数字化档案管理在事业单位中的应用分析

林惠珍

摘要：时代在发展，社会在进步，数字化技术的开展也取得了很大的进步，在社会上各个部门有了极为广泛的的应用。众所周知，在事业单位中档案管理是一件极其繁琐复杂的事情，传统的管理方式已经不能够满足当今企业的需求。数字化技术的开展解决了这一问题，提高了档案管理工作的效率，同时质量也有了一定程度的提高。本文在事业单位中档案管理方面具体论述数字化技术应用的优势重要性以及存在的问题。

关键词：数字化技术;事业单位;档案管理;应用分析

前言：

档案管理作为事业单位工作任务的重要环节，要求其高效性和高质量是必要的，但随着事业单位的迅速发展，传统档案管理方法存在着很大的问题，例如检索资料费时低效、管理整体框架较为落后。因此找到一种方式解决这一问题迫在眉睫，数字化技术很大程度上解决了这一问题。文章对数字化技术应用于档案管理进行了分析探讨，同时指出了数字化技术存在的一些问题以及应对措施。

一、数字化技术在企业档案管理中的重要作用

1.1更新企业档案中的各类资源

随着当今的数字化时代飞速的发展，同时也不断的产生了很多的老旧资源，如果企业继续采用传统的档案管理方式，在面对如此之多的档案信息，必然会出现很多的问题。即使做到认真细心的去管理，任务的繁琐也是不可避免的。因此引入数字化信息技术讲可以提高信息检索的效率，资金量更新的速率，大量的节省了人力物力，进而更快的更新档案中的资源。

1.2提高工作人员工作效率

档案管理的工作中大致包含纸质档案管理、查阅档案、档案的变更调动。档案管理人员面对很多的信息档案不仅耗费时间同学也拖慢了公司的整体工作效率。不仅如此，在档案信息的收集整理阶段，需要耗费大量的人力去进行现场的收集与核对，规模较小的企业较为容易，当规模较大的企业做这项工作时可能会出现问题[1]。所以应用数字技术可以用最少的人最短的时间最高的效率来解决档案信息的收集整理，提高了档案收集的质量与效率。

二、数字化技术在企业档案管理中存在的问题

2.1硬件设施不完善，缺少现代化设备

先进的技术应用于实践必须有现代化的设备作为运营的载体，但是就目前我国的事业单位的硬件现代化设施还远远没有达标。尽管在努力的进行数字化技术的应用，但由于设备的引用不合适或者设备的引用不够先进，造成了技术与设备不配套，不仅没有提高工作效率，反而增加了更多的麻烦，造成了比传统档案管理方法更多的财力人力的损耗，得不偿失。所以为了真正实现数字化档案管理，硬件的设施一定要积极投资进行合适的搭配，并根据需求的不同进行更换与更新，使使数字化技术真正的带来方便，而不是工作的负担。

2.2信息档案管理人员的素质仍然达不到水准

传统的文档信息管理很大程度依靠的是人力来进行，档案的查阅、处理、更新大部分也是纸质版，无论是查阅还是其他工作都耗时耗力，但工作能力的要求较为简单。与之相反，数字化信息档案管理则要求工作人员拥有较高的职业素养与工作能力。就目前而言，很多的企业事业单位档案信息管理人员无论是办公软件的熟练程度还是对于新技术的适应能力大部分仍处于一个较低的水平[2]。另外，硬件设备需要定期的进行保养及测定运行状态，绝大多数事业单位缺少这样的专业对口人才，这就很可能造成设备的提前老化，不仅影响日常工作也浪费了很多的资金损失。

二、数字化技术在企业档案存在的问题解决方案

3.1构建数字化技术在事业单位间的连锁网络

作为新兴的数字化技术，还没有过多的实践经验，可能会存在不可预知的问题，要解决这一问题就需要构建数字化技术在事业单位间的连锁网络。事业单位间相互交流使用体验，共同交流解决问题，形成合作共赢的局面。这不仅有利于数字化技术更快的应用，也可以加大事业单位间的合作关系，营造良好的企业发展氛围。

3.2大力引进现代化硬件配套设备

无论是新设备的引进还是旧设备的更新，都需要事业单位积极地去对待这件事情，保证数字化技术在企业单位的使用效果。同时，事业单位也要积极地进行设备的维护与修复，例如可以定期的检查设备是否出现问题，对于档案的管理自动化是否出现不精准错位查阅等情况进行核查。在进行设备的引进时可以与当地政府取得联系，统一设备的引进成本，保证设备价格的统一性，最大化的方便新技术的应用。也可以政府设立一个统一的设备采购平台，打下坚实的基础，确保购买与出售的信任度在一个较高的水平。

3.3对工作人员进行专业的数字化技术培训

硬件设备的支持是一方面，但专业人才的培养也是不可忽视的方面。只有有了专业人员熟练地操作现代化设备，才可以将设备的优势发挥到极致。因此，事业单位要积极的对档案信息管理人员进行专业的培训，使之能够掌握设备的操作与专业知识。不仅如此，多方面人才的培养也是至关重要的，工作人员不仅可以操控现代化设备，也可以对设备的性能进行核查并及时的反馈给上层领导，在更新设备的時候有了更加清晰的目标。最后也要加大对工作人员自主学习能力的培养，信息化社会的资源更新是很迅速的，如果工作人员仅仅停留在旧的专业知识，当遇到更加新颖的设备时便会一筹莫展[3]。因此专业人员要学会自主学习，积极查看新设备的更新，完善并更新自己的知识储备。

结语：

总而言之，相对于传统信息档案管理办法，数字化技术的应用能够最大程度的提高工作效率与质量。但是数字化技术作为新时代的产物，仍具有很多的问题与缺陷，比如现代化设备的引进，工作人员的专业知识储备不足等，这都是需要解决的问题。无论事业单位的大小，数字化技术的引进时顺应时代发展的趋势，是未来解决档案信息管理繁琐复杂的必然方案，所以企业要积极的应用这一方案，与当地政府进行多方面的沟通，尽早将数字化技术应用于实践，提高工作效率与质量。

参考文献：

[1]窦颖.谈数字化档案管理在事业单位中的应用[J].办公室业务，2018 （17）：80.

[2]王文勇.分层教学在初中数学教学中的应用与实践[J].科学咨询（教育科研），2018 （07）：117.

[3]谢泳皆.分层教学在初中数学教学中的实践探索[J].课程教育研究，2017 （40）：113.