城市给排水工程档案资料管理探究

何芳

摘 要：随着我国经济高速发展，人民生活质量日益提高的同时，对城市给排水工程的要求也越来越高，工程越来越多，工程难度也越来越复杂。众所周知，城市给排水工程埋在地下和建筑物中，肉眼无法识别，十分隐蔽。因此，给排水工程档案的真实记录十分重要。城市给排水工程档案数据的管理工作应更加重视其档案数据的收集。各城市要加强档案资料管理，全面收集城市给排水档案，以确保城市给排水档案的完整性，从而实现城市给排水工程的资料全面覆盖。建立规章制度，明确职责，严格管理，确保给排水工程档案的有序管理和数据管理。加强信息化和数字化建设，提高给排水档案管理的标准化和可行性。加强给排水档案管理人员的培训，进一步提高工作人员的素质。本文主要分析了城市给排水工程档案数据采集和组卷要点，提出了如何做好城市给排水工程档案数据整理的几点经验，对实践具有积极的指导意义。

关键词：城市给排水;问题;供排水工程

引言

建筑档案管理是施工管理工作的重要组成部分，也是记录施工人员信息、财务支出信息和工程进度信息的重要工具。但是，由于我国市场经济的发展滞后以及建筑管理的不完善，建筑业的档案管理存在很多问题。这些问题阻碍了企业的正常发展。在施工过程中大多数施工管理团队没有专职的文件管理人员，即使有人负责，也只是使用传统的管理方法，从而导致重要文件（??如重要签名和证书）的收集不完整。传统管理主要是人事管理，施工档案管理人员通常只是兼职，导致档案审查工作疏忽，无法准确记录相关数据和文件，导致记录的文件内容缺失。另外，建筑工程本身就需要大规模的人力劳动，需要收集和存档大量的信息。在现阶段的发展过程中，传统的档案管理措施已无法满足整理需求，想要继续发展就离不开专业人才，高素质的管理人才能保证整个行业持续发展。从建设工程档案管理人员的就业现状来看，中小型建筑公司的档案管理主要是企业内部员工兼职工作。他们的本职工作可能是会计或是老板，很少有独立的文件管理人员。有些大型建筑企业虽然有独立的档案管理人员，但还是缺乏专业的复合档案管理人员。企业管理应该以现代技术和经济为基础，应朝着科技化、信息化、精确化、快速化方向发展，但是传统的档案管理人员无法适应现代企业的管理要求，以往采用的传统的计算机输入法或纸件注册方式的方法不能依靠互联网和其他现代技术，因此需要现代科技与档案管理相结合的新型管理方式正式纳入经济发展的大趋势中。

一、城市给排水工程档案资料的收集

1.施工前的资料收集

根据《建设项目档案整理规范》《建设项目文件归档范围和保管期限表》等有关规定，给排水工程建设前收集的文件范围主要包括：给排水项目的基本信息、招标文件、投标文件、可行性报告、设计数据图集等。其中，给排水项目立项批复、变更报告、计划下达文件等是基本信息资料。招标文件主要包括反映整个给排水工程的招标和投标方面的文件材料，如招投标备案文件、招投标公告、招投标文件、中标通知书等。工程设计图集包括初步设计图和给排水工程的施工图设计等。

2.建设中的资料收集

（1）施工单位文件。给排水工程档案馆的收集主体应当制定归档范围和收集整理的期限，并做好项目申请示、审批、征地拆迁等各项标准文件和各类合同的收集工作。（2）设计单位文件。按照文件顺序和专业进行累积，并在设计完成后及时将全套档案材料移交给施工单位，包括技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录等。（3）建筑单位文件资料。建设部门的文件数量占据了整个项目文件收集的主要部分，可以根据建设文件进程进行收集。收集和整理时应包括真实记录整个施工过程的文件资料，笔迹应清晰明了，图纸应整洁。（4）监督单位文件。关键是检查文件备案程序是否齐全，文件是否符合备案要求，特别是检查施工记录，检查测试单位和设计部门所递交材料的质量是否合格。

3.竣工验收资料收集

给排水工程建设调试完毕后，监察、建设等部门要根据施工情况、给排水行业的规章制度和标准以及与之签订的合同，准备施工完成的项目文件，这些文件都是资料数据收集的重点。给排水工程完工时需要收集和整理的文件材料包括施工综合管理文件、原始记录和质量评估文件、工程测试记录文件、竣工图纸、材料质量保证书、消防文件、计划、设计文件、环保文件等。重要的是核实施工图纸、设备技术文件和施工文件，以及竣工验收等各方参加的验收委员会的会议纪要、验收委员会名单和签字等的完整性和准确性。

二、城市给排水工程档案资料的组卷

1.设置用于综合管理文件的文件

给排水工程的申报、批准、可行性研究报告、征地拆迁、招标、合同、建设、竣工验收等综合管理文件的顺序应符合：组织同一问题按年代顺序;试卷集中在工程部质量评估表和统计表中;子项目组织子项目质量评估表、项目质量检验报告、测试和检验报告等;重大工程质量事故另行处理;安装、调试和随机文件根据设备设置文件进行分组。

2.监督文件

监督文件包括基础文件和监督文件两部分。其中，基础文件主要是指监管机构及其业务发展的权威来源。如给排水工程实施细则的监督。基础监督文件的组卷应按专业顺序排列。如施工监督、环境保护监督、档案信息管理等文件。另一方面，主要是监管文件。这种文件反映并记录了在给排水工程的监督过程中形成的文件和材料。对于此类文件，应根据使用语言的时间来组织。

3.图纸主要由施工图和竣工图组成

可以根据设计图纸目录的顺序排列。如果施工图或完工图的数量很少，则可以将它们组成一册，并可以根据设计图目录的顺序进行组织;如果可以将它们分成几卷，则应根据专业进行组织。当竣工图与施工图数量不一致时，应由改组人员填写目录，并保留施工图原目录。

三、城市给排水工程档案资料管理工作的优化建议

1.进一步重视城市给排水工程档案资料的采集

城市的给排水工程档案是城市发展的见证者，作为城市发展的凭据，见证了城市从无到有、从小到大的发展历程，给排水工程也随着城市的进步而得到了进一步的发展，地下管网愈发丰富与规范。同时，也要对给排水工程的档案资料予以重视，做好收集和管理工作，将档案管理和工程建设同步进行，避免在城市建设开始阶段没有及时记录，在对管网进行维修的过程中避免因记忆而造成的粗暴式施工，保证管网建设能够顺利进行。目前，城市的给排水工程档案资料的整理并没有及时与工程建设相匹配，同時对工程建设的重视力度也大于对档案资料的整理，所以更应该引起对档案资料管理的重视。在项目工程建设的过程中同时开展给排水档案资料的管理工作，将档案资料管理工作纳入到工程建设的计划、质量管理体系及岗位责任。另外，还需要加强给排水工程建设过程中档案资料管理的宣传力度，提高给排水工程工作人员对档案信息采集、整理的能力，通过培养学习掌握档案资料管理的科学方法。与此同时，因为给排水工程包含的档案种类繁杂，涵盖了技术参数、硬性指标，这就需要工作人员具备专业的技术能力，在学习专业的技术知识的同时还需要学习工程建设的有关知识，以便于分辨有用的档案信息来指导技术人员进行信息收集。另外，还需要形成人人重视档案资料的氛围，养成人人会进行档案信息收集的能力，切实保障城市给排水工程档案资料管理工作顺利进行。

2.建立健全完善的责任体系，保证给排水工程档案资料的管理工作可以稳步开展

在进行档案资料的整理过程中，如果缺乏了相应的制度体系，就会引起档案资料管理混乱。给排水工程的建设方，以及建设单位的档案管理部门应该实行统筹部署，建设方应该起到档案资料管理总负责的作用，项目进行中做到统一管理、统一领导，按照统一标准，执行统一制度。参与建筑的单位应该做到档案资料管理的前期控制工作，落实责任制和责任追究制，明确分工，合理调配人员、经费等。同时，还需要以档案管理机构为核心，工程技术部门、参建单位共同辅助进行，尤其是要放大合同管理作用，在签订合同的过程中要明确好档案资料管理的责任，尤其是项目文件的质量要求、套数、归档范围和整理标准提出的相应条目。在进行评价和考核的过程中，要将给排水档案资料管理工作水平也纳入到考核中，严格按照要求进行档案信息的收集和整理，把好出口关。根据《建设项目档案管理规范》中 “项目文件是否要求管理和归档作为合同款支付的前提条件” 的要求，在必要阶段，可以延缓支付合同款项。在建立管理责任制的同时，建设方还要根据项目管理的要求来制定相应的档案资料管理制度及分类方法规范。

3.提升档案管理人员的业务能力和工作素质

给排水工程随着社会的不断发展而逐渐扩大，给排水工程需要应对的问题越来越多，档案资料管理工作强度也越来越大，如果仍然保持对档案资料管理工作不重视的态度，随意分配人员进行管理，就会导致档案资料管理工作步伐跟不上工程建设的脚步，导致工程的后期质量方面受到影响。因此，應该重视给排水工程档案资料管理人员的业务能力和工作素质。要通过选拔或考试，来选择那些熟悉档案资料管理工作和工程建设工作的人到该岗位上，通过不断的培训和学习提升管理人员的工作水平，从而拓展他们升职加薪的渠道，调动他们的工作积极性，提升管理人员的综合能力，带动给排水工程的稳定发展。

（1）在思想上要高度重视城市给排水的工作意义，这项工作既是一项民生工程，也记载了一座城市的发展历程。给排水工程的档案资料收集整理工作同样需要记录到重要议事的日常上，将其与工程建设同步进行，保证给排水工程建设到什么程度，档案资料收集和整理工作就要进行到什么程度。同时，也要着力实施“一把手”工程，将给排水档案整理工作也安排到工程项目建设的整体工作中来，建立档案整理工作小组，保证工程建设中的监理、施工、建设等多个负责人共同参与其中，遇到不同的问题时，及时向各个部门的负责人尽心咨询，形成定向收集的方法，并要保证档案资料整理工作严格落实。

（2）在内容上要严格依照城市给排水档案资料管理要求的标准和规范执行，根据《建设项目档案管理规范》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《建设项目文件归档范围和保管期限表》等规范来保证内容上收集到的档案资料能够尽可能的全面覆盖，没有遗漏，保证但按资料的全面性和整体性。

（3）在制度上，要根据《建设项目档案管理规范》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等相应的规章制度，结合实施的给排水工程项目进行统一管理、统一领导，严格执行给排水档案的收集整理。其他参与部门也要做到档案资料的收集与质量把控，根据相应的项目文件要求，严格控制和收集信息，并将相关资料交至建设部门。

4.加强信息化、数字化建设，提高给排水档案资料的规范性和可行性

传统的给排水档案管理模式已经在时代的飞速发展中成为了前浪。更新、完善、增添信息化技术，利用工程图纸扫描仪等各类先进的扫描设备可以建立一套完整的声像控制、播放设施、媒质管理系统。不光可以利用先进的扫描设备，还可以将信息化工作运行过程中出现的问题进行进一步的改进和优化，使其更加符合工作实际，并应用到各办公环节中。全面提升档案资料管理信息化水平，将数字化信息化技术应用到传统的档案资料管理工作中，不断通过电子信息实现给排水工程档案信息系统的资源整合与共享。

四、结语

随着我国经济的飞速发展，城市给排水工程也越来越多，工程越来越复杂。城市供水网络是城市市政基础设施的重要组成部分，是城市居民生活和工业生产的基本条件。但是，给排水工程基本都是埋在地下和建筑物的实体中，具有隐蔽的特征，仅凭肉眼无法识别。同时，各种通讯电缆、天然气管道和下水道管道都紧密缠绕，纵横交错形成了城市地下蜘蛛网。因此，给管道爆炸和漏水事故的处理以及管网的更新、规划、改造和新建构成了相当大的困难。在某些地方，施工人员在不参考供水网络档案材料的情况下，盲目地规划和开挖，经常出现挖了再建，建了再挖的情况，这就给居民的生活和城市管理带来了很多不便，并浪费了很多人力、物力资源。另一方面，由于以前的给水管道和煤气管道都是铸铁管道，没有任何标识，所以施工期间给水管道和煤气管道难以区分，施工错误会造成危险后果。因此，在城市建设和管理中，要注意供水管道档案的管理，真正记录给排水工程档案尤为重要。简而言之，城市给排水工程档案数据管理的质量与企业发展的未来息息相关，必须给予重视。

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（作者单位：宁海县水务集团有限公司）