大数据时代高职院校科研经费精细化管理实践“四难”

罗淑云

(广西机电职业技术学院教务科研处，广西南宁，530007)

随着高职院校校企合作深度与广度的不断加强，学校参与企业技术研发、产品升级改造等社会服务越来越多，科研经费普遍逐年增加，有的更是成倍增加。高职发展智库对全国高职院校报送的《2019中国高等职业教育质量年度报告》进行了统计，结果显示：2018年度科研社会服务经费有较大提升，超过一千万元的高职院校共有171所，与2017年相比增加49所，其中超过亿元大关的共有4所，与2017年相比增加3所。这从一个侧面反映出高职院校更加重视对接市场需求、更加重视技术研发和服务能力提升的总体态势。但与此同时，诸如《法制晚报》“科研经费被疯狂套取 教育部‘大招’能否发现新问题?”、中国科技网“科研经费不是‘唐僧肉’”、评辩天下“科研经费为何变身提款机”等科研经费管理话题不时引发社会广泛关注、新闻媒体报道、网络各种讨论。“科研经费‘包干制’激发科研热情”“如何既让科研人员从烦琐的报销手续中解放出来，又能防止科研经费滥用”等议题也一度成为“两会”焦点话题。

当前，高职院校为了加强科研经费的管理，提高经费使用效率，可以引入企业“精、准 、细、严”精细化管理理念，不断推动科研经费管理向精细化、科学化发展。但在这个过程中，信息化建设的不完善、预算执行管理较为粗放等难题会阻碍科研经费的使用及管理效率。本文结合当前新形势及多年的实践，从分析大数据背景下高职院校科研经费精细化管理实践中遇到的难题入手，挖掘其根源，并提出针对性的措施与建议。

一、四大难点

(一)信息化建设不完善操作难

1.信息化建设缺乏科学的战略规划

各高职院校为了满足科研管理发展需要和支持科研创新活动，开始进行科研管理信息化建设，旨在通过衔接不同部门的工作职责，读取各系统中已有项目相关数据，进行工作流程转化，保证信息共享、流转顺畅。但当前多数高职院校以科研部门为切入点推进科研管理信息化建设，建设的各个方面，尤其科研经费方面，没有从学校全局高度出发设计流程，缺乏科学整体规划，系统投入使用后数据对接难度大，科研、财务等部门管理人员工作效率未提高，反而增加了新的工作量，导致效率下降，科研人员的用户体验也没有获得明显改善，这违背了学校推动信息化建设的初衷。

2.信息化共享融合纵深不够

由于高职院校科研经费管理关联的归口部门多，信息化建设最大的难点就在于把科研、财务、资产、院系等部门数据的对接转化为共享，建立匹配对应关系。在各归口部门各自为政、职能交叉、信息孤岛的背景下，虽然项目立项、经费上账可在各归口部门信息系统轻松实现，但建立数据的深层对接困难重重，如科研项目支出项目与会计核算项目不匹配，造成财务数据很难转换成专业的语言，无法实现精准到单个项目的管理和监督。而面对遵循各自不同管理办法的上百种科研项目类型，数据的对接、转化、共享更是难上加难。

(二)预算、决算与开支管理断点沟通难

1.管理部门缺乏沟通协作

在明确职能的前提下，大多高职院校的科研项目与经费的管理是相对独立的，科研经费隶属于专项资金大类进行管理。各归口部门管理职责按照职能的划分如图1所示。在日常管理实践中，科研管理部门主要负责项目立项率和结题率；财务部门负责科研经费的核算，对项目内容、任务、进展及预算情况都不了解，对经费使用是否合规、合理无法进行有效监督；项目组主要关注如何获得更多的项目立项及经费支持，编制科研经费预算时很难做到科学、合理，也很少关心预算执行是否与编制的预算一致，更多地只考虑科研成果的产出。从部门职能分工看，各部门的工作重点各有不同，而在管理实践中正是因为各部门工作关注重点不一，又缺乏沟通和协作，预算、决算与实际开支存在管理断点，这是信息化手段难以处理的痛点与难点。

图1 高职院校科研项目管理工作职能分布图

2.财务人员和科研人员缺乏相关知识

由于专业领域的限制，财务人员对科研项目管理及实施过程缺乏了解，而科研人员往往缺乏财务、资金管理、科研制度的相关知识。科研人员编制科研经费预算时仅凭借一个或者几个科研人员的经验估算出一个理想数据，与科研、财务部门缺乏配合，很少进行经费预算科学性、合理性评估。这样的预算编制缺乏科学性和可操作性，难以对经费执行进行有效的管理和监督，甚至影响项目的开展和结题验收。

(三)预算执行管理粗放管控难

1.科研经费财务管理人员配备不足

当前，多数高职院校没有专门配备科研经费财务管理人员，以兼职人员为主，经费管理效率不高，效果不好。而且管理人员本身专业领域、职业素质及对科研经费制度规定的熟知度等因素也会影响经费管理效果。面对越来越多的科研项目经费，管理人员每天疲于应对要求更细更多的报账业务和更严格的财务审计，根本无暇顾及科研项目的执行情况。当前，预算执行管理较为粗放，在办理报账时仅对开支经费是否超出预算额度进行监管，难以控制预算执行具体支出项，更难以准确判断开支经费是否合理，对预算编制约束力不够。

2.预算执行与预算编制存在偏差

科研人员开展科研活动时实际支出费用与审定的预算两者间存在偏差是高职院校科研经费信息化建设精细化管理又一难点。首先，预算编制缺乏规范标准。由于国家科研体系未完成整合，不同来源经费标准不一致，缺乏完善的规范标准，无法保证经费预算科学性和规范性。其次，预算编制缺乏科学性。受科学研究本身的性质和不可预见性的特点及市场价格变化的影响，加上前期调研论证不够深入，预算编制往往不够科学严谨，同时也存在项目负责人为了获得更多经费支持，在编制预算时有意夸大预算金额及增加外协服务费等与项目无关支出的情况。最后，预算执行随意性较大。高职院校在预算执行中往往没有严格按照预算标准执行，存在预算编制与预算执行脱节的现象，造成经费的用途变更或者是被挤兑，或在项目研究过程中发现预算编制不够全面、科学，即时申请甚至多次申请调整预算，尤其是横向项目预算调整随意性更大，如此随意的调整严重影响了预算编制的权威性与严肃性，大大弱化了其基本的约束力。

3.会计核算科目粗线条不齐全

目前，多数高职院校的财务系统会计核算科目设置仍较粗放，存在很大瑕疵，根本无法充分体现科研经费多类型、多渠道的支出，如科研经费收支核算都没有进行明细分类，收入仅设财政补助收入和科教项目收入，支出也只设财政项目补助支出和科研经费支出，部分院校在科研经费支出科目下增设项目辅助明细账。即便如此，科研项目经费支出核算科目设置还是单一的，虽然掌握了每个项目支出数额与余额，但所有费用仍然是在一个科目下列支，无法了解项目经费支出方向，支出内容、金额、预算执行情况，是否与批复预算相符，也无法利用财务核算软件导出科研项目经费支出明细表，这显然不符合精细化管理的需要。

(四)经费来源多元规范难

高职院校的科研项目经费分为纵向科研项目经费、横向科研项目经费和自筹科研项目经费等类型。随着互联网的发展及众筹观念的不断普及，科研众筹也将成为科研经费的一种新的来源渠道。如今，多数高职院校为了提升科研项目和经费管理的效率，普遍采用信息化、程序化技术手段的现代管理方式来解决很多手工管理数据无法处理的难题，在工作流程管理、数据采集、同步、查询、存储、分析等方面更加灵活方便。但面对多元的经费来源，高职院校还是出现了很多难以解决的问题，如每一类型的项目都有专门的管理制度，科研经费的管理方式有不同的要求，预算条目、科研经费的支出范围、口径和报销的流程不一等，即使是运用信息化手段也很难解决这些问题。

二、排忧解难

(一)顶层设计，改变源头解决操作难

1.科学规划信息化战略，加快信息化平台建设

随着信息化的不断发展，高职院校的财务、人事、教学、科研、后勤等各职能部门信息系统智慧融合已成为不可逆转的趋势。在这种趋势下，高职院校应实施科学规划信息化战略，以院校整体为立足点，优化顶层设计，自下而上地收集需求、自上而下地设计实施。为此，高职院校要打破以往按职能部门划分的编码规则和管理方式，在学校层面顶层设计、制定统一编码规则，重新进行工作流程梳理，实现各职能部门统一信息标准、数据互联互通、资源共享共用，共同搭建一个深层次、宽广度、系统化、高效的信息化平台。同时，科研经费信息化建设应内化在信息化平台建设之中，为管理者及师生提供全面、准确、及时的基础数据服务，满足决策参考、查询信息等不同层次的需要，实现最大限度的社会效益。

2.加强信息化深度建设，推动信息化向智能化发展

当前形势下，高职院校应考虑通过信息网络、大数据和云计算等互联网技术的支撑，推进信息化建设向智能化发展，建立真正用数据管理、决策和创新的管理新机制，充分对数据进行收集、挖掘、转化、处理、应用，加强数据的深度分析、决策支持功能。首先，各职能部门的工作职能要全面数据化，各系统对数据的技术性要求(如格式、大小、名称等)要统一，将学校文件制度、相关文档、报告、记录等信息内化在平台中，让使用者只要登录平台就可选择获取所需数据或参考分析。其次，各职能部门数据要建立深层次对接关系，要包括信息平台中不同项目类型预算科目和会计核算支出科目的关系、科研经费购置的资产和产生的无形资产记录、科研项目的审计记录及验收结果等信息，实现信息的深层次融合。最后，平台基础信息设计应更全面、更有广度，比如科研经费信息平台应建立科研成果、成果奖励、科研工作、资产(固定、无形)等管理模块，以此提高平台的功能性，取得更好的效果。

(二)以人为本，开拓创新解决沟通难

1.建立沟通无障碍的管理体系

2019年的政府工作报告中提出要开展项目经费使用“包干制”改革试点，不设科目比例限制，由科研团队自主决定使用，充分体现了以人为本的管理理念。大数据时代是新技术时代，也是以人为本的时代。因此，高职院校要利用信息化平台建立沟通无障碍的管理体系，形成以人为本的服务型信息化管理理念是科研经费精细化管理工作坚实的基础。首先，学校在学院层面需要制定规范化的科研经费管理制度及实施细则，明确各归口部门的管理责任和工作流程，尤其是跨部门间信息传递链中涉及的数据对接工作任务，必须细化分工，设置清晰归口部门，梳理出一个完善科学的管理体系，避免管理断点。其次，学校在部门层面既要明确各自的职责和业务，也要进行协同管理，尤其是作为中枢纽带的财务部门，既要负责科研经费的日常报销业务，也要积极配合科研、审计部门的业务处理，提供经费的到账确认、设立项目经费代码、报销业务、出年度结算报表、结转、配合审计、项目结题验收后经费处理等科研经费全过程的管理与服务。

2.加强财务人员对科研项目内容的学习

科研经费管理是高职院校财务管理的重要职责之一，财务人员需熟知系列专项科研经费管理制度及经费使用规则，了解科研项目经费来源渠道、研究周期、任务目标、项目成员、项目经费总额、余额及预算经费执行等与科研相关的信息，并掌握信息化平台操作技能。通过学习，财务人员要结合项目的具体情况和负责人编报的预算，做到随时掌握项目合同预算执行情况，办理日常报销时应对经费是否按预算执行、是否合理支出作出准确的判断和处理，监督指导科研人员合规、合理地使用科研经费。财务人员还应积极参与科研项目过程管理，定期分析科研经费预算执行情况，充分发挥预算控制与财务分析决策的作用。

3.加强科研人员对科研经费管理制度的宣传培训

“做科研先学会做预算。”虽然这话有夸张的成分，但如科研人员都不掌握相关经费管理知识，就会在一定程度上影响科研预算的编制。针对科研人员对经费管理制度等相关知识欠缺的现象，科研、账务部门应通过多元培训途径对科研人员进行财经法律法规、科研经费管理制度及预算编制等方面的指导，如通过信息化平台系统推送制度文件，利用学习强国平台、QQ 群、微信群召开会议学习、解读、讨论新出台政策，帮助科研人员准确理解系列文件精神与具体要求，正确认识与加强科研经费管理工作。科研人员在进行项目申请时和编制预算过程中，都应积极接受科研与财务部门专业人员的指导，按照项目研究需要结合财务、项目经费管理制度制订出科学的、合理的预算编制。同时，科研、账务部门要通过现代化信息化手段规范科研经费预算支出的控制，让科研人员及时了解经费的到位、使用和结余情况，及时发现项目实施过程中的问题并纠正，提高项目经费的效益性，确保取得的科研投入经费能“接得住、管得好”。

(三)按需设置，科学细化解决管控难

1.按需设置科研专岗专员或科研财务助理

习近平总书记在2018年两院院士大会上提出：“不能让繁文缛节把科学家的手脚捆死了，不能让无穷的报表和审批把科学家的精力耽误了。”尔后，国务院、科技部、财政部相继印发相关文件，进一步明确整合精简各类报表、减少信息填报和材料报送、精简过程检查等多项措施，减轻科研人员负担。在这样的背景下，各高职院校可根据实际需要设置科研专岗专员或科研财务助理。科研经费较多的高职院校可设置科研专岗专员，其主要职责有：一是立项前按照各类型项目的规定和流程来编制各项经费预算，并将每一个项目的预算具体细化分解，明确预算指标；二是立项后指导各个部门根据所下达的各项指标逐级分散下达任务，具体落实到项目负责部门甚至具体项目负责人；三是定期对各部门科研经费管理和预算执行情况进行分析，建立经费使用情况报告制度，推动科研经费预算执行进度，确保预算有关工作到位。而经费不多的高职院校可设立科研财务助理岗位，专门提供科研项目与科研经费管理等服务，由财务部门实行委派制或院系自行聘用，其费用可以从各个科研项目经费的劳务费中列支。随着科研经费的普遍逐年增加，高职院校可以建立、完善科研财务助理制度，让专业的人去做专业的事情，为科研人员在预算编制与调整、经费支出、财务决算、结题验收等方面提供更加专业化的服务，进一步提高科研管理效率与精细化程度。

2.科学细化科研经费预算编制

高职院校应把科学规范做好科研经费预算编制与预算执行作为科研经费管理两个同等重要的内容，经费预算编制越科学、精细、合理，经费预算执行可操作性就越强，越能减少或杜绝预算随意调整的情况，保证预算的严肃性与约束力。首先，信息化平台能够把对科研项目管理的各项要求转化为功能模块。其中，经费会计核算模块设定规范流程，设置预警提示功能；项目管理及财务核算的技术融合、信息共享，能够对各部门的工作进行实时动态管理与监督，实现各部门工作流程规范化，部门间相互协调、依托、渗透、监督和制约。其次，在编制科研经费预算的过程中，高职院校应对科研项目的可行性与预算编制分别进行充分的调研论证与合理性评估，尤其对经费多的科研项目的每一项具体科目的名称、内容、用途、收支明细等进行逐一细化，列出项目开展中配置的科研设备及与科研相关内容支出的清单，从而使经费预算编制更具科学性、全面性、规范性及可操作性。

3.科学设置科研经费会计核算科目

高职院校应充分利用信息平台，按照批准的预算书核拨科研预算经费。预算执行必须在编制的预算科目内支出，并按资金性质、来源、项目类型、支出科目、资金支付方式等分类进行多维度会计核算和管理。高职院校应在科研经费信息平台设置经费预算和经费会计核算模块，两个模块项目根据经费可开支的用途设置，于每个项目辅助明细账下共设十一个具体支出科目，即设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、会议/差旅/国际合作与交流费、劳务费、专家咨询费、其他支出、激励费和管理费。项目申报的同时，学校要将科研经费预算数额列入信息平台，立项后预算立即转入会计核算模块管理。经费执行时，学校可以严格把控经费在预算明细科目金额与范围内列支，并及时将支出明细录入信息平台中，促使经费支出范围、额度等得到精细化控制。如此执行不仅可以使科研人员适时了解预算执行动态，把握支出进度，而且科研经费管理人员可以轻松掌握全校各个项目执行情况并进行反馈跟踪，督促已结题和接近结题的项目及时报销已发生的各项业务，引导已接近结题验收时间的项目合理开支经费。

(四)科学分摊，细化核算解决规范难

高职院校当前实施多元的科研项目经费管理制度，可按经费来源将科研项目经费分为纵向科研项目经费、横向科研项目经费和配套科研项目经费三大类，经费的使用范围必须在十一大类科研经费会计核算项目内。大数据背景下，对来源途径多元的科研经费进行精细化管理，需要做好两个方面：一是科学分摊，由科研和财务等部门联合建立一套适合学校自身发展需要的预算管理机制，进一步对科研经费预算进行优化处理，由专门人员或者在专门人员指导下实施，充分发挥信息平台数据收集、处理、分析等作用，从科研项目的立项到结题全程把控经费的使用，将整个科研过程中所发生的收入与支出统统科学分摊到明确支出项目中；二是细化核算，利用信息平台对于不同来源渠道的纵向项目资金和横向项目资金进行分类，杜绝一刀切的模式，合理确定不同费用的开支比例，细化核算各类经费支出，规范经费的使用。

大数据时代，高职院校加快信息化建设步伐推进科研经费精细化管理是管理体制深入改革创新的重要手段。这不仅有助于提高科研经费的使用效率，还有助于确保学校科研工作持续、健康发展。总之，加快信息化建设步伐推进科研经费精细化管理，可以提高职能部门的工作效率与科研经费的使用效率，确保职能部门及时获取经费执行情况，实现项目状态实时监控与管理，增强信息的可靠性与决策的相关性。同时，创新服务方式，可以把科研人员从烦琐的经费预算与报销业务中真正解脱出来，把有限的时间和精力投入到研究中，努力为科研人员营造可以潜心从事科学研究的良好环境。