新时期关于行政事业单位现代化人事档案管理建设的意义和对策探究

摘要：新时期下的档案信息管理更趋向于便捷与高效化，对我国的行政事业单位而言，其主要是面向社会来供应公共服务以及管理，而优化、良性的内部管理对其服务与管理水平有极大的催化效用。又人事档案管理属于单位内部管理的主导内容，常会对单位人力资源管理等产生较大影响，因此，人事档案管理的优化与完善工作尤其关键。

关键词：行政事业单位;人事档案;现代化管理;探析

引言：

经由适时探析，本篇有针对性地对新时期下既定单位人事档案的现代化管理相关内容进行了阐释，具体如下文所述：

一、新时期行政事业单位现代化人事档案管理的必要性

（一）利于处理行政事业单位管理期间的相应现实困惑

针对任一行政事业单位，自初始建构即会自然形成对应的人事档案，其中涵括的内构要素较多元，譬如，包括职员的自身基础履历信息、人事管理维度的工作底稿、特殊材料等，并在后续随着单位的规模化扩大而日益丰富。另外，行政事业单位的人事档案在单位的发展进程中价值深远，特别是在为对应单位实际施管以及服务维度，可有效针对相关疑难问题予以更客观、优化的协助，譬如，可以为既定的行政事业单位创新化发展与革新供应有价值的参考性素材辅助，还可为单位内部的职岗位系统优化与完善提供基础性前提，其中所有相关于内构人员变动、部门组织优化、专项人员科室调动等具象工作，都无不体现出人事档案的展现效用。因而，为了更可视化地提升人事档案管理的与运用的高效率，以及催化新时期下行政事业单位的稳定化发展，积极、妥善地完成好对单位人事档案的现代化管理格外关键。

（二）有助于解决行政事业单位传统人事档案管理的问题

1、当前社会发展那阶段下，相当部分的行政事业单位依然延用较为滞后发展的人事档案管理方式，譬如，还是通过纸质版档案素材的留存方法，依然还是用一般化的档案储存柜来放置等，诸如此类的传统性手段常会产生后续一系类的阻碍问题，比如多数档案人员对细化人事档案的目录刻画缺少精细、精准化，实践调阅查看时也常只能依靠自身的主观臆断，该方式会极大影响实际有效信息地提取等。

2、大多数的行政事业单位往往将内构职员的人事檔案统一性置放于指定地点，当出现职员异地办公或出差，以及单位其它城市分支部门需求调阅档案时，往往只能倚靠“特派遣人员”代理进行档案调阅以及有效信息搜寻，该类方式常会产生相关不必要的麻烦，比如专属派遣员往返两地会耗费较大的时间、精力，以及成本等;实际对档案的外方调阅，常需要向单位相关部门逐层申请与报批，这些流程一一完成势必需要一定的时间，并且若出现信息提取有误等状况时，又需要同样的步骤重复机械运作一遍等。这些不良境况常会极大影响到具体单位人事档案运用的高效率，还会对具体行政事业单位的内部性管理产生较大阻滞影响。

3、固式化的纸质档案在常规保存、整理以及后续养护方面都困难重重，比如纸张材质比较“脆弱”，常会受自然气候的影响，尤其是在北方的秋冬季、南方的特殊梅雨季节，以及各类潮湿天气状况下，固定化的档案放置地点若未能时刻完善好排气与祛湿等环节工作，就极易于引起纸质版本档案的湿潮、变黄发霉，甚至质变等。而新时期下，现代化的档案管理方法常会应势运用电子信息技术，譬如，以一位转业军人的特殊性档案为例，其参军较早，内部纸质档案信息繁复且冗长，对此，可能动运用网络技术将较模糊的纸质材料与图片进行精细高清化，再将其它各项材料进行详尽、真实地电脑录入，最终所有环节都有序完成以后，将整体电子版信息进行光盘刻录等进行更好地置放与保存。

二、关于新时期行政事业单位档案的现代化管理

（一）现代化人事档案管理及优势阐述

对单位内部人员档案的现代化管理，即运用计算机等优化媒介，对纸质档案进行电子化实操与管理，最终达成单位档案管理创新方式革变。

该项创新常可处理模式转变期间频现的各类困窘;也可极大提升单位内部档案调阅与信息提取的高效、精准性，同时还能催化单位档案管理部的工作效率等。

（二）具象应对要措

1、对既定的行政事业单位而言，应积极提升资金方面的支持，依据新时期发展变化，有机购进人事档案电子化管理方式转变途中所要运用的必备电子技术以及配套硬件设施。

2、目前较为先进的档案电子化优化方法，多是基于信息影像介质来实践达成对以往纸质版档案的升级性管理，具体的内容即是将既定行政事业单位中的纸质化人事档案通过电子高清扫描的方法，转变为便捷的电子版图像;最后再将完成扫描后的电子图像调试整合，并有机导入至专项化的应用系统内部。实操期间还需更多注重实际扫描环节中勿进行重复性操作，否则图像资料会出现复数叠加现象，当然，扫描环节以前，对于具体档案的纸质材料还需进行相对客观的类别分化与顺序排列等。

3、电子化档案形式转变以后，单位相应人员若出现调阅等实需时，便可直接运用单位配套的计算机进行操作，比如可通过其间的专属化设计进入系统，期间在根据自身需求进行相应流程环节的运作，而计算机在后台也会实时详尽记录实操人员的各项档案信息运用状况，譬如会记录档案的查阅时长与内容、是否有下载记录，以及所有下载的时间点与频次等。此外，其应用界面为更便利用户运用，还进行了系列人性化巧妙设计，比如档案图像的缩放以及信息共享等。

4、还须应势做好电子化档案管理系统的有机构建与开发，譬如单位可有机与相应发展较成熟的科创公司合作，以更好提升档案管理系统的稳定发展。另外，还可能动开展人员专项培训，以更好保障电子化管理系统的后期问题反馈与升级等。

三、结束语

综上述，对既定单位档案管理的优化处理，可极大提升单位基础管理能力，还可有机处理施管期间各类频现问题，因此，既定单位应顺势发展，能动强化对内部人事档案的现代化管理等。

参考文献：

[1]张云娟，周密.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].神州，2017 （7）：232-232.

[2]何永梅.论行政事业单位内部控制体系建设中存在的问题与对策[J].中国注册会计师，2019 （7）.

作者简介：李静（1977.7）女，满族，籍贯：内蒙古兴安盟扎赉特旗，学历：本科，研究方向：档案管理，所在省市：内蒙古兴安盟乌兰浩特市。