中职学校档案管理和创新

摘 要：中职学校档案管理者在实际工作中必须要有创新意识，不能一味的采用传统档案管理模式，这样很难提高管理水平，也不能做好管理工作，所以必须要不断创新传统的档案管理模式和管理方式，否则就不利于档案管理工作的正常开展，也只有这样才可以提高中职学校整体管理水平，实现其可持续发展。基于此，本文主要介绍了中职学校档案管理创新的重要性，而且提出了中职学校档案管理创新的有效策略，以供大家参考。

关键词：中职学校;档案管理;创新

在中职学校管理工作中，档案管理工作始终是不可或缺的构成部分，也是办好学校的前提条件，更加是衡量学校管理效率的关键标志。为了可以保证档案管理工作正常开展，了解工作规律、维护学校教学等方面都发挥着十分重要的作用。对于档案管理来说，应该积极适应形势的需求，不断创新现有的档案管理方法和管理理念。

一、中职学校档案管理创新的重要性

现阶段，中职学校档案管理工作受到很多因素约束，比如：档案管理模式单一、档案管理方法落后以及檔案管理理念守旧等等，这些都其造成发展速度非常缓慢，档案没有得到合理运用，档案工作发展缺乏强有力的后劲。档案汇集很多原始的信息，具有极其重要的开发利用价值，档案管理人员的工作任务是有效管理档案，积极开发档案资源信息，进而满足学校教职工对档案信息的需求。因此，对于档案管理工作而言，为了可以与时俱进，实现档案管理工作的稳定发展，必须要不断创新，这是中职学校档案管理工作面临的重要选择^[1]。创新档案管理工作，要结合实际情况，立足于长远的角度，以实际情况为切入点，了解有关专业知识，这样可以迅速得到突破。因此，中职学校档案管理部门需要基于新时代的创新思想，不断创新档案管理服务模式，依照社会需求和学校需求，将学校内和学校外的查询者作为服务对象，将档案信息作为服务内容，将多样化的服务方法作为手段，以促进中职学校档案资源共享。

二、中职学校档案管理创新的有效策略

在中职学校档案管理工作中，管理人员需要结合学校实际情况，加强档案管理创新，主要从以下几点着手：

（一）学校要积极更新档案管理思维

1.注重组织领导，构建完善的档案管理责任体系

中职学校高层领导必须要密切关注档案工作，是学校建立档案的基础。中职学校需要科学领导担任管理工作，从思想层面上引起重视，正确认识，贯彻落实。对学校档案计划进行制定时，学校高层领导应该积极组织召开部署会议，探究解决工作必需的经费以及库房等等现实问题，应该结合处室相关人员的变动，迅速改变档案工作领导小组和办公室，也要将兼职档案员转变成处室档案员，安排专门的人做好处室档案工作，认真落实岗位责任制，形成完善的档案责任体系。

2.加强学校每个教师的档案意识

档案工作不仅仅是档案工作人员自己的事，而是要涉及到学校各个方面，甚至所有教师的切身利益。学校应该要求每个教师都掌握档案知识，了解档案的重要性。并且学校要借助全体教职工大会以及学校网站，推广宣传关于档案法的内容，注重档案保护和档案收集的宣传工作，尽可能提升学校每个教职工的意识。

（二）全面发挥档案的实用价值，重视开发利用

第一，合理编制档案解锁工具时，全面发挥档案作用，充分体现保管档案效果的主要工作。中职学校必须要根据新的档案分类编号办法来合理编制档案分析目录，编制好的机读目录，实施档案信息化管理，以服务于教师和学生。第二，妥善协调好上级和下级以及不同部门的关系。档案室必须要将学校所有部门的档案书籍重新组合和筛选，根据规范要求来合理归类^[2]。第三，注重档案信息的开发和利用。尽可能提升档案作用的层次与实现资源共享的目标。目前我国许多中职学校都已经建立完善的电脑管理系统，而且建立校园网，促进档案部门和学校每个科室以及部门等计算机终端主机连接，形成全面的校园局域网，从根本上实现中心数据库资源共享和档案信息数据库资源共享，提升档案的有效利用率。同时，作为中职学校的档案部门，可以利用校园网站来发布一些通知，提供开放的条目数据库以及档案目录等等，还要在网站上建立独立的档案信息检索入口，使学校教师和学生能够通过身份认证，然后在较短的时间内查找与利用所需的档案。

（二）合理管理实务档案，方便利用

中职学校实物档案涉及到多个方面的内容，比如：学生实训的电气设备、汽修设备以及数控车等等，这些设备不仅要根据档案规定整理办法的有关制度进行整理，而且应该在共享、创新的理念下，充分发挥档案的重要作用^[3]。在所有的机器设备上使用当前的二维码扫描功能，这样就能够实现这个机器设备的共享信息，而通过手机二维码的扫描功能，能够迅速获取此设备的有关信息，比如：维修时间以及保管人员等等，以实现实物档案的充分利用。

结语

综上所述，中职学校档案管理工作，为了可以在学校管理工作中充分体现自身的重要价值，满足社会主义市场经济体制的实际需求，及时跟上时代发展的步伐，就需要积极创新管理模式和管理手段。也就是说，应该从思想认识、管理模式、服务机制以及管理团队素质等方面进行创新，以正确的态度，搞好中职学校档案管理工作，让其可以发挥出重要的作用，进而显著提高档案管理效率和管理水平。

参考文献

[1] 孙海霞.试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].办公室业务，2016（24）：96+98.

[2] 郑钦源.中职学校会计档案管理的改革创新研究[J].现代经济信息，2014（01）：103.

[3] 裴宇奇.试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].办公室业务，2012（14）：88-89.

作者简介：张玉民，1975年4月30日，性别：男，民族：汉，籍贯：新疆，学历：本科，职称：馆员，毕业院校：中央党校，毕业专业：法律，研究方向：档案管理，工作单位：烟台第一职业中等专业学校。