探讨档案管理信息化下档案管理员应具备的素质

李怡菲

摘要：由于信息技术的有效发展，档案管理信息化成为了未来趋势，也对档案管理员的素质形成更高的要求，进而使信息化有效的运用到档案管理工作中。本文针对档案信息化在档案管理工作中存在的问题以及档案管理员应具备的素质进行简要阐述，以供参考。

关键词：信息技术;档案管理信息化;档案管理员素质

引言：

档案管理工作中将信息技术加以有效运用，实现档案管理信息化，能够有效地提升档案管理的工作效率。档案管理员应当积极提升自身全面素质，提高个人综合能力，将信息技术更好的加以运用，改变传统档案管理工作的弊端，促进更好的适应当前市场经济环境，推动档案管理行业的快速发展。

一、档案管理信息化在档案管理工作中存在的问题

（一）应用程度不足

当下是信息技术广泛应用的时代，信息化已经融入到了各行各业中，为市场经济的发展带来极大的推动力，然而有些档案馆在信息化的运用程度上还并不充分，只是将信息化设备用来完成日常的工作，至于大量的档案内容整理与分类等工作仍然采用的是传统的手工方式，工作效率依旧没有得到有效的提升，缺少信息化设备的有效协助，大量的档案信息也就无法得不到有效的运用。

（二）人员能力较低

许多档案馆内早已经实现了档案管理信息化，只是工作人员的思想认知程度没有太多变化，业务能力不强，需要进行大量的档案信息调用工作时，无法对需求的内容进行有效辨别，不能做到档案信息的精准查找和调用，导致工作效率较低，即便是运用信息化设备完成工作，工作效率的提升也并不明显。

（三）缺乏技术能力

档案管理信息化的实现能够让从事档案管理工作的人员利用信息化设备迅速完成工作，但需要具备熟练运用的能力。有些档案管理员在工作中只会利用计算机的日常使用，并不会使用专业的软件和设备，导致档案管理工作的效率依旧没有得到提升，而且当遇到技术方面的问题时不能及时解决，面对来自外界的恶意攻击时，缺少良好的防范意识，导致信息化在档案管理工作中的运用常常遇到问题，档案管理员也无法正常开展工作[1]。

二、档案管理信息化下档案管理员应具备的素质

（一）良好的职业素养

档案管理工作对职业能力的要求较高，只有拥有良好的职业能力才能够有效的开展相关工作，而且对工作效率也有着很高的要求，因此，在当下这个科技高速发展的时代，实现档案管理信息化的同时，档案管理员也应当及时的转变思想，摒弃传统档案管理工作的思维，让信息化在档案管理工作中的运用成为提高自身职业能力的机会，积极的展开针对信息化知识的学习，形成熟练运用信息化设备的能力，从而更快的适应档案管理信息化的工作方式。

档案管理员对大量的档案信息进行管理，也掌握了许多较为严密的内容，这些都是重要的信息，不能够随便的泄露出去。所以档案管理员应当明确工作的保密性特点，不断的在工作中进行自我提醒和约束，努力做好档案信息的保密和管理工作。也可以针对档案管理人员不定期开展职业道德方面的教育，组织所有工作人员进行相关法律法规的学习，帮助档案管理员正视工作特性和职业道德，不会做出任何泄露档案信息的行为，为档案信息的安全性提供有效保障。

（二）熟练的工作能力

档案管理工作不仅要做到对档案信息的有效分类、整理，也应当具备精准的进行查找的能力。档案管理信息化的实现能够更好的帮助档案管理员实现关键信息的查找，但前提是档案管理员要具备掌握大量的运用信息化设备的知识，拥有熟练的操作技巧，了解信息化运用时开展工作的关键方法。例如档案管理员要对某些档案信息进行查找时，通过确定查找内容的关键词并输入到档案信息管理软件中，软件系统会根据关键词迅速查找到相关档案的具体内容，方便档案管理人员的及时调取。档案信息的整理和归类也是十分关键的，管理员应当具备利用信息化来实现工作的能力。例如有档案信息需要整理分类时，档案管理员能够将档案信息进行有效分类，将新增加的档案信息以最全面、准确的内容归类到计算机软件中，并进行相关信息的检索，做到对档案信息的有效整理和分类，减少不必要的资源产生，为节省各类资源做出贡献。

（三）较强的专业技术

随着科技水平的发展，信息化的运用越来越广泛，同时也面临着很多的问题，来自外界的恶意网络攻击行为是最常见的。实际上档案馆的档案信息也可以利用网络的方式进行调取，这就给档案馆的档案信息带来了非常大的安全隐患。因此档案馆可以通过对所有工作人员开展网络安全教育和相关技术的培训，帮助档案管理人员能够在日常档案管理工作中养成良好的网络安全意识，避免了在工作中个人的不当操作导致档案信息被盗用。例如规定工作人员在工作期间内，不许利用装有专门的档案信息管理系统的计算机浏览与工作无关的内容，也不允许随意连接个人设备，从最基础的方面提升了员工的安全意识[2]。另一方面，档案管理员还应当具备能够应对突发情况的能力，需要通过对档案管理人员开展信息安全方面的技能培训，加大信息安全方面的投入，帮助档案管理人员能够熟练掌握许多关于信息安全方面的专业技术以及相应的防范手段，有效地了解来自各类手段的恶意攻击的同时，也具备对这些恶意攻击进行有效防护的能力，及时的将问题解决。避免因为档案管理员不懂得专业技术，无法及时对来自外界的攻击进行抵抗并予以控制，导致许多档案信息被泄露出去，带来很多意想不到的问题。例如管理员懂得将计算机上安装防护专用的杀毒软件，专业的档案信息管理系统与外界网络相连接时，特定的网络端口能够及时关闭，避免更多的网络攻击对档案管理系统造成破坏。也能够懂得对软件系统设置定时备份，保证在遭遇突发攻击时，大量的档案信息数据能够完全恢复。

结论：

档案管理工作中运用信息技术，实现档案管理信息化是必然趋势，档案管理员应当积极的面对档案管理信息化带来的冲击，努力提升自身的工作能力和职业素养，熟练的利用信息化的方式来完成档案管理工作，从根本上提升档案管理的工作效率，推动行业能够紧随市场经济的步伐前进。

参考文献：

[1]刘洋.探讨档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].才智，2019 （32）：205.

[2]李晓敏.浅谈档案管理信息化背景下档案管理员应具备的素質[J].办公室业务，2017 （01）：37.