新时代高校干部人事档案管理路径研究

王云飞

摘 要：高校干部人事档案对干部的发展十分重要，是高校选人用人、培养管理干部的基础，中央和省市也下发相关文件对干部人事档案管理、审核提出具体要求。干部人事档案在管理的过程中也存在管理人员不足、日常管理不规范、档案信息化建设不足等具体问题，结合工作实际和具体调查，提出新时代高校干部人事档案管理的具体路径，要构建素质好、业务强的档案管理队伍，规范干部人事档案日常管理，加强信息化建设。

关键词：高校;干部人事档案;管理路径

中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：2096-3866（2020）22-0-02

2018年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》指出，“干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源”[1]。2014年中组部印发了《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》，要在全国范围内对干部档案进行审核，各高校也根据文件要求进行了专项核查，2020年江苏省启动了新一轮干部人事档案专项核查工作，这都对高校干部人事管理提出了新的要求。

一、高校干部人事档案的重要性及主要内容

（一）高校干部人事档案的重要性

高校干部人事档案是干部个人信息的集合，是“纸质化”的干部，是高校教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础。

2019年中共中央印发了修订后的《党政领导干部选拔任用工作条例》，明确指出“干部考核程序要采取个别谈话、发放征求意见表、民主测评、实地走访、查阅干部人事档案和工作资料等方法，组织（人事）部门必须严格审核考察对象的干部人事档案，干部人事档案中身份、年龄、工龄、党龄、学历、经历等存疑尚未查清的，不得提交会议讨论任用[2]。”干部人事档案在高校干部选拔中发挥着重要的作用，干部人事档案要及时整理、准确核对、实时更新、科学管理，确保干部人事档案的准确性和完整性，推动高校干部建设。

（二）高校干部人事档案的主要内容

《干部人事档案工作条例》中提出“干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料[3]。”

目前由高校管理的干部人事档案主要包含学籍档案、工作档案和组织档案三大部分。学籍档案主要包含干部个人基本信息、在校表现、成绩单、毕业相关材料等;工作档案主要包含干部个人入职、工资变动、职称变动和干部任免、奖惩、考核等相关材料;组织档案主要包含干部个人入团、入党的申请、推荐、考察、培养等相关的材料。

二、高校干部人事档案管理的现状及困境

（一）干部人事档案管理人员不足

《干部人事档案工作条例》中规定，“要明确负责干部人事档案工作的机构，提出每管理1 000卷档案一般应当配备1名专职工作人员，管理档案数量较少且未设立工作机构的单位，应当明确岗位，专人负责[4]。”而在实际运行的过程中，却容易形成管理人员不足的情况，主要有以下两种表现形式。

一是干部人事档案管理人员人数不足，部分高校将干部人事档案统一归人事部门集中管理，部分高校将干部人事档案分为领导干部（副处级及以上）档案和普通教职工人事档案，分别由组织和人事部门分开管理，但却不能满足国家要求的档案管理工作人员配备比例，一般仅配备1名专职档案管理工作人员或未配备专职工作人员。

二是干部人事档案管理人员工作能力有所欠缺，部分专职干部人事档案管理人员具有档案管理的专业背景，能够较好地完成档案管理工作，但也存在非专业背景人员担任、兼任干部人事档案管理人员，其相应档案工作能力存在一定的差距，需进一步提升，同时兼职干部人事档案管理人员由于日常工作较多，其投入档案管理的时间相对较少，一定程度上影响干部人事档案管理的质量。

（二）干部人事档案日常管理不规范

干部人事档案日常管理主要包含建档、更新、借阅、审核等内容。需要高校干部人事档案管理人员规范流程，加强归档材料审核，及时归档，根据日常工作需要，及时按照档案目录进行材料的及时更新，同时在日常管理中要加强纸质材料保护，避免档案材料损坏。干部人事档案日常管理过程中存在三个方面的问题。

一是不能及时按照标准规范建立档案。档案管理人员在干部的人事档案寄送到学校之后，核对档案信息并进行初步整理，但未能规范整理、审查、装订，且部分人事代理人员档案存放所在地区人才服务中心，高校未能及时建立相关人员的档案副本。

二是干部人事档案日常更新不及时。干部人事档案建立后，日常的职称、工资、岗位、学历学位变动，日常考核、重要奖惩等材料均需及时更新归档，但在实际工作中，由于部分材料收集困难或相关部门提供不及时，造成部分档案材料不能及时更新归档。

三是干部人事档案日常（借）阅流程不规范。干部人事档案（借）阅根据高校工作要求，一般需经过个人申请、相关部门审批登记等历程，但在实际工作中也一定程度上存在口头申请、直接查阅的问题，且纸质档案在查阅过程中也容易出现老化破损问题。

（三）干部人事档案信息化建设不足

习近平提出“没有信息化就没有现代化”，要“高度重视信息发展对党的建设的影响”。高校干部人事档案的信息化建设对纸质档案的保护、人事档案的利用都有着积极的作用，但是现阶段部分高校的干部人事檔案建设却明显滞后，主要体现在以下三个方面。

一是信息化设备欠缺，现有部分高校对干部人事档案信息化建设重视程度不足，信息化建设设备购置资金投入不足，不能满足干部人事档案信息化建设。

二是干部人事档案信息化建设队伍不足，现有部分高校的档案管理人员日常工作较多、压力较大，没有精力进行信息化建设的思考和实践，同时也存在信息技术、网络技术、大数据技术等相关知识缺乏的现象。

三是档案信息共享和安全的冲突，高校干部人事档案信息涉及隐私，相关信息需严格保密，信息共享更多是网络共享，网络共享就可能出现信息泄露的问题，如何结合信息共享和信息安全的问题十分重要。

三、高校干部人事档案管理路径

（一）构建素质好、业务强的档案管理队伍

一支强有力的高校干部人事档案管理队伍是做好干部档案工作的基础，干部组织人事部门要高度重视档案管理队伍建设，应根据上级文件要求按照工作人员和干部人事档案1∶1000的比例配齐档案管理队伍，既减轻因人员过少带来的工作压力，又能提升工作成效。要根据岗位需求、工作需求选配工作能力强、业务素质好，能够踏实肯干的党员同志从事干部人事档案工作，干部人事档案工作人员要不断加强自我教育、自我学习。同时要强化党性教育和业务培训，根据需要，及时选派相关人员参加业务培训，不断提升工作人员的业务能力和工作水平。同时要注重对档案工作人员的激励鼓励，制定相关的激励鼓励保障制度，可采用物质奖励或精神激励等方式，不断激发干部人事档案工作人員的工作积极性，提升工作动力和工作激情。对于在干部人事档案管理工作中表现优异的人员，要注重继续培养和使用，畅通晋升渠道，提高优秀干部人事档案管理人员的待遇和职称，稳定干部人事档案工作队伍。

（二）规范干部人事档案日常管理

干部人事档案建设重在平时管理，组织人事部门要根据上级相关文件要求，结合学校实际，制定出具有学校特色的档案管理制度，规范档案工作。干部人事档案工作人员要依据具体的档案管理规范，及时做好档案建档，严格档案审查程序，对干部人事档案相关信息认真核对审核，规范整理建档，做到不留疑问、及时建档。高校相关部门和个人要依据干部人事档案材料归档要求，自觉及时提供真实有效的归档材料，方便归档存档;同时干部人事档案工作人员也应及时、定时对相关材料进行归档，保持档案的完整性，为干部选拔、晋升等工作做好准备。制定干部人事档案借阅、查阅制度，规范借、查阅流程，做好申请、审批规范，查阅过程保证两人在场，档案本人不得参与阅档，保证档案管理的严肃性。同时注重纸质档案保护，做好防火、防潮、防盗建设，查阅过程小心、细致，避免纸质档案破损。

（三）加强干部人事档案信息化建设

高校干部人事档案的信息化建设是档案管理的必由之路，针对档案信息化建设过程中的问题，高校要从做好以下三个方面的具体工作。

一是要增强干部人事档案信息化建设的重视度，制定档案信息化建设规划，加大相关经费支持，加强档案信息化硬件软件基础设施建设，如涉密计算机、快速扫描仪、档案信息系统、安全防护软件系统等。

二是要建设档案信息化工作队伍。一方面要加强档案信息化培训，现有的干部人事档案工作人员要学习档案信息化相关知识，不断提升工作人员的信息化思维和信息化能力;另一方面，高校可以根据干部人事档案信息化建设需要，配备具有档案信息化相关专业背景的人员，充实档案管理工作队伍，由专业的人员负责档案信息化建设，同时在日常工作中加强与其他档案管理人员的交流学习，相互促进。

三是构建信息安全保护系统，通过身份识别、加密技术、防火墙、分级保护等各种手段，加强干部人事档案信息安全防护，同时做好日常的监控、检测，及时妥善解决相应问题。

参考文献：

[1][3][4]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例.[EB/OL].http：//dangjian.people.com.cn/n1/2018/1129/c117092-30431229.html.2020-7-1.

[2]中共中央.党政领导干部选拔任用工作条例.[EB/OL].http：//www.xinhuanet.com/politics/2019-03/17/c_1124245012.htm？baike.2020-7-1.