融媒体视域下的档案管理模型建构

李素芳

摘 要：在融媒体视域下，许多传统的档案管理方式受到影响、改变或消失，在媒体融合的大背景下，档案管理面临着巨大的机遇和挑战。本文从媒介融合的角度分析总结了档案管理模式的发展趋势，对档案管理模型的构建方向提出了几点建议，以期能够给相关机构或者类似研究起到一定的借鉴作用。

关键词：融媒体;档案管理;模型;构建

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-3866（2020）22-0-02

档案管理是所有直接管理档案、档案信息和提供服务的商业交易的总称，是档案工作中最基本的组成部分之一。近年来，自动化进程逐步推进，一些传统的档案管理方法发生了变化，但整个过程并没有太大变化。比如，在管理健康信息档案时，需要侧重于被管理人员的病例病史的收集和整理，在中小企业的档案管理过程中，管理内容就相对较少，管理相对轻松。

档案管理模型显然不是静态的，而是在不同的环境中有不同的构造方法。本文旨在探讨融媒体背景下档案管理模式的一般特征。

一、融媒体的起源和特点

狭义上的融媒体，是指充分利用媒体，将广播、电视、报纸等有协议、有互补性的不同媒体充分融入劳动市场中。融媒体是当今媒体发展的必然结果，并在一定程度上寻求市场突破，也与信息社会高度融合的程度密切相关。

在网络技术飞速发展、信息爆炸的时代，网络媒体高度发达，而传统媒体却在衰落，通过不同媒体类型的组合，传统媒体可以从原有利益中获益，获得清晰的信息。因此，融媒体的发展符合市场的规律。广义上的融媒体，不仅是媒介整合的产物，也是传播信息的一种手段。融媒体是一种信息处理的概念，融入了现代信息社会，提供高水平的集成和最大化的发展。传统纸媒大多通过互联网平台的整合，转向网络和线下的相互促进。它不仅完成了自身的转型，而且促进了整个互联网环境的优化和发展。从媒介融合的角度来看，无论是档案管理还是传统媒体的改革，新技术与传统资源的有机结合是创新与突破的关键。

融媒体的任务不仅仅是促进传统产业的技术发展，同时也为传统产业的发展提供了更广泛的思路和方法，从技术上讲，融媒体是“云技术”的代名词，在互联网时代发展迅速。它不仅能在短时间内收集到大量的信息，而且极大地扩展了传统的信息存储空间，节省了人力、物力和空间。从概念上讲，融媒体代表了互联网时代最先进的发展理念，鼓励传统产业不断学习现代互联网技术，提升自身能力，实现线上与线下的共同发展。从这个角度来看，媒体整合概念在经济和社会变革中的应用至关重要。

二、融媒体视域下档案管理现状

（一）档案管理内容较传统更加多样化

完整性是档案管理的首要目标。在传统的档案管理过程中，员工在线下的收集和整理内容复杂，人力物力及其时间有限，很难保证内容的完整性和准确性，在传统情况下，这或许能满足个人档案的需要。但现阶段人才、档案和信息流动性的不断提高，使其难以满足现代社会档案的需求。从融媒体的角度来看，传统的档案收集和分类方法不再是唯一的选择。员工可以充分利用手中的多媒体工具收集文件内容，评估过程更有效。

近年来得到中国支持的国家身份信息网就是一个收集全国基层组织公民指纹和肖像的大型档案馆的一个例子，在检查身份时，可以提取身份证或身份证号，通过查询可以快速高效地访问个人档案。传统的档案管理方法很难收集到如此大量的人员信息。随着互联网数据技术的发展，档案的收集整理可以更加完整、准确、高效。安全合理的程序甚至可以破坏特定档案管理中的原始文件单元，并将其转换为具有更大容量和更完整内容的在线存档。这不仅仅是文档管理方面的突破，这也是进一步信息自动化的有力证据。

（二）档案管理方式较传统更加高效

中国人口基数大，经济体量多，不同行业、不同单位的档案管理是一个庞大的系统。为了保证系统的正常运行，有必要寻找一种更合理的管理方法。以高校毕业生为例，每年有近千万的大学毕业生毕业，学籍档案发送的工作量是巨大的，然而大多数高校仍然使用手动方式传输文件。学籍的分配是高校毕业的重点和难点。

随着毕业生人数的逐渐增加，这份工作难度的增大已成为一种不可回避的趋势。另外，目前的远程医疗系统可以通过全国病人网络及时处理，医保报销可以及时进行，体现了媒体一体化的理念，最新的医疗技术是自我优化的补充。学生档案管理系统也可以借鉴全国异地医疗经验，目前，全国学生档案的网络版是联网的，但实施信息化管理远远不能满足当前社会的需要，档案管理机构还需要充分思考。学生档案发放、学籍管理智能化，方便了学生的就业和流通。从融合媒体的角度看，将传统技术与新兴技术相结合，可以有效地实现档案管理方法的相互发展。

（三）档案利用过程较传统更加有效

档案管理的最终价值在于档案的使用。档案在社会经济发展过程中发挥着不可替代的基础性作用。传统的档案使用方法存在文件量大、查询速度慢、数据使用效率低等缺点。这是对大量档案资源的巨大浪费，也是对社会资源的利用缺位。例如，当大学毕业生灵活工作时，大多数档案由当地工作人员和社会服务机构保管，在毕业以后的使用过程中，由于信息不对称，档案的利用往往受到延遲。比如，人事档案的管理是当地社保部门的总负责，在机构调整过程中，具体责任主体和办事处所在地可能会改变流动性，如果间隔的时间过长，毕业生们很难及时接收到相关信息，所以对于他们的档案使用有些延迟，甚至影响到毕业生就业。

从融媒体的角度看，电子档案通过传统档案与互联网的结合，可以部分取代实体档案的功能。如果对实物档案的要求难以满足，则予以更换，在某种程度上有利于毕业生档案的使用。

三、融媒体视域下档案管理模型的发展方向

（一）档案管理充分结合信息技术

信息时代的档案管理应充分体现时代特征。电子时代和互联网时代的到来为信息的存储和传播创造了更大的空间，为大容量的信息存储提供了契机。

文档管理本身就需要大量的存储空间和完整的通信平台。在这样的客观条件下，档案管理可以进一步融入网络时代。事实上，信息管理可以为文档管理节省更多的人力物力，使文档管理部门和管理者有更多的精力专注于拓展文档管理。资源管理、档案管理、现代存储手段和网络安全通信的完美结合，使档案馆在记录过程中获得更多的信息，在评价过程中更加有效。一种更方便的存储方式和科学的价值识别方法，不仅实现了渠道的扩展，而且使档案管理过程更加高效。

因此，我们需要更加重视档案管理的自动化，充分拓展档案管理的范围，充分整合现代信息技术、网络安全技术和智能存储管理技术。实现专题档案管理资源整合优化和信息技术推广。档案管理机构的职能在社会发展过程中起着至关重要的作用。

（二）线上线下结合管理

线上线下结合可以提高文件管理的效率。事实上，档案管理的目的是服务，相对集中的原始档案管理方式已难以适应当今高效社会的发展。因此，对网上和网下结合的管理是非常重要的。

如果以人才档案为例，人才档案可以实行网上和网下相互结合管理，有效简化了人才到外地工作的手续，节省了时间和金钱，在一定程度上节约了社会资源。然而现阶段很多档案管理领都有着不同的地域限制，异地管理的很多事情都很难管理，这阻碍了人才的流动和社会的进步。因此，在未来建立一个对在线和线下链接进行管理的档案管理模式时，我们需要更加重视和利用先进的互联网技术来处理原来在网上完成的事情，使档案工作变得更加灵活和高效，提升档案管理工作的效率。另外，在线和线下有机结合管理为档案管理提供了更大的灵活性，在线信息更新更快更高效，传统的档案更新需要耗费巨大的人力物力财力。因此，在线和线下有机结合管理也有助于及时更新档案系统中的数据信息，提高文件管理、存储和使用的准确性。

（三）更加注重信息整合集中

通过整合和集中，信息可以发挥更大的作用。在人事档案方面，全集成的人事档案在使用时具有很高的参考价值和使用价值，使用单位可以更全面、更详细地了解人才，更适合企业在聘请人才时的特点，做到人尽其才。在企业档案中，档案的完整性可以为相关部门对企业进行监督和控告提供很大的便利，系统集成的档案也可以对企业的生产起到震慑作用，促进企业能够在生产经营过程中遵纪守法。

当前，国际经济正处在大数据时代，大数据的优势在于能够及时有效地整合最准确、最全面的信息，并将这些信息提供给用户。这样，无论是政治决策还是贸易方法的制定，都可以更有针对性，一旦实施，就能以更低的成本做更多的工作。档案管理是社会经济管理的基本内容，如果更加重視信息整合，将极大地促进人才管理、经济运行和社会秩序的稳定。现阶段，互联网上先进的信息技术也为迅速将信息整合到文件管理过程中提供了可能，电子信息数据的计算使信息的整合、分类、集中迅速实现，这与传统档案管理有很大不同，更有效地创造了各方共赢的局面。

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