分析高校基建档案管理存在的问题及对策

■

/天津机电职业技术学院

一、浅谈高校基建档案管理工作的特征

(一)专业复杂性和独立性成套性

首先，因为高校基建工程需要经过很多复杂的程序，并且要花费较长的工期，工作任务较重，所以在进行档案管理工作的过程中会涉及到各个不同部门的不同领域，工作的环节和专业的内容也会有所不同，也就是说，高校的基建档案管理工作实施的专业性和复杂性非常明显。除此之外，高校基建档案工作是一个有机整体，所以需要单独归档整理档案，并且这些基建档案中基本上每个都有五个方面的内容：首先是应用在基建工程建设初期的依据性的文档资料、其次是一些可以在工程设计阶段使用的基础性文档资料、然后是在实际施工过程中可以使用的过程性文档资料、之后是在工程完工时总结工程的结论性文档资料，最后是辅助整个工程的辅助资料等等，因此高校基建档案管理还有一个特征就是独立成套性。

(二)运动变更性和来源广泛性

高校基建档案的记录方式是动态的，其随时可以根据工程实施的实际情况进行调整，比如，如果在实施基建工程的初期发现问题，就要工作人员及时修正方案，并且也变更对应的图纸档案。另一方面，由于高校基建项目涉及了很多内容，因此设计单位、施工方和供应方、质量监督部门等等部门都会有相应的资料档案，所以高校基建工程的档案资料来源非常广泛，具有明显的来源广泛性。

(三)现实实用性和整体阶段性

作为最直接和最本质记录高校基础建设工程的手段，高校基建档案具有高度真实可靠的内容，能为高校建设管理提供有效的参考依据。而通常都是具体记录基建工程的不同阶段和进度进行的，因此其具有显著的程序化特点。除此之外，由于高校基建工程的实际建设过程比较复杂，所以也需要花费较长的周期形成对应的档案。

二、浅谈高校基建档案管理中存在的不足

(一)档案材料不完整，高校档案管理重视程度不足

由于高校基建工程具有一定的特殊性，所以参与这个工程的单位有很多，这个工程涉及的专业也比较广泛，并且需要档案管理人员整理归档的文档资料套数也比较多，以上各种因素导致高校基建档案有非常大的数量，并且操作起来很复杂。但是很多高校在实际工作中并没有保存完整的基建档案，有一些档案是有相关的承包部门和技术人员保管的，还有一些材料因为没有及时整理而遗失，导致高校没有成套、系统和完整的基建档案资料，这对高校基建档案管理的质量有很大的影响。除此之外，高校并没有很重视高校基建档案管理，对基建档案管理工作的重要性还没有充分的认识，导致在收集、整理和编制高校基建档案资料的过程中容易随意对待，没有采用规范的方式记录相关资料，甚至有些档案资料还会因为管理人员多次涂改而面目全非。

(二)档案管理人员的工作效率不高

在日常管理高校基建档案工作的过程中，高校重视程度不足这个是最严重的问题。主要体现为：首先，基建档案管理制度不是特别完善。很多高校并没有实施岗位责任制全面管理档案资料的收集、监管和使用等环节的工作，严重影响了整个管理工作的正常开展。其次，归档的档案资料不足。高校基建项目实施过程中任何环节出现问题都会严重影响收集整理档案资料，再加上归档工程资料需要很长的时间，设计的领域也比较广，所以导致高校归档的档案资料并不多。最后，归档的档案资料质量不强。类似施工图纸和报审文件等使用频率比较高的基建档案，在使用过程中很容易被损坏，如果没有及时归档，会造成无法挽回的损失，对高校基建档案的整体质量都有极大的影响。

(三)档案管理人员的素质有待提升

虽然高校专门配置了管理基建档案的人员，但是由于这些工作人员没有很强的管理能力，并且缺乏管理素质，所以导致档案管理的效率较低。一方面，收集整理基建档案需要根据工程的实际情况进行，随时更改相关的档案资料，但是很多档案管理人员并不熟悉工程建设项目，或者业务能力不足，在工作中不能有效地分类归档相关资料，导致录入的相关档案资料和项目的实际情况不匹配。另一方面，在保管和借阅档案资料方面，一些档案管理人员并没有严格控制和监督，导致会因为没有及时归档资料甚至丢失相关资料，从而极大地降低了基建档案的使用利用价值。

(四)管理信息化程度低

在信息化时代发展的背景下，很多高校开始利用数字化信息技术进行基建档案管理。但是根据相关实践表明，高校的基建档案信息化建设还处于初级阶段，比如，保存档案资料的方式还是使用纸质，记录和分类统计相关资料还是使用人工的方式，这种方式很容易出错并且耗费的时间长；档案管理人员并没有熟练掌握计算机信息技术，难以有效落实信息化管理。

三、浅谈进行高校基建档案管理的策略

(一)高校要高度重视档案管理工作，设立专门的管理机构

通过设立专门的管理机构可以有效提升高校基建档案管理的工作水平。想要顺利开展高校基建档案管理工作，需要高校领导者高度重视这个工作，明确其对学校管理的重要性，全面支持基建档案管理工作的各个环节，比如，充分发挥基建档案管理部门的作用，有效监督整个项目的各项工作，保证收集整理成套、系统和完整的高校基建档案资料。

除此之外，高校还应该不断宣传基建档案管理工作，强化相关管理人员的工作意识，通过这种方式有效开展高校基建档案管理工作。

(二)档案管理部门要从思想上重视基建档案管理工作

高校基建档案管理部门应该重新审视基建档案管理工作，不要停留在以往的被动运行状态，不断完善档案管理工作的理论和制度，规范档案的日常管理工作，特别是要记录最真实的档案资料数据，优化收集归档和后期利用档案资料等环节的工作。同时，为了提升内部管理人员的竞争意识，档案管理部门要采取竞争上岗制度提升工作人员的积极性，使其在工作中经常清理废弃档案资料，并维护有价值的资料，为了使广大民众了解档案管理知识，要做适当的宣传，为高校基建和教学工作提供完善有效的档案资料。

(三)提升档案管理人员的专业能力和业务素质

为防止档案管理人员在收集归档档案资料的过程中因粗心没有收集完整而遗漏资料，高校基建档案管理部门应该采取有效措施培养专业技能较强的档案管理人才，并且要求这些人才要懂得基建工程的相关内容，只有培养这种综合性较强的人才，才能帮助高校紧密跟踪和完整收录相关的档案资料。具体来说，高校可以对档案管理人员进行定期培训，通过这种方式慢慢地提升档案管理人员的业务素质。比如，高校可以在档案管理人员正式上岗之前让其明白档案管理工作的重要性，并且坚定他们的工作信念，高校在管理人员工作中要不断对其进行培训，使其能始终保持高昂的工作热情，并且确保工作流程的规范性，提升他们的工作效率等等。只有当档案管理人员经过专门的培训，才能在工作中及时、高效、完整和规范地完成自己的本职工作。

(四)高校要不断加强基建档案的信息化管理

随着信息化时代的发展，要求高校基建档案管理必须要实现信息化管理，因此档案管理部门以及内部的所有管理人员必须学习掌握并熟练操作计算机和互联网技术，只有全体管理员工能使用这种先进的软件信息管理系统管理档案资料，才能更好地推动高校基建档案管理的数字化啊管理。比如，因为高校成立的时间比较长，所以以往很多档案资料已经被严重损坏，为此，高校基建档案管理人员在平时的工作中可以利用各种大型分辨率比较高的扫描仪对这些档案资料进行数字化处理，通过这种方式可以最大程度的保证高校基建档案资料的完整性，从而有效地保障高校档案管理工作的发展。

四、结语

综上所述，高校基建档案管理工作具有一定的难度，并有其独特的特点。解决这些问题需要各高校采取有效措施针对性的解决，通过这种方式才能科学规划和发展高校基建档案管理工作的前进之路。