浅谈新时代如何做好声像档案征集工作

许跃飞

摘 要：开展声像档案征集工作有利于丰富档案部门馆藏档案资源为后世更好的保存历史见证影像。当前我国已迈入社会主义新时代，各级档案馆对声像档案征集工作越发重视，研究声像档案征集工作规律有利于总结有益的工作经验把征集工作开展等更加科学和规范。

关键词：声像档案;档案征集;归档;著录;编研

声像档案具有可视性、纪实性的特点能够真实记录时代变迁和人民群众生产生活的变化，在丰富多彩的档案世界里有着独特的价值。近年来无论是国家档案馆还是地方档案馆都越来越重视声像档案的征集工作纷纷开展了各种无偿或有偿声像档案征集活动，有的省市档案馆甚至不惜花费巨资远赴国外开展声像档案征集活动。这股声像档案征集“热潮”是社会各界对声像档案越发重视的体现，各级档案馆在征集工作当中也取得丰硕的成果使一大批珍贵的声像档案得以重见天日。当前我国已进入社会主义新时代，声像档案征集也应该与时俱进主动顺应新时代档案工作发展要求。佛山市档案馆从2013年开始至今一共举办了7次声像档案有偿征集活动，共征集各类照片、录像档案超过1800件，获得了较为丰硕成果并在实际征集操作中积累了一些有益的经验。本文结合佛山市档案馆历年工作实践就社会主义新时代如何做好声像档案征集工作展开探讨。

1 开展声像档案征集需要确立明确的征集主题

确立征集主题是开展声像档案征集工作的第一步，主题明确才能确定征集的内容和范围，使征集沿着明确的方向前进做到有的放矢。确立征集主题既可以从当下生活热点中选取譬如建国大庆、抗战胜利、恢复高考、改革开放等具有重大历史意义的事件，也可以选取古城改造、古村落活化升级等地方党委政府重大市政和民生建设项目。

以佛山市档案馆为例，该馆从2013年到2019年共举行了7次声像档案的征集工作，当中的主题有2013年的“活化古村落”、2015年的“城市升级”、2016年的“佛山制造”等，这些主题既有服务地方政府重点建设工作如“活化古村落”、“城市升级改造”也有因应社会热点事件而开展的征集如“佛山改革开放四十年”和庆祝建国的“佛山记忆”。佛山市档案馆之所以选取这些主题一是为了更好的服务地方党委政府的年度中心工作为各个重点建设项目作出档案部门的应有贡献，二是记录城市发展历史留存城市发展记忆体现档案部门守史的担当。从征集的反馈来看佛山市档案馆历年的征集活动都取得了预想的效果，社会各界踊跃参与征集活动，一大批有价值的声像档案被发现被征集。

经济社会发展需要做好顶层设计而档案征集工作同样需要如此，档案征集的顶层设计就是征集主题的设定。主题设定得好征集的价值才能更好的凸显而且在实践操作中才能顺着既定的方向顺利进行。档案工作者除了要熟悉档案工作外还应进一步增强政治意识和大局意识时刻关心国家大事和地方经济社会发展热点，把声像档案征集与中心工作紧密结合推动征集工作迈上新的水平。

2 开展声像档案征集需要做好宣传发动工作

开展声像档案征集工作需要广而告之而不能闭门造车，好的宣传发动工作一方面能够扩大征集范围有利于征集到更多的有价值声像档案，另一方面则可以让更多的人了解声像档案的价值提升档案部门的社会知名度和美誉度。声像档案宣传发动工作不能仅仅局限于简单的对外公告而是应该围绕征集工作的事前、事中和事后开展有针对性的系列宣传发动和文宣报道使征集工作信息传播更广泛。征集工作事前的宣传发动重点是要充分利用报纸电视等传统媒体以及微信、微博、抖音短视频等新媒体对征集信息进行广泛的发布，让社会各界了解征集活动的主题、征集内容、征集时间等关键信息。征集工作事中的宣传重点是对征集过程进行报道让外界了解征集的进展，在这个过程中还可以选取部分征集成果进行展示使更多人了解征集活动的开展情况。征集工作事后宣传的重点是展示征集最终成果，运用多种渠道对征集回来的档案进行宣传报道挖掘档案背后隐藏的故事进一步彰显声像档案记录时代的独特魅力引发社会的强烈共鸣。

开展声像档案征集不仅是档案部门的一项常规业务也是宣传档案工作的一个难得的机遇，档案工作者在日常工作当中要进一步掌握新闻传播规律提高新闻素养只有这样才能把声像档案征集宣传发动工作做得更好才可以为征集的成功举办奠定一个良好的基础。

3 开展声像档案征集需要做好权益界定

声像档案征集无论是有偿征集还是无偿征集都涉及档案部门与被征集方有关档案的权益转让事宜，在过去很长一段时间里有的档案部门不是很重视声像档案的权益界定工作没有和被征集者就征集而来的声像档案的使用明确双方的权利和义务埋下了纠纷的隐患。近年来社会公众版权意识的有了明显提升而国家对版权保护力度也在明显加强，为了避免日后在声像档案使用上产生不必要的糾纷，因此档案部门在征集中要高度重视版权工作对受让双方的权益进行清晰的界定。

界定权益最好的方法就是和被征集对象签订版权协议，在协议中清晰列明声像档案征集的方式、征集报酬、征集档案名称和数量、征集档案的日后用途等。征集的方式一般分为有偿征集和无偿征集，有偿征集即向被征集对象给予一定的金钱报酬而无偿征集则是被征集者自动放弃报酬的一种征集方式。协议中特别需要注明的是版权的转让方式，即要清晰的列明是全版权转让还是仅仅是使用权的转让，因为在实际的操作中很多被征集者不愿意完全转让声像档案的全部版权而且仅仅向档案部门转让部分的使用权所以在征集中档案部门在充分尊重被征集者意愿的同时也应该做好相关协议的签订工作更好的保障双方权益。

为了更好的保障各方利益有条件的档案馆可以邀请律师或法务顾问对协议进行审核把关，而如果没有律师和法务帮忙审核则可以参考中国版权协会或中国摄影家协会有关影像作品版权转让的协议样本制定本单位的转让协议。

从2013年第一次启动声像档案征集活动以来佛山市档案馆历年以来的征集活动中都十分重视档案权益的界定和保护，严格遵守国家档案法、著作权法等法律法规，主动与征集对象签订版权协议书使征集依法依规推进，这一举措使征集活动得到了法律的保障减少了法律纠纷受到了活动参与群众的一致好评。

社会主义新时代法治理念深入人心，一切工作依法办事已成为一种共识。声像档案征集作为档案工作中的一环也应当依法开展，只有遵守法律尊重法律征集工作才能顺利开展也只有这样征集得到的成果才能更有保障。

4 开展声像档案征集需要做好归档工作

归档是把被征集的影像资料转化为声像档案的重要环节，没有通过完整归档的影像材料不能称之为声像档案。声像档案一般由文字材料、影像内容和影像载体三部分组成。归档是声像档案得以完整保存和顺利编研利用的基础缺少这个工作会极大影响档案价值的实现。做好征集声像档案的归档尤其要注意著录信息的完整性。

从佛山市档案馆历年征集活动来看很多时候征集到的声像材料的著录信息是不完整的，这些著录信息不完整影像材料哪怕再罕见再珍贵也是有缺陷的是不能够作为档案归档的。想要做到完整的著录信息档案部门一定要和被征集者加强沟通联系要求被征集者完整的提交相关档案的详细信息，这些信息应该明确包括声像档案记录的时间、地点、主要人物、主要事情以及事情的影响和结果等。信息著录得越详细对档案开发利用就越有利。因此，征集部门必须严把档案著录这道关，把该记录的信息全部记录下来。档案部门可以建立一份被征集者的个人信息表，详细登记被征集人的电话号码、联系方式、联系地址等内容方便日后在档案利用中查证信息和纠正错误。

归档中除了要注重著录信息的完整性外也要注意声像档案保存的安全性。声像档案易损毁的特性是值得高度重视的。声像档案存储介质有磁带、计算机硬盘、存储光碟、传统胶卷、相纸等，档案部门要根据声像档案不同材质进行有针对性的保存，要严格落实国家有关声像档案的保存标准实行备份保存制度确保档案安全无忧。

5 开展声像征集要重视征集成果的开发利用

征集声像档案的最终目的是编研利用使档案的价值最大化但在实际的操作当中普遍存在重征集轻利用的现象导致征集回来的声像档案束之高阁造成资源的浪费。传统上档案一般有三种用途，一是用于新闻报道，二是作为有价值的证据材料，三是作為各种社会活动的参考资料。声像档案作为档案中的一种类型除了以上三种开发用途之外还经常被用于文化展览、书籍出版、电视节目制作等途径，近年来兴起的抖音、快手以及微信公众号则为声像档案的编研利用提供了新的舞台。2019年国庆前夕国家档案馆从俄罗斯征集回国的一段有关开国大典的声像档案在抖音平台上一经播出就引起了巨大的反响。国内一些专业档案馆也看到短视频平台的优势纷纷依托自身丰富的声像档案资源先后开通了抖音号和微信公众号把声像档案以微视频的形式进行更广范围的传播获得了数以百万的点播。声像档案编研后通过微视频和微信公众号的传播所形成的影响力是传统编研方式难以望其项背的，这也是新媒体的突出优势所在。

为了充分利用声像档案的价值佛山市档案馆与佛山新闻网等媒体合作，利用佛山新闻网网站和微信公众号“佛山档案方志”开辟了“佛山旧影”专栏先后推出了10期专题报道。报道以声像档案结合文字的方式展示了改革开放以来佛山经济社会发生的可喜变化勾起了广大市民温暖的岁月记忆收到了热烈的反响。

5G时代的来临为抖音、快手、微信公众号等新媒体的发展提供了新的发展机遇而这也为声像档案的编研展示提供了广阔的舞台。档案工作者要把握这种难得的机遇认真学习现代传播技术掌握短视频媒体传播规律深入挖掘声像档案背后的动人故事和其中蕴含的珍贵价值，在丰富编研手段的同时把声像档案价值进一步挖掘。

6 结语

声像档案记录时代变迁也见证着人类社会的进步，是今世赖之以知古和后世赖之以知今的直接证据。当今社会出现了人类历史上百年未有之大变局，整个人类社会在科技的推动下急剧的变化着，声像档案因其独特的纪实功能而越来越受到了社会各界的重视，未来成为档案的声像资料会越来越多，它的价值也将会得到进一步的挖掘，各种声像档案征集工作将会开展得更加频繁。各级档案部门和广大档案工作者应该认真研究声像档案的特点和规律，与时俱进做好相关征集工作履行档案部门和档案工作者的使命和担当为促进社会发展做出档案人更多的贡献。

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