自来水公司电子档案管理措施探讨

诸晔华

【摘 要】随着科技的不断发展，近几年间电脑科技的发展尤为迅速，其中衍生出来的各种应用遍及社会的方方面面。自来水公司的管理制度在新时代的背景下也跟随时代的脚步，需要档案电子化，用电子档案的新模式对公司内部的信息进行管理，这种新型管理模式有方便快捷、存储量大的特点。

【关键词】自来水公司;电子档案管理措施;探讨

1.自来水公司电子档案

自来水公司由于工作的特殊性，档案中的信息量较多，信息之间的联系也较为复杂，使用电子档案对自来水公司的信息进行管理能有效地把信息理顺、合理分类，将信息妥善保存。因此建立电子档案对于公司而言是势在必行的。

2.电子档案可能发生的问题

电子档案在管理中最常出现的问题就是电子档案的安全问题，电子档案虽然容量大，可存储的信息多，但由于信息没有延续性，可能会发生信息丢失和信息泄露的事故，导致自来水公司的经济受损。这些电子信息的存储没有过去的纸质档案管理的安全性高，在管理上应该多注意电子档案的安全问题。

2.1容易发生电子文件被改动的问题

传统的档案如果被他人修改会在纸质档案上留下一些痕迹，从而“有迹可查”，但相较于传统档案，电子档案被改动后不会留下痕迹，对于自来水公司来说，在传输文件的过程中可能会被他人改动，造成文件的可信度下降，资料的错误会造成自来水公司的经济受损。

2.2电子档案原始文件的管理

电子文件在被打开后，就会出现电子文件中的信息和内容，由于文件可能在使用的过程中被多个设备一起打开，这样就难以判断打开后的文件哪一个是原始文件，如果在不能判断的情况下回收原始文件就有可能出现错误。

2.3电子文件的格式问题

电子文件在管理中，由于目前受到电脑技术的约束，对时常更新的与电子档案相关的软件、硬件的不适用，可能会降低电子文件的真实性。

3.电子档案管理的优势

3.1降低工作强度，提高工作效率

由于电子档案管理的一系列操作都是通过计算机进行的，相比于传统的纸质档案的管理，这就大大增加了档案的处理速度。而且计算机具有能够同时快速处理一定数量的数据的优势，大大缩短了文档的管理周期，提高了工作效率。而且由于电子文档主要都是通过计算机进行处理和操作的，相对于传统文档由人力做主导，这就大大的降低了工作人员的工作强度，工作人员现在只需点击几下鼠标，就能够完成之前需要很长时间才能完成的工作。从而有效地提高了管理水平，便于电子文档的检索利用。

3.2有效防止管理过程中的遗漏

因为对于传统的纸质文档进行管理时，这些操作都是通过人力完成，就存在着可能整理不全面或归档的遗漏情况，而且出现此种情况时，档案管理人员只能对已经封装好的档案进行拆装重做，增加了工作量。但要是通过计算机进行处理时，文档是服务器直接进行处理，很难发生漏掉某一文档的情况，而且为了查缺补漏，档案管理人员只需点几下鼠标，就能完成相应的操作，省时省力，提高了工作人员的效率。

3.3有效提高了文档的保密性

之前对于传统纸质的文档进行查阅时，是将包含查阅内容的整个问卷提供给相应人员，这就导致了其他与查阅内容无关的文档存在着泄密的危险，这一操作不符合文档管理的保密性要求。但是如果由档案管理人员翻阅出相应内容并监督查阅人员查阅，又相应地增加了档案管理人员的工作强度。如果是电子档案，就无需担心这一问题。在档案查阅者请求查阅某一档案时，要对其进行身份认证和权限管理，即要求得到档案管理人员审核通过时才能进行查阅，而且只能查阅其要求内容，这就更高效地满足了档案管理的保密性要求。

3.4大大提高了档案质量

能够使档案得到合理而有效的利用是档案管理工作的根本目的。而要提供给档案查阅者更有参考和利用价值的文档，就必须提高档案内容的质量。但是由于传统的纸质档案在进行存档时，是根据档案管理人员或相关部门人为设定一些标准进行存档，很难对档案的整理和归档制定统一的标准，这也就造成档案的质量良莠不齐，大大降低了档案的借鉴和参考价值。而且在对传统档案进行归档时，繁杂冗余的工作占用了档案管理人员的大量时间，使得档案管理人员没有充足的时间来提升自身的素质，使得档案的质量受到了很大的影响。但是通过计算机进行操作却有效解决了档案的质量问题，而且可以通过计算机可以对档案的价值设定全面的标准，通过计算机进行筛选操作，大大提高了档案的质量，而且使得工作人员从复杂的工作中抽取出来，有更多的时间和精力提高自己的工作素质。

4.如何做好电子档案管理应用

4.1建立完善的电子档案管理标准和体制

为了使电子档案的管理有法可依，应该建立完善的电子档案管理标准和体制，从根本上保证电子档案管理的规范性。在对电子档案管理的制度进行制定时，首先应该将文件管理和电子文档两者进行统一的管理，因为电子文件是电子文档的基础组成部分，只有先从基础上进行规范操作，才能更有效地保证电子文档的规范、正确和真实。然后将电子文档的前期管理工作纳入到档案管理部门的职责，在统一的指导和监督下确保文档的整个操作环节的规范。最后，档案接收部门也应该设立相应的检测规范，保证电子文档的原始和真实。

4.2严格控制电子档案的转换性

由于电子文档是通过计算机对其进行操作的，就需要其能够在不同的载体之间进行相互转换。所以电子档案的可转换性是保证电子档案能够得到长期保存的基本条件。但是由于电子文件存在着内容既使被修改也毫无痕迹的特点，且对电子文档只需要进行简单的复制和粘贴工作就能够做到对其内容的传播，从而使电子文档的真实和原始无法得到充分保障。这就需要我们对电子文档进行更复杂和高级的操作。而且电子文档的承载介质存在着易老化的缺点，这就需要在一定时期之后对电子文档进行转化保存。以上这些，都对电子文档的转换性提出了更高的要求。

4.3做好管理过程中的管控

要想做好对电子档案管理的操作，不仅应在其他外部条件上加强规范，也需要档案管理人员根据企业实际情况，有针对性地制定出一套更加适用于本企业电子档案管理的制度，以此来规范电子档案管理过程中的操作，做好过程控制。首先，应该设定档案管理权限，即规定哪些人或哪些部门对哪些内容有相应的操作或查阅权限。然后，要做好文档传播过程的监控，保证文档不能进行拷贝以及传播之后不改变其原始性。最后，要加强电子档案使用过程中的监控，对文档信息的安全等级进行分层次加密，而且要对文档查阅有纪录，方便日后的查阅监控。

结语：

电子档案管理把推动档案信息化、数字化和高效化作为其工作的主要目标。在计算机技术迅猛发展的今天，要加强对电子档案的管理，不仅要注意电子档案的本质特点，还要加快电子档案管理相关的技术和硬件建设，建立完整的电子档案管理制度，培养高素质的信息化电子档案管理人才，加强电子档案管理各个环节过程的相互衔接以及加强电子档案管理有关部门的高效和及时沟通。只有这样，才能在信息化高速发展的今天，快速准确地向社会和国家提供更有价值的档案。

参考文献：

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