人员进行沟通，导致施工的过程中会造成医院档案资料的损坏和丢失。

（二）档案资料管理制度不健全。档案管理是一项复杂、繁琐的工作，尤其医院的档案资料种类繁多，需要花费大量的时间和精力对档案资料进行分类和管理，以便后期对档案资料进行查找和使用。但是，目前我市医院工程建设项目档案管理中，并没有进行相关制度的明确规定，导致医院项目建设档案并没有明确的制度管理要求，不利于档案管理工作的正常开展，但是相关工作人员并没有认识到档案管理制度的重要性，开展的档案管理工作不符合档案管理制度要求，造成档案管理工作混乱，使得档案资料管理人员不能根据制度要求进行施工前的档案收集，有可能会造成施工过程中，档案资料的破坏和丢失。

（三）职责分工不明确。由于医院重点建设项目档案整体迁建项目的时间较长、程序较多，每个程序中所产生的档案资料都起着相辅相成的作用。但是，由于相关工作人员的职责分工不明确，没有做好阶段性的档案管理工作，导致档案在保存的过程中受损，既不利于后续建设工作的开展，也影响了医院重点建设项目档案整体迁建项目进度，导致医院重点建设项目档案整体迁建项目进程缓慢。

（四）档案资料查找不便利。由于医院重点建设项目档案整体迁建项目是一个长期性的工作，工程在施工的过程中，需要根据建设要求不断对工程档案资料进行查找，进行建设数据、建设方案及教学效果的核对，以保证重点建设项目档案整体迁建项目效果。但是，如果没有正确地对档案进行管理，会导致档案工作人员花费更多的时间进行档案资料的筛选与查找，不仅会造成时间上的浪费，还会降低相关工作人员的工作效率，影响医院重点建设项目档案整体迁建项目的进度。

二、医院重点建设项目档案整体迁建项目管理措施

为了保证医院重点建设项目档案整体迁建项目管理的顺利开展，应该对档案管理中存在的问题进行解决，逐步提升档案管理的效果，从而为项目建设与管理提供精准的数据，保证整体迁建项目的顺利进行。

（一）档案管理体系的完善。医院重点建设项目档案管理工作效果的提升，与医院管理体系有着紧密的联系，医院在进行日常档案工作管理过程中，要以国家档案管理要求为前提，以医院建设发展为目标，进行科学化、细致化管理，完善档案资料管理工作内容，以使档案资料工作人员可以根据要求进行日常工作安排，使得档案资料管理更具规范性与科学性。

例如，医院在进行重点建设项目的过程中，应该做好档案管理工作，根据医疗资源整合的要求，进行档案管理意识的提升、专业档案管理人员的培养以及档案管理体系的完善。医院重点建设项目整体迁建项目的目的是提供更好的医疗环境，提升我市的医疗水平，使得医院真正可以解决人民“看病难”的问题。在这个过程中，进行档案资料的管理，可以为新院进行医疗环境提升、医护人员培训、医疗服务意识提升，提供重要的数据，为新院档案建设提供理论依据。因此，做好医院档案管理工作十分重要，新院应该进行档案管理模式与体系的完善，通过规范化的体系进行档案工作内容与要求的安排，不仅可以提高档案收集和整理的效果，还可以对档案进行责任制的落实，进一步保证档案的完整性。

（二）强化项目监督机制。医院重点建设项目档案整体迁建项目管理仅靠医院进行保存与管理存在一定的难度，需要施工方与医院共同配合，共同进行医院档案资料的管理工作，提升档案资料的完整度。因此，医院应该强化项目管理的监督机制，从医院迁建项目开展的目的性出发，对迁建项目整体工程进行监督，重点进行档案资料的监督和检查，不仅可以对项目工程档案管理人员的工作意识和工作责任进行提升，还有助于对档案资料的完整性提供双重保障。

武夷山市立医院整体迁建项目占地面积93.5亩，建筑面积93602平方米，建设项目总共投资约3.1亿元，系武夷山市2009年省重点建设项目。2009年底我主动请缨参与医院整体迁建项目建档工作，在当地档案部门的精心指导下，我虚心向同行请教，多次到福建省立医院、南平市第一医院、南平市第二医院等周边医院取经学习，同时严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》以及档案主管部门制定的规范性文件和标准整理。经过近3年的努力，不断对项目建设文件材料进行收集、分类、组卷、编目等整理工作，共整理基建档案216卷，保证了我院重点建设项目档案的完整性、准确性、系统性与安全性。根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》、档案主管部门制定的规范性文件及有关电子文件管理的规范和标准整理档案。同时，在进行关于重建项目档案资料收集、归档、分组、管理与保存的过程中，合理进行档案工作安排，共整理基建档案263卷。新院在建设的过程中，形成很多档案资料，做好新院建设档案资料的监督，不仅可以提高新院建设的速度，还可以避免新院在建设过程中出现质量问题，保证新院建设工作的顺利开展。首先，医院要做好项目档案资料的跟踪工作，对项目建立的各项档案资料进行跟踪，对项目建设工程的每个工作环节的档案资料都进行监督与检查，不仅可以对项目建设的整体环节进行把握，还加深了档案工作人员对于各个环节档案资料收集和保存的意识，避免出现因档案收集不及时而被破坏的现象，保证项目建设各个环节档案资料的完整性。其次，医院相关工作人员应该与工程档案工作人员进行配合，根据档案管理体系的要求，认真落实档案日常管理工作，并做好档案资料管理安排，避免因施工现场的混乱现象造成档案资料的破损，做好施工现场的档案资料收集与管理工作，进一步明确档案工作内容。

（三）档案工作人员素质的提升。档案资料管理人员作为对档案收集、分类、整理、保存和利用的主要人员，其工作素质和专业能力直接影响了档案资料管理的效果，因此应该对档案资料管理人员进行培训，使其在培训过程中提高自己的责任意识和专业水平，运用自己的专业知识进行工程现场档案资料的收集、整理和保存，提升档案资料的安全性。

首先，可以根据档案资料保存和运用的要求，进行档案资料管理人员的日常培训，把档案资料专业工作知识与工作技巧纳入培训内容中，在提升工作人员档案知识专业度的基础上让责任意识得以提升，帮助档案资料管理人员对档案管理中知识与技能进行学习，让档案资料管理人员认识到自己工作的重要性，及时做好现场档案资料的收集、分类与保存，提高档案管理质量。其次，对档案资料管理工作人员进行责任意识的培养，让其认识到档案资料保存工作的重要性，不断对工作人员进行档案管理制度和规章的培训，明确其工作职责、要求，做好日常工作安排，及时进行档案资料的收集、管理与保存，保证档案资料的完整性，为其他工作的开展提供重要的保障。最后，让工作人员借助信息技术来开展档案的日常工作，增加档案资料的信息化与数字化，借助信息技术辅助档案资料管理人员进行信息化管理，完成档案资料的收集、录入、分类、整理和保存，增加了档案资料管理的便捷性。因此，档案资料管理工作人员根据信息技术的要求进行信息化操作的培训，运用信息化知识完善档案工作模式，不仅可以提升档案工作的效率，对档案资料做到双重保护，还可以完善档案资料储存与查阅方式，使得相关人员可以借助信息技术来查找资料，减少档案资料管理工作人员的工作量，有助于保障档案资料的完整。

（四）档案管理权责的明确。医院重点建设项目档案整体迁建项目中的参与方有很多，对档案管理权责进行明确，可以进一步实行档案规范化和完整性的管理。这就需要设计方、施工方、监理方、医院方等多个单位相互配合，明确职责，有助于提高档案管理部门的责任意识，并根据权责要求，落实各项工作的职责。这样既保证医院重点建设项目的有序开展，又对医院档案资料的收集、管理与保存提供便利，提升档案资料管理的质量。

三、结语

综上所述，随着我国经济和人民生活水平的不断发展，医疗事业改革已经成为我市党和政府关注的重点问题之一，我市医院的医疗资源不断完善，可以为全市人民的健康保驾护航。医院重点建设项目档案整体迁建项目虽然存在很多问题，医院及相关项目参与方，仍应认识到档案资料的重要性，协调医院进行档案管理体系完善，强化档案监督项目，提升档案管理人员的工作素质，使得档案管理工作可以顺利进行，保证档案资料的完整与安全，为迁建项目的顺利进行打好基础。