医院人事档案信息化管理工作探究

黄洁

摘 要 现在，医院的人事信息越来越复杂，对医院的管理也带来了巨大的挑战。人事档案对医院的发展具有重要的意义，是医院的主要发展资料，也是对医护人员工作态度的重要参考。医院通过人事档案，可以调整人才管理战略，完善人才管理机制，进而促进医院的科学发展。如今，信息技术发展非常迅速，在各个领域掀起了狂潮，特别是在人事档案管理中，应用信息的现代技术进行管理已经是比较普遍的事情。所以，医院要转变传统的人事管理方式，建立信息化管理体系，提高医院人事管理的质量和效率。

关键词 人事信息;人事档案;管理机制;信息化管理

引言

随着我国医疗体制的改革，医院的管理发生了显著的变化。在新的发展背景下，医院的人才队伍变得越来越大，人事档案管理也进入了新的阶段。另外，计算机、互联网技术的发展让我们进入了信息时代，各个领域中都开始使用信息技术管理。医院在人事管理方面也引进了信息化技术，并取得了一定的成绩。但是，部分医院在人事管理中还没有认识到信息化管理的重要性，在管理模式没有进行创新，对医院的个人信息无法实现动态管理。本文从传统医院人事管理的问题出发，分析医院进行信息化管理的措施。

1医院传统人事管理中存在的不足

1.1 管理制度不完善

如今社会在不断发展，医院管理也进行了改革，不过人事档案管理工作并没有进行彻底的创新。档案材料没有及时更新，修正和补充不及时，给单位和个人带来了不便，影响了医院人才的流动，对我国医疗事业的发展带来了阻碍。人事档案管理的专业性很强，需要配备专业的人才队伍，对人员的专业技能和理论知识有非常高的要求[1]。但从现在的人事档案管理来看，档案管理人员还不具备现时代的要求，档案管理人员的信息化水平较低，在具体的管理中还停留在人工检索和人工编辑阶段，档案整理、归档都存在不足，缺乏及时性，没有为人事管理做出贡献。

1.2 管理信息烦冗

医院人员较多，人事档案管理范围非常大，不仅包含医护人员的工作经历，还包含他们的个人资料和人事调配。这些信息非常复杂，加大了工作人员的管理难度。在交接档案过程中，难免会发生档案资料丢失问题，无法保证档案的完整性和准确性。同时，因大量、复杂的管理工作，给档案查阅带来了很大的挑战，使用者在查阅中需要花费大量的时间。另外，传统的档案管理浪费了资源，因多以纸质版的形式保存，很容易造成档案破损，需要重新记录，严重浪费了纸张。医院人事档案的管理本应随着时代的发展转变管理方式，但是部分医院在管理中还没有认识到信息化管理的重要性，加上人事檔案管理的复杂性，导致档案信息化建设没有全面推行。

2医院人事档案信息化管理的具体措施

2.1 医院领导要重视档案管理工作

现在，实现人事档案管理信息化已经是一种趋势，也是医院发展的必须要求，建设医院人事档案管理信息化不是人事管理部门的事情，而是整个医院的事情，大到院长，小到员工，他们都有做好人事档案管理的义务。所以，医院领导要起带头作用，认识到档案信息化管理的意义，在工作方面给予信息化建设的重视，在财力方面加大信息化投入，营造档案信息化管理的氛围，给予人事档案管理工作积极支持。管理层要发挥作用，从档案材料提供、个人信息变动出发，做好档案细节管理，并保障这方面信息化的建设，给医院人事档案管理创造有利的条件，全面提升档案管理的质量。

2.2 提升档案管理人才队伍质量

档案管理人员是医院人事档案管理的组织者，其素质的高低决定着档案管理的质量。因此必须要提升档案管理人才队伍，确保他们在新的发展背景下能胜任档案管理工作。一方面，在人才选拔过程中，要做好人才把关，引进一批综合性的人才，将计算机的应用作为招聘人才的标准之一，保证引进来的人才能熟练操作计算机等设备，提高他们的信息化水平。另一方面，医院要完善内部人才管理体系，在具体的管理中合理安排工作任务，科学划分工作职责。发挥老员工的带动作用，让老员工带动新员工，对新进来的人才要培训，让新员工熟悉档案管理的要点。医院档案管理人员的素质和专业水平，关系着档案管理的质量，能否实现信息化管理，人才队伍是关键，因而要提高人才队伍素质，为档案管理打好基础。

2.3 重视档案信息技术的开发

在实际的管理中，要重视研发档案信息化软件，建立科学的系统平台，这是医院进行信息化管理的前提。医院要结合自己的实际发展情况，开具符合自己发展特征的数据库，保证医院的档案信息可以在各个部门间传递。另外，还要重视对信息化平台的管理，确保人事档案管理的真实性、完整性，保证人事档案管理能为医院发展提供准确的数据。最后，还要重信息化系统的安全防护工作。医院在人事档案管理中，要加强系统平台的安全性，避免病毒非法侵入，从软件和硬件方面出发，做好安全防护工作，对需要档案管理的人员单独授权，做好加密管理。这样，医院的人事档案管理才能安全有效，真正为医院的发展提供支持。

2.4 完善档案管理制度

信息技术的发展引发了很多领域的变革，医院在人事档案管理中要根据信息化的特点，结合医院人事档案管理的实际情况，做好档案制度方面的管理。首先，在制定医院档案管理规范时，要与国家信息化管理制度相符合，在国家有关法律的前提下制定本院制度。其次，要做好医院内部人员在档案使用方面的制度。对单位管理人员和部门权限要有明文规定，在信息化的管理体系中，要维护人事档案的保密性、政治性、权威性和准确性[2]。严格档案查阅程序，对无关人员修改和查阅档案要严肃处理，保证医院人事档案管理的有序性。

3结束语

综上，进行人事档案信息化管理，可以减轻档案管理人员的负担，提高工作效率，把档案管理人员从繁忙的工作中解救出来，不仅提高了工作效率，还节约了单位的财力和物力。现在，有的单位在管理中还没有认识到档案信息化建设的意义，在管理中仍然使用传统的管理方法管理，难以适应新的发展要求。因此，医院要把握时代发展的特点，完善档案管理人才制度，提高管理人员的档案管理水平，并做好信息化建设，从各个方面支持人事档案管理工作，促进我国医院的发展。

参考文献

[1] 梁燕.医院人事档案信息化管理工作探索[J].管理观察，2019（36）： 160-161.

[2] 王瑛.浅析新形势下医院人事档案管理的工作思路[J].现代企业文化，2015（29）：100.