浅谈国有文物商店文物征集的内部控制

摘 要：文物是博物馆赖以生存的基础，是博物馆开展各项业务工作的核心，文物征集是博物馆获得藏品的主要途径之一。文物商店是国家设立的文物事业单位。它的主要任务是通过商业手段，收集流散在社会上的文物使之得到保护，为博物馆（院）和有关科研部门提供藏品和资料。文章从文物征集流程着手，探讨文物征集过程中的内部控制和相关对策。

关键词：文物征集;内部控制;进销存

文物商店文物征集业务分为文物收购和销售两个环节。文物收购环节是从社会和市场进行文物征集，收购流散文物;文物销售环节主要是为博物馆文物征集提供藏品。

以某省级文物商店为例，年度内采购业务100%为文物收购业务，销售业务80%来自为国有博物馆文物征集提供藏品，库存文物金额占到了资产总额的60%以上。对文物商店来说，文物征集业务是其核心业务，库存文物是其核心资产，建立和加强相关内控制度，刻不容缓。

一、 文物商店文物收购环节的内部控制

文物是文化发展的历史见证者，是国家的瑰宝。文物是博物馆陈列展示的灵魂，是科学研究的基石，是宣传教育的载体。文物商店收购文物的主要目的是为国有博物馆文物征集提供藏品，其收购文物的原则要本着因需要而收购，因对路而收购，因功能性质而收购，做到有的放矢。

目前，文物市场竞争激烈，文物造假手段层出不穷，藏品鱼目混珠的情况比比皆是，文物收购必须慎之又慎。文物商店收购文物控制点通常包含以下八点：其一，计划。其二，货源。其三，价格。其四，鉴定。其五，协议。其六，验收。其七，入库。其八，支付。

文物收购内部控制的内容

（一）文物收购控制制度

1. 制订计划

为文物征集收购文物是文物商店的主要业务活动，通常涉及资金量较大，且文物为特殊商品，属“三重一大”事项。为确保迎合博物馆文物征集要求，同时也能避免产生过量采购，造成藏品积压。文物商店的文物收购一般应在有博物馆文物征集需求的前提下，召集班子成员，纪检，业务，藏品管理，财务等相关部门召开专题研讨会议，集体研究决定。如经过集体讨论同意进行本次文物收购，需确定收购文物的类型，收购文物的预算，收购文物的具体负责人和业务部门。

2. 组织货源

货源主要来源于本店的文物库存，其他省市的文物商店，各大文物艺术品拍卖会，文物古玩市场。应根据博物馆征集的要求、功能性质、成本等因素来选择货源。

3. 比较价格

依据收购文物的类型、质地、年代、尺寸、品相等特征，在市场上横向比较类似文物的实时价格;在“雅昌拍卖”等国内外专业拍卖数据库进行搜索查询，纵向比较类似文物历史成交价格，以此确定收购文物的价格范围，并作为价格谈判的依据。成交价格应与文物供应商多次协商谈判。供应商和最终价格的确定应集体开会决定，并形成会议纪要，尽量降低成本，防止利益输送。

4. 专家鉴定

组织非本单位的文博专业副研究员级别以上的专家数名，组成鉴定专家组，对准备收购的文物进行专业鉴定。由鉴定专家组出具包含对该批次文物真伪、年代、品相、级别、估价判断的文物鉴定报告书。对出具保留鉴定意见的文物，应排除在此次文物征集之外，避免造成国有资产重大损失和可能产生的负面舆情。

5. 签订协议

与文物供应方签订征集协议，内容包含文物品名及基本信息、文物价格及支付方式、甲乙双方权利及义务。同时，供应方为法人单位的需粘贴营业执照复印件，自然人需粘贴身份证复印件，为所收购文物来源留存源头追溯记录。

（二）文物验收入库控制制度

1. 验收文物

由文物供应方将收购的文物运送至文物商店库房，由文物商店文物收购负责人及收购经办人、藏品管理等部门联合对文物进行验收。依据征集协议，对照实物，核对文物品名、年代、规格尺寸、品相等关键信息。验收合格后，由收购负责人、收购经办人签名确认。如有和协议清单内容不符文物，应当场拒收。

2. 文物入库

由收购经办人编制收购清单，清单内容包含采购方式，供应商名称、日期、文物名称、规格尺寸、数量、计量单位、收购价格等，由收购负责人审核签字后，与收购文物一并交付藏品管理部门办理入库。藏品管理部门依据收购清单接收文物，核对验收无误后，对文物进行编号并拍照存档。根据清单在ERP系统中填制文物采购入库单，在ERP系统中对征集文物进销存进行全流程监控管理。

（三）支付控制制度

文物验收入库无误后，由收购负责人填写货款报批单申请支付收购款。货款报批单应包含以下附件：征集协议、送货清单、收购清单、采购入库单、鉴定报告书、会议纪要、销售发票。货款报批单由收购经办人、收购部门负责人，分管领导、总经理签字后，交由财务部门支付收购款。收款方必须与协议签订方、会议纪要记载供应商、销售发票开具方一致。

二、 文物商店文物销售环节的内部控制

文物销售环节主要是为博物馆文物征集提供藏品。博物馆为发展展览与研究工作，要不断开展文物征集工作，使更多具有历史性、科学性以及艺术价值的文物能够陈列在博物馆中。文物的征集看似简单，实际上存在很强的专业性。文物市场竞争激烈，真伪并存、需要更接近市场的文物商店甄别收集流散文物，提供给博物馆。

文物商店為国有博物馆文物征集提供文物藏品控制点通常包含八点，其一，计划。其二，鉴定。其三，价格。其四，竞标。其五，合同。其六，收款。其七，出库。其八，移交。

三、 文物销售内部控制的内容

（一）文物销售与收款控制制度

1. 制订计划

根据国有博物馆发布的征集公告，召开专题会议，制订相关文物销售计划，包括销售文物类型、数量、销售价格范围、利润测算等。

2. 鉴定文物

文物商店应保证藏品来源的合法性，并严格遵守《中华人民共和国文物保护法》《中华人民共和国文物保护法实施条例》。应配合征集方组织的待征集文物鉴定工作，协助征集方制作鉴定报告书、鉴定文物清单。

3. 协商价格

应与征集方商谈销售价格，并经业务工作会议集体讨论决定，确定最终交易价格。

4. 参与竞标

如征集方的国有博物馆采用政府采购方式征集文物，文物商店应认真准备相关投标文件，响应招标文件要求，参与竞标。不得采取围标、串标等非法方式参与竞标。

5. 签订合同

在与征集方协商一致或中标后，应于征集方签订文物征集合同。合同内容包含征集文物的品名及基本信息、文物价格及支付方式、甲乙双方权利及义务等。

6. 收取货款

征集方应在签订合同后，根据合同约定的付款时间和支付方式支付货款。文物商店在收到货款后，开具销售发票给征集方。

（二）文物出库移交控制制度

1. 文物出库

藏品管理部门根据销售部门开具的销售清单，在ERP系统中填录销售出库单。藏品管理人员应根据出庫单提取文物，并与销售经手人逐一进行核对后，分别在销售出库单签名确认。出库文物应认真打包，做好防盗防摔防水等措施，避免移交过程中的遗失或损坏。

2. 文物移交

文物移交应由藏品管理人员、业务销售人员以及单位保卫人员一起，采用稳妥的方式运送至合同规定的征集方指定地点。在移交时，应与征集方接收人员一起开箱验收，对照合同清单逐一钩稽，核对无误后，移交双方人员在移交清单上签字确认。

文物是国家的瑰宝，是历史文明的物化。征集文物就是保存历史文化遗产。文物征集过程涉及政府采购、文物鉴定、资金收付、文物进销存等环节，应该严格根据国家有关法律法规和文物征集管理办法来操作。为防止文物征集过程中产生利益输送、徇私舞弊;防止造成国有资产重大损失，文物商店应严格按照文物收购与销售等文物征集相关内部控制制度进行。

参考文献：

[1]王娟.探索国有新建博物馆进行文物征集的有效途径[J].中小企业管理与科技，2018（11）.

[2]钱书琴.如何做好纪念馆的文物征集工作[J].才智，2014（2）.

[3]张景辉.民族民俗文物征集与博物馆发展趋势探讨[J].中小企业管理与科技，2014（10）.

作者简介：

罗佳，湖南省文物交流鉴定中心。