高校基建档案管理存在的问题与对策探讨

摘要：就高校基建档案来看，这些都是高校在开展基础建设工作中逐渐形成的，包含了项目规划、立项、施工、维护等整体过程资料，具有一定的真实性、实用性和专业性，这也是高校建设发展的真实写照和重要依据，意义重大。而目前的高校基建档案管理现状并不理想，其中还存在很多的问题，对此，需要进一步强化高校基建档案管理工作调整和改革，促进基建档案管理效益不断提升，提升学校基建档案管理质量。

关键词：高校;基建档案;管理

基建档案是高校档案管理的重要组成部分，做好基建档案管理，对于优化高校项目建设工作，提升档案管理效率等都具有重要意义。就目前的高校基建档案管理工作而言，其中还存在一些问题，需要高校转变档案管理模式，促进档案管理质量不断提升。

一、高校基建档案管理现状

目前，随着高校的扩招，高校的基础设施建设也在不断完善，新的基建项目增多，相应的基建档案也在不断增多，在这一背景下，高校对于基建档案的管理也成为必然需要，就目前的高校基建档案管理工作来看，基建档案的管理工作方式比较落后，管理的重视度不足，高校将更多的档案管理重点放在了师生档案管理上，基建档案多通过纸质文件保存，要想调取使用比较麻烦，还很容易出现缺失，档案不完善，这些都严重影响了高校基建档案管理成效发挥，不利于高校基建档案的管理效益实现。

二、高校基建档案管理的问题

（一）完善档案管理机制，促进管理模式优化

针对高校基建档案管理工作，高校要提升认识度，积极完善档案管理协调机制。建立由主要领导、分管领导和科室负责人组成的协调机制，主要领导和分管领导每月对档案管理工作进行一次检查，及时协调处理单位项目档案管理工作的重大事项和突发情况。要加快健全档案管理保障机制。将项目档案管理纳入整体规划和年度工作计划，每季度对档案管理台账进行一次梳理，并与业务工作同步部署、同步实施、同步发展，提高档案管理保障机制运行效率。还要建立档案管理考核机制。制定工程档案管理考核制度体系，每季度对档案管理的规范、真实、完整、可用和安全性进行一次督查并限时整改，完善档案管理制度保障。通过完善的基建档案管理机制构建，强化基建档案管理模式优化，促进高校基建档案管理效益不断提升。

（二）强化管理能力培养，提升档案管理水平

为切实加强高校基建档案管理的科学化、规范化，提高高校基建工程建设管理人员的业务能力和管理水平，学校要积极组织规建处、档案馆、计财处、审计处等相关人员和学校产教融合项目施工单位、监理单位、设计单位和审计单位等项目负责人和管理人员开展基建档案管理业务培训工作，围绕基建档案的“作用与价值”“法规与要求”“形成与积累”“整理与归档”四个方面，深入解读建设工程归档规范及办理流程，建设、监理、施工单位工作职责，工程文件的立卷，工程档案的验收与移交等方面内容。可观分析当前高校基本建设档案管理面临的形势和存在问题，详细介绍档案管理的法规和相关制度，并从强化档案采集意识、如何规范制档交档存档、以及提高档案管理人员的业务技能等方面做深入细致的讲解。围绕建设项目文件收集、建设项目竣工文件编制、建设项目文件整理、项目音像文件和电子文件收集整理四个方面，深入解读建设工程归档范围，建设、监理、施工单位职责任务，项目照片整理等方面内容，详细介绍工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图及工程竣工验收文件等材料的归档范围。

通过基建档案管理培训，让相关工作人员高度重视档案管理工作，认真学习档案管理相关规范，在项目实施过程中严格执行档案管理相关规范要求。讲座通俗易懂，具有全面性、系統性、针对性。就高校基建项目建设档案管理工作，相关高校要严格要求工作人员高度重视档案管理工作，特别是相关负责人要加强档案意识，要切实了解档案相关法律法规，在日常工作中严格执行档案管理相关规范;要明确档案管理分工，参与建设的各单位要配备档案管理人员，责任到人。要求将相关法律法规汇编成工作手册，供各参建单位进一步学习，并严格执行，真正做到将基建项目档案管理工作贯穿项目建设全过程。

（三）完善信息化管理，提升管理效益

针对高校基建档案管理工作，高校要认识到信息化管理模式在管理中应用的必要性，对此，要强化高校基建档案的信息化管理模式构建，引进先进的信息化管理软件，借助有效的信息化管理平台，促进高校基建档案管理效益不断提升，优化现阶段落后的档案管理方法，促进档案管理信息化发展。

结语

高校基建档案管理工作对于高校的建设发展意义重大，目前高校的基建档案管理工作中还存在一定的问题，影响了高校项目管理和建设发展，对此，高校要提升重视度，强化管理模式改革和创新，优化管理方式方法，通过有效的基建档案管理优化策略，强化专业管理人员培训，提升管理素质和能力，同时，要加强信息技术在管理中的应用，不断推动高校基建档案管理成效提升和发展。

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作者简介：

黄树文（1969年-），男，广西横县人，在职研究生，研究方向：档案管理。