高职院校人事档案信息化管理存在的问题及对策研究

刘晓慧

摘要：目前，我国信息技术应用在各个领域都取得了不错的成绩，高校人事档案管理工作作为高职院校内部管理的一部分，加强档案信息化建设能够促进人事档案管理的现代化发展。下面文章主要对人事档案管理问题及解决对策展开探讨。

关键词：高职院校;人事档案;信息化;档案管理

高校人事档案管理是高校人资管理的一个基本环节，是高校管理的必要工作。在大数据时代背景下，更要结合大数据技术思考高校人事档案的信息化管理策略，保证高校人事档案的管理工作达成目标，推动管理体系改革，为后续的管理工作打好基础。

一、高职院校人事档案信息化管理存在的问题

1.信息化观念和手段水平较低

大多数高校领导层面仅仅将人事档案管理视作材料的收集、归档以及保管，没有看到人事档案在人才流转、干部考察、职称评聘方面发挥的重要作用。由于重视度不够，高校不仅缺少专业的人事档案管理人才储备，还缺乏信息化建设中必备的、先进的软硬件设施，这些问题都在一定程度上遏制了人事档案工作的高效开展。受多方影响，大数据时代的高校人事档案管理模式依旧保守落后，操作方式完全靠人工或以人工为主，在用的信息化管理系统也仅仅是单机版的目录录入和打印工具。

2.管理模式不够

科学高校人事档案管理是一项专业化程度高的工作，涉及到高等院校的人才队伍建设、教学资源建设、信息化管理与制度建设等，与其他门类的档案管理工作相比，高校人事档案管理呈现出更复杂、更保密的特征。人才流动问题在当前社会经济发展中属于职场新常态问题，很多高校为了提高教学质量大力引进高素质人才，但“人档分离”的隐患依旧存在于高校内部，档案与人事关系调转不及时，造成人员管理与人事档案管理工作脱节，给高校的正常运转带来了很多不必要的麻烦[1]。

3.人事档案的数字化转型中的安全性不足

在开展人事档案数字化管理过程中，往往需要相关人员有足够的素质，但在实际管理的过程中，往往缺乏足够的安全意识和网络意识，非常容易导致个人信息泄露情况的出现。此外，在开展数字化信息的背景下，人事档案还非常容易受到木马、病毒的侵害，对人事档案管理的安全性构成了非常大的威胁，对进行档案管理数字化转型构成了不小的挑战。

二、高职院校人事档案信息化管理的提升策略

1.应用先进的技术设备

档案管理信息的发展水平得到进一步提升，需要投入更多的资金，对当前最先进的技术及设施进行引进，以便构造出一个系统完善的网络信息管理平台，针对档案信息化管理的建设，最关键的一步便是对硬件设施的投入，它是对资料传输以及共享的技术保证，利用科学的管理信息档案，可以使信息管理工作得到全面系统的发展[2]。

2.人事档案信息化管理系统建构

高校可以充分利用信息技术将数据采集、加工和利用融为一体，通过信息统一采集和计算机技术的加工处理，以提供数据接口的形式为不同的人群提供服务。尤其在数据管理和利用环节为了方便使用，管理系统主要的功能设计包括档案自动审核、档案业务管理、零星材料审核、档案在线查阅、纸质档案数字化、个人信息采集这六个部分。人事档案系统的搭建也可以采用自建和购买等方式，但购买形式优于自建形式，将硬件设备投入、系统开发以及后期对系统的维护工作全权交给第三方机构完成，建立符合高校自身发展的管理系统，满足不同的定制需求。

3.不断提升档案管理的安全性

在网络环境问题越来越多的今天，高校人事档案管理的安全性往往难以得到保证。随着高校人事档案重要性的不断突出，对档案的保密性提出了更高的要求，需要及时对各种档案信息进行共享。第一，国家应该充分做好对档案的立法工作，根据人事档案部门的实际工作情况，制定严格的人事档案管理制度，进一步保证人事档案的安全性。第二，高效在进行数字化档案管理工程中，应该不断完善数字化认识档案管理制度，对档案管理工作的管理职责进行进一步的细分。第三，档案管理部门还应该认真做好传统人事档案管理和数字化管理的结合，加强对人事档案信息的划分，避免对不重要的人事档案进行数字化管理，进一步保证人事档案管理的安全性和工作效率。此外，还应该不断提升对数字化管理人员的安全意识，做好对档案管理人员病毒查杀技术的培训[3]。

4.进一步落实大数据信息的开发

在高校档案管理过程中，为了体现管理优势，达成管理目标，也必须进一步对大数据技术进行开发，保证系统的存储空间更大、功能分支更加完善，在实际建立并完善大数据平台的过程中，首先要了解高校当前的管理需求，掌握档案管理相关信息，包括档案数量、档案更新频率等，这些信息是完善系统的必要依据。要遵循实效性的原则去对大数据系统进行开发。随着系统的不断完善，档案的安全性以及实际应用的便利性也能得到保障，有利于提升管理的效率，得到更加理想的管理成果。

三、結论

综上所述，高校人事档案管理目的是为了进一步提高院校人员管理水平，为人才输出、资料管理提供有力依据。面对当前教育改革的深入发展，开展人事档案管理信息化建设是必然可行的，在未来高职院校还应该不断加强信息制度建设、保证信息安全，落实大数据信息开发，从多方面提升人事档案管理的整体水平。

参考文献：

[1]唐诗佳，大数据时代高校人事档案管理的价值与优化对策[J].城建档案，2018 （11）.

[2]许珍花，大数据时代高校人事档案管理的问题与创新应用[J].管理观察，2018 （13）.

[3]韦翠清.大数据时代高校人事档案信息化建设研[J].中国管理信息化，2018 （13）.