技工院校档案管理如何提高实效性的探析

陈建龙

摘要：随着我国科学技术的不断发展，现如今档案管理工作已经从传统的文档式管理转变成为了信息化管理，档案管理工作发生巨大变化的同时对学校管理的服务上也提供了很多帮助。随着信息化技术的应用，档案管理工作更加需要建设出一支高素质的档案人才队伍，来保证学校档案管理工作可以顺利的实施。档案管理人才队伍是档案管理工作发展的前提和基础，同时对学校档案管理工作有着很好地推进作用。

关键词：技工院校;档案管理;提高实效性;解决策略

档案工作一直以来都是我国技工学校发展过程中非常重要的组成部分，对于我国的技工学校发展和信息保存有着很好地促进作用。档案管理工作可以有效的帮助我们保存历史、传承文明、服务社会，它是一项十分高尚的事业，因此加强档案管理人才队伍建设，全面加强学校档案管理工作的实力，对于建设技工学校档案工作而言具有重要意义。本文主要以技工学校档案工作为例，详细分析了提高档案工作质量的方法，希望可以为技工学校档案管理工作人员提供参考价值。

一、将技工学校档案管理进行信息化的重要性

我国一直以来都是采用比较传统性的管理方法来对学校档案实施管理。但传统方法存在很大的局限性，例如：以往的管理方式都是以纸质材料、照片、音频和影像的方式，并且是人力操作的方法，来对档案进行分类、整理、编辑、鉴定、统计等等。这种管理方法，步骤非常复杂，工作量大，致使相关工作人员不能对所有的材料进行高效的处理，大量的资源不能有效的利用，被搁置、被浪费，劳动效率不高，随着信息化时代的步伐，学校管理系统方面也逐渐变得繁杂，以往的档案管理方式已经不能够满足当代学校档案的管理需求。在新时代下，利用信息技术对技工学校档案实施信息化技术管理，已经成为技工学校发展的必经之路，如此既能减轻工作人员的工作量，又能极大提工作积极性、工作的效率。为此有关部门必须发展以信息技术为主的管理模式。对学校档案管理方面的资料进行收集、储藏并提供给技术人员利用。

二、技工院校档案管理提高实效性的有效策略

（一）、提高档案管理工作者的素质

档案管理工作者的人才队伍建设标准首先需要以人才的素质为标准，在选择档案管理工作人员的过程中，首先需要对人才的道德品质进行检查，判断管理人才是否有作案前科，是否在以往的工作过程中存在偷盗档案信息、玩忽职守、偷懒懈怠等情况，在确定了档案管理工作者的素质基础之后，才需要具体考察员工的工作能力。在后续的档案管理人才建设过程中，技工学校档案馆需要着重培养员工的基本素质，不定期的对档案管理人才的工作内容进行检查，判断档案工作人员是否有不符合规定的发生，同时还需要定期的展开以高实效性为核心内容的会议等等，从全方位的角度来帮助员工建设自身的高实效性。除此之外，高实效性的实施还包括着档案管理人员的工作素质，工作素质的最好表现就是员工的工作能力问题，技工学校档案馆需要加大对档案管理人才建设的资金投入，提高对他们的培训内容，让员工可以拥有出去考察学习的机会，开拓自己的眼界。同时学校档案馆需要明确的做好人才培养计划和长远规划等等，不断地引进新型的档案管理工作方法和制度，提高档案人才队伍的能力层次、创新能力以及业务水平，从高实效性来实现对人才队伍的多方面建设培养。

学校一定要对档案室进行大力投资，着重运用现代化技术进行办公，彻底实现档案管理信息现代化，要突破以往纸质档案的桎梏，要将档案逐步演变为微缩的载体形式。学校要逐步完成档案的规范化，要建立完善的档案信息管理体系，尽可能的方便工作人员调查具体情况，并且能够提示未归档的具体信息，同时自动向工作人员发送具体信息确保档案朝着信息化的方向发展，慢慢形成现代化的管理方式，为科学化的档案管理提供技术依据。进而达到提高技工学校档案管理整体水平的目的。

（三）、对技工学校档案管理理念和模式进行创新

要想实现技工学校档案管理思路的高实效性，必须要对管理理念进行创新，为更好地开展档案管理工作提供保障。

首先，相关工作人员要根据现代发展特点，对档案管理理念、措施以及系统等进行不断完善，从而促使档案管理工作更具现代性;其次，要对档案管理模式进行创新，可将现代信息技术与传统管理模式进行融合，在减轻相关工作人员工作压力的同时也能够提升工作效率及质量;最后，要提升相关工作人员的制度管理意识。

在开展技工学校档案管理工作的过程中，不仅需要相关工作人员能够对管理理念进行创新，同时还需要对管理模式进行创新，从而确保档案管理方法及流程能夠符合现代社会需求。因此，也就需要实行制度化、标准化管理模式，能够从宏观角度对管理工作的开展情况进行分析和把控，避免出现常识性错误，进而为各环节的顺利开展提供保障。

相关工作人员需要将管理理论与实际进行紧密联系，能够针对具体问题进行具体分析，对档案管理工作开展过程中可能出现的问题进行透彻分析，并据此制定出相应的解决方案，从而确保所开展的工作更具针对性，有效提升工作效率。

技工学校档案管理工作的相关领导需要对档案管理工作开展情况进行严格监督，并对人员进行合理分工，确保每一环节都有人员负责，进而提升档案管理工作的高实效性。

综上所述，怎样做好技工学校档案管理信息化，并将每一步措施落实到位，增强技工学校档案信息化资源的开发和运用，成为现阶段工作人员不断探索的重要任务。所有的措施都是为了给学校档案管理打下良好的基础，在目前这种信息化时代，伴随着科学技术的应用越来越广泛，以往老旧的档案管理方法已经不能满足现在的学校和老师的需求，所以我们必须要最大化的运用信息技术，建造一个系统化、标准化、健康化的信息档案管理平台。

参考文献：

[1]王宏韬，于光松，王卓平.科研档案管理对高校科研平台建设工作的作用[J].传媒论坛，2020，3（15）：115-116.

[2]韩璐.互联网下的中职学校档案管理的挑战与应对策略[J].才智，2020（18）：231.

[3]袁峰.民办高校二级学院规范建设本科教学档案的策略[J].科技风，2020（17）：250.

[4]张俊福.新形势下学校档案管理的现代化发展探析[J].黑龙江档案，2020（03）：68.