企业文书档案管理工作探析

摘 要：企业是国民经济发展中的重要组成部分，而文书档案作为企业发展过程中的重要载体，不仅是企业生产经营管理过程的真实历史记录，还是企业各项工作持续发展的重要客观依据，随着企业发展进程的加快，企业文书档案管理的重要程度也日益凸显。本文从企业文书档案的重要性入手，分析了目前企业文书档案管理的特点及存在问题，探讨出具体工作中提质增效的方法，促使企业文书档案管理工作实现规范化、标准化和高效化。

关键词：文书档案 问题 措施 归档

企业文书档案是企业各项经营管理活动的记录，是对企业历史发展进程的情境再现，具有高度的客观性和真实性。良好的文书档案可以让企业在发展中结合历史教训，借鉴成功经验，促进企业科学管理，对企业的决策和发展起着极其重要的参谋和凭证作用。做好文书档案管理工作，实现档案价值最大化，对企业发展运行意义重大。

一、企业文书档案管理工作的特征

（一）文档合一，分体管理

文书工作与文书档案的形成紧密关联，文书是档案的前身，档案是文书的归宿，二者相互依存互为整体。但在实际工作中，两者各司其职，文书工作在前，主要经过文件的拟稿、审核、收发、批办等程序，档案工作在后，经过文书一系列管理工作后进一步加工处理，前者对后者有直接影响。

（二）内容繁多，形式多样

企业的日常运行会产生大量的文件材料，涵盖企业的党政管理、生产经营、科研技术等方面，还有上级领导单位及政府机关等外来文件材料，文书档案管理工作就是对以上繁杂的材料进行分类、整编、归档，涉及公文、合同、声像、实物等，其中既有实体的文件材料，又有电子数据材料，归档的形式也随之多元。

二、企业文书档案管理工作存在的问题

（一）人员缺乏对档案的正确认识

各单位归档人员没有充分认识到档案工作的重要性，没有切实将归档计划落实到工作日程，导致文件材料归档滞后，积压成疾;档案管理部门缺乏深入有效的管理机制，对归档工作的监管渗透不够，给档案管理产生一定消极影响，文书档案的效率和价值难以发挥。

（二）文书工作与档案工作脱节

文书工作与档案工作相辅相成，但在企业管理中通常将两者分而治之，这样文书人员和档案管理人员难免因缺乏协作，导致两者之间出现断层，在文书处理环节留下档案管理的隐患。

（三）文书档案收集整理工作不到位

一是文件材料收集力度不够，存在盲归档、漏归档、滞留不归档等现象。二是文件材料整理不规范，文件整理工作是否规范直接影响文件材料的质量，不规范的整理引起了不必要的返工，必然影响了文书档案管理工作。

（四）信息化应用不足，档案管理效率低下

随着网络信息技术的发展，很多企业采用较为传统的档案管理模式，档案工作人员主要依赖人脑核对、手工操作，这样既无法确保档案归档的正确率，又降低了文书档案管理的效率。

三、企业文书档案管理工作优化的措施

（一）建立健全相关制度，明确责任主体

要做好归档工作须制度先行，通过建立健全相关制度，明确职责分工，将档案整理归档工作纳入有关各单位和人员的崗位责任和绩效考核范畴，以此增强归档人员工作责任感。档案管理部应建立与各单位的联络体系，定期开展培训，加强横向交流，提高各单位归档人员的岗位技能，使文书档案管理工作在档案管理部门的引导下动起来、活起来。

（二）衔接文书与档案工作，促进文档一体化

文书是档案的基础，文件的质量与档案管理水平的高低具有直接的关系，因此在实际工作中，要超前控制文件管理，确保档案质量，实现文书工作和档案工作的有机融合。如文书人员要树立档案意识，严格审核文件格式，及时收集闭环文件，对发现有问题的文件及时追溯原因，做好记录，为后期文书档案归档工作的顺利开展奠定良好的基础。

（三）规范文书档案管理，实现精准服务

一深入调研，把“脉”开方，明确归档范围，让各单位了解要归档什么。没有调查就没有发言权，档案管理部门应基于国家及上级单位的管理要求，结合自身实际情况，制定合规可行、具体明确的归档范围，并以管理制度的形式固化。二“做工”精细，实景导航 ，做好文件整理引导，让各单位清楚怎么归档。档案管理部门可针对文件整理中疑难易错问题形成操作指南，场景化解析，突出重点，便于记忆，让归档人员能直观地理解流程和要求。

（四）加强档案管理信息化应用，提高工作效率

随着科学技术的发展，企业今后应摒弃传统的档案管理方式和作业方式，引入信息化技术，促进文书档案信息化建设。信息化的文书档案管理，将更加便于存储、进行批量智能化处理，更加有利于档案的开发和利用，大大提高文书档案工作的效率以及正确性。

四、结语

文书档案管理水平体现出企业的管理水平，关系到企业的发展，在知识和信息急速变化发展的今天，文书档案管理的重要性将越来越重要，做好文书档案管理工作是一件功在当代利在千秋的事业。企业应正确、全面认识文书档案管理的价值，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”原则，加强对文书档案工作的管理，实现文书档案价值最大化。

参考文献

[1]夏勇强.文书档案的现代化管理对策分析[J].山西青年，2016（08）.

[2]李清华.文书档案管理存在的问题及解决措施[J].兰台世界，2016（S1）：11.

作者简介：王黎旭（1988.08.01—），女，汉族，广东省湛江市人，本科学历，从事方向：文书档案管理。