企业人事档案管理存在的问题

吕娜

[摘 要] 近年来，随着我国经济水平的迅速发展，人才竞争的日益激烈，人事档案工作的重要性随之突显出来，但长期以来我国人事档案工作都是采用传统的管理方式进行，在当前社会市场经济体制下，人员流动性频繁，传统人事档案管理无法满足企业的发展需求。为了让人事档案更好地为社会服务，更加科学地对企业员工进行岗位配置，企业人事档案管理模式的变革势在必行。文章结合工作经验，科学分析了当前在人员、管理体制、利用率、档案意识四方面存在的档案问题，并进一步阐述了现代企业人事档案工作的改革与展望。

[关键词] 人事档案 档案管理 存在问题

中图分类号：F272.92 文献标志码：A

一、人事档案概论

企业人员包括企业中的管理人员、业务人员、一般职工等，其人事档案也主要包括这些人员的档案。员工人事档案是企业人力资源管理活动的重要记录和反映，也是企业人事管理工作的重要依据和工具，健全完整的员工人事档案管理制度和系统可以为企业的人员招聘和职责分配，以及考核奖惩等工作提供凭证与参考。企业员工档案与党政机关干部档案不同，具有广泛分散性、流动性，因此企业更应该重视和加强员工人事档案管理工作，建立员工人事档案，为人力资源企划和人力成本控制与分析提供相关的基础数据，为领导决策提供人员背景情况、培训历史信息以及个人成长数据等重要信息，并为应对各种紧急事件服务。

二、人事档案工作中存在的不足

（一）人事档案内容不完备

人事档案是企业人员晋升、职级调整的重要依据，展现的是员工的形象，直接影响着管理人员对员工的看法，因此内容真实、具体是其前提要求，要真实地记录员工的工作经历，不要过度粉饰。企业与机关单位不同，目标在于激发员工创造力以达到最大的经济效益，而政府机关的人事档案工作倾向于全面了解人员的政治关系，当今企业多是简单地将其从政府机关人事档案照搬照抄过来，自然容易产生“水土不服”的影响，企业看中的是人员的个性特征、管理能力及岗位的匹配度，但在人事档案中完全体现不出来，从档案中既看不出被提职的管理者有什么突出业绩，也发现不了职工的特殊潜能，档案内容类型单一。近年来，为了满足企业发展需求，反映员工才能的材料逐渐被纳入归档目录中，但比较笼统，没有进行定量定性分析。所以企业应在当前基础上合理删减，使其与企业自身管理需求相一致[1]。

（二）人事档案管理体制不完善

我国人事档案体制是实行“统一领导、分级管理”。在实际工作中，企业并没有制定相应的档案管理制度，员工档案仍是各部门自行管理，随着时代的发展，工作不稳定性导致人员流动性大，无论是各部门间人员的借调，还是员工离职，都会给档案管理带来挑战，尤其是公司内部的人员调整，由于档案管理的滞后性，档案常常不能及时移交，往往造成档案多头管理的现象，一旦发生问题，各部门之间就会互相推诿。同时，公司内部并没有专业的档案管理人员，档案工作全是各部门随意开展，标准不统一，不便于查找利用。其实，档案保管有其特定的环境要求，管理不当会使档案霉烂、遗漏等，因此企业应该设立专门的档案部门，集中管理，制定专业的档案管理流程，进行标准化管理。

（三）人事档案信息系统开发参差不齐，尚未发挥应有的作用

档案的功用在于为相关人员及时有效地提供信息，但就目前情况来说，人事档案记录的是员工的基本情况，如毕业院校、工作经历、工资调整等，落后于公司实际需求，公司需要的是能为人事调整、储备干部预测提供判断依据的档案材料，档案没有得到有效开发。而且某些档案记录多是由职工本人提供，未经核实，很有可能还存在虚假不实的成分，可能个别档案存在虚报谎报情况，但档案管理者不可能一一去查实，耗时耗力，存疑档案在很大程度上降低了档案的可信度。企业更多的是重视员工的实际绩效，忽视人事档案记录，也在一定程度上导致人事档案利用率低。

（四）档案规范管理意识薄弱

上行下效，领导者对档案的重视程度决定了公司全体员工对此项工作的态度。如果领导者不重视档案工作，会导致人事档案管理工作的随意性，如档案多是由公司工作人员兼职管理，这些人没有经过专业培训，业务素质低，只能凭借日常经验开展工作，再加之工作人员变动频繁，档案工作的烦琐性，造成他们没有精力和能力从事正常的人事档案管理工作，领导者的忽视，导致工作人员从事档案工作都是应付了事，更不可能花时间参加培训，弥补专业知識。信息化时代档案管理已经发生了翻天覆地的变化，科技设备的引入解放了人力，提高了效率，而档案管理意识的薄弱必将导致信息化进程缓慢。

三、企业人事档案工作的改革与展望

（一）扩充人事档案内容

拓展、充实、完善人事档案内容，增添个人业绩材料，诚信记录，缴纳养老金、公积金、保险金的记录，签订合同的记录，心理、身体健康状况等内容，应尽量保证人事档案的完整全面性，提升人事档案的价值和利用率，促使人事档案管理朝着立体化、动态化方向发展。档案是领导了解职工基本信息、进行人员变动的基本依据，翔实的档案记录是前提，因此，人事档案内容的收集要变革创新、与时俱进，以用人单位的需求为工作依据，人事档案内容要突出实用性，突出个性化。人是动态的，信息也是不断更新的，因此对个人能力和道德信用等情况的档案记录要及时更新，进行全面综合的动态记录，既要有个人的历史信息，又要跟进补充个人的现实信息；既要有静态信息，又要有不断更新的动态信息；既要有概括总结性的评述信息，又要收集相关的数据和支撑材料[2]。

（二）完善管理体制

制定规范的人事档案管理制度，首先要完善档案分类体系，遵循科学性、逻辑性、统一性、伸缩性、实用性等原则。分类要符合排斥性，即上下位之间具有隶属关系，同位类之间互相排斥，而不是互相包容，下位类之和等于其上位类之和，分类科学与否直接影响其他工作环节，如果分类不够严谨，有些问题模棱两可，互相包容、交叉，势必造成分类混乱，管理不便；而且类别划分要统一分类标准，不能同时采用两种分类标准，避免造成混乱。档案分类制度并非随意制定，要符合公司实际情况，能在实际工作中被采用，同时要保证分类标准的灵活性，根据客观情况的变化灵活增减类目。其次是所有员工的档案实行集中统一管理，要求相关部门定期报送需保管的档案材料，档案部门集中整理归档，节省人力物力。最后档案管理工作规范化需专业人员来管理，企业应聘请专人，并配备专用库房设备，便于对人事档案工作实行规范化、现代化管理。

（三）创新企业人事档案管理模式，提高档案利用率

传统的人事档案工作的设备技术、管理手段相对比较落后，仍是手工操作，也没有学习先进的管理技术，影响了人事档案的管理效率和开发利用，同时也不利于人事档案知情权的实现。随着科学技术的进步，这些可以利用科技手段改进。一是加强人事档案的信息化管理建设，在单位各部门内建立标准化规范化的人事档案目录，并对企业人员档案进行数字化管理，将档案数据输入数据库，提高档案管理工作的高效化、信息化。二是接受档案时也采用数字化方式，无须再用人工的方式将档案数据录入数据库，省时省力，各部门系统之间可以互联，信息接收更为方便。三是管理工作的信息化，管理部门应该及时引进新技术、新科技，改革传统的管理方式，提高管理效率。

（四）提高人员档案意识

人事档案工作涉及范围广，且始终与考核相结合。例如上级部门要考察某个干部，便需要从档案入手，从中寻找依据，包括该干部的履历材料、组织评价、教育培训经历、奖惩情况、经济待遇等，缺少任何一份材料，都会给考核工作带来麻烦。由此可见，人事档案材料在工作中的重要性非常明显。人事档案是分散形成的，由于职能分工的不同，人事档案材料常以分散状况呈现，如负责任免的人员掌握任免材料，负责工资的人员掌握工资材料，档案管理者需从不同机构或者个人手中将广泛分散的材料集中收集起来，其难度可想而知。解决这道难题的必要条件是人事档案管理者必须具有专业的档案管理知识，养成良好的档案收集、整理习惯，时刻提醒自己，这是管理好人事档案工作最重要的条件。同时，档案存在于方方面面，因此公司领导者，尤其是人力资源主管，在自己树立人事档案管理意识的前提下，还应积极引导全体人员提高档案意识，注意及时收集、整理和移交本部门形成的档案，积极配合人事档案管理部门的工作，争取人事档案工作的完整性。

参考文献：

[1]马鹏程.新时期企业人事档案管理中存在的问题及解决对策[J].人才资源开发，2019（2）：83-84.

[2]高峰珍.大数据背景下企业人事档案信息化的研究[J].江汉石油职工大学学报，2018，31（2）：101-102.