科研事业单位经费全过程管理信息化探索

戴经纬 石婉璟

一、科研事业单位经费管理信息化必要性

近年来，国家不断深化科技体制改革，坚持以人为本理念，不断推进“放管服”改革，要求不断给科研人员松绑，破除一切体制机制性障碍，而科研事业单位当前经费管理理念及手段仍然相对落后，报销繁杂现象普遍存在。因此提高财务工作效率和服务能力，是当前科研事业单位亟待解决的紧迫性任务。而经费管理信息化是提高财务服务能力的重要措施。信息化网络缩短了业务办理时间和空间，实现项目经费信息在更广泛范围集成共享，有利于提高财务管理和项目管理工作效率。

二、科研事业单位经费管理信息化现状

（一）收入管理

传统的收入管理流程是当科研项目经费到账时，财务管理部门通过纸质到账通知单（含来款单位、到账金额、来款日期等信息）通知科技管理部门经费到账信息；科技管理部门收到相关信息后，进行项目经费分配，邮件或电话通知科研人员办理项目经费追加事宜；科研人员到科技管理部门领取经费追加通知单（一式三联），到财务部门办理项目经费入账，财务人员根据手续完整的经费追加通知单（科研人员和科技管理部门人员签字），办理项目经费收入核算。传统的收入管理流程效率低下，主要表现在：财务人员、科研管理人员都需要提供纸质单据在不同经办人员间流转，有时候纸质单据遗漏或丢失，这些都延长了经费入账时间；科研人员需要跑多个部门办理经费追加，有时候经办人员可能不在，消耗了科研人员的时间与精力。

（二）报销管理

传统的经费报销流程是由报账人员填写费用报销单经过课题组长、科研管理部门、所领导逐级审批后，才能拿到财务窗口办理报销。随着科技创新经费的不断投入，科研经费体量不断增加，这种报销模式已经不能完全满足各方需求及国家要求。主要表现在：第一，这种报销模式，报账人员经常来来回回找各相关人员签字审批，遇到个别流程环节中审批人出差，整个审批流程将无法进行，不仅浪费报账人员大量的时间，还严重影响了项目的执行进度；第二，这种报账模式，经常造成报账人员排队报销现象，环境嘈杂，财务人员审核压力较大，在人员集中的时候容易出现差错；第三，传统的报销模式，财务模块没有跟项目预算模块相关联，靠人为地去控制项目预算，经常在结题阶段，项目支出出现超预算现象，导致大量经费支出调账现象。

三、科研事业单位经费管理信息化设计

基于以上现状的分析，设计一套基于项目经费全过程管理的经费管理系统是M研究所当务之急，该系统关联网上报销、项目管理、收入模块，破除以往的信息“孤岛”现象。

首先，在收入等管理模块，将员工、项目管理部门、财务部门关联起来形成信息共享平台，流程如下图1所示。

图1 到账经费管理流程图

以上流程图的环节说明：1.到账经费维护。财务人员（出纳）建立经费到账单，可将网银中到账经费信息粘贴导入或手工维护，并维护收款的银行会计科目信息，辅助核算项根据收款信息自动带出。2.到账经费分配。科研项目管理人员或者财务人员可以根据任务书、合同直接对经费进行分配，并由财务人员进行分配会计科目信息，包括财务会计收入科目及预算收入科目信息。3.经费认领。财务人员将到账经费通知科研财务秘书认领后，员工通过待认领经费将到账经费认领到相应核算账号，认领申请提交业务审核。4.直接收款。员工将直接收到的款项在系统中建立直接收款申请，将直接收款分配到相应核算账号，申请提交业务审核。5.生成总账凭证。财务人员（会计）审核无误后分配收入及预算收入会计科目信息，审核通过后可生成总账凭证。

其次，在报销管理模块，采用电子化审批手段，流程如下图2所示。

图2 报销审批流程图

以上报销审批流程图的各环节说明：1.建立报销单。业务经办人员建立报销单，逐项填写报销信息，提交报销单进入后续审批环节，系统预先根据审批流程及审批权限自动流转，无需报销人员选择，自动提醒审批人员待批事项，待业务审核完毕打印报销单提交财务审核。2.业务审批环节。业务审批人员根据本单位财务管理办法，按照业务事项、报销金额、核算账号属性等条件确定业务审核流程，按照逐级审批方式完成业务审批，审批人核查审批意见、结果，审批通过后进入下一环节，否则退回报销人员修改后重新审批。3.财务人员审批环节。财务人员核对电子及纸质报销单，并确认财务会计科目与预算会计科目，可根据需要修改结算方式。4.付款环节。财务出纳确定付款日期完成付款，付款完成自动生成总账凭证。

新型经费管理系统具有如下优势。

第一，提高了经费全过程管理的高效性和准确性。审批人可以在电脑端和手机端进行各类业务审批，打破了时空的限制，大大提高了业务办理效率；以往业务经办人可能需要来回在各个部门间找人签字，手续不全的还得多次重复劳动，耗费大量的精力在业务办理上，线上审批使得坐在办公室就能办理各种报销、经费认领等业务，为科研人员节省了时间；对于财务人员，系统根据经费到账分配信息、报销填制信息直接生成对应的凭证信息，减少了以往手工制单人为差错。

第二，提高了经费收支信息的集成与共享。以往经费到账信息在科研人员、项目管理人员、财务人员三者之间存在着严重的信息滞后，财务人员知道了某笔到账信息，通知项目管理人员，项目管理人员再询问科研人员，一笔经费从通知到入账快则一个星期，慢则一个月，严重影响了项目的进展和执行。通过共享到账信息，使得项目管理人员、科研人员都能及时认领经费信息，线上审批后进行会计核算，这种共享信息带来便捷的同时，也提高了工作效率。以往报销附件的电子化没有上传至数据库，实行电子化审批后，审批人员基于报销人上传的电子附件进行业务审批，这些诸如合同、任务书、发票等信息在报销人员、审批人员、财务人员之间进行信息共享与集成，也便于日后项目的结题审计，查阅相关报销凭证。

第三，提高了科研事业单位内部控制的有效性。基于电子化经费管理信息系统，固化了流程，将单位的内控制度流程化、信息化，避免了以往跨环节、缺环节审批后报销情况的发生，使得内控执行更加有效，严肃了财经纪律。此外在报销环节，报销人员需要选择报销对应的项目预算科目，对于超支预算科目，将提醒项目人员无法办理报销，这种系统预算控制模式大大提高了预算管理水平。

四、科研事业单位经费管理信息化的建议

第一，全面梳理单位业务流程，制定相应制度。科研事业单位要在落实中央50号文件精神下，继续挖掘“放管服”潜力，精简繁琐不必要的流程环节，将制度流程完全借助互联网、大数据等技术固化在信息系统中，以提高办事效率。

第二，要注重业财融合，顶层设计。经费管理信息系统作为一个单位的独立子系统，需要与单位其他功能模块系统具有很好的兼容和集成，达到数据的流转和共享。在设计经费管理信息系统时，要考虑业务实际，注重财务和科研业务融合，实现各部门各环节联动，需要做好顶层设计，充分论证。

第三，建立信息化人才队伍。抽取单位各部门骨干力量组建信息化人才队伍，加强人才队伍培训，学习先进的信息化理念和手段，结合自身的业务知识，打造一支适应时代的人才队伍，为单位的信息化进程夯实人才基础。