浅谈企业基建工程档案的收集、管理与应用

张莲池

摘要：随着时代的不断进步与人们生活质量的提升，推动我国基础建设项目不断增加，同时给工程档案管理工程提出更高的标准。项目的各环节内容繁多，如勘察设计、立项审批、施工监理以及竣工验收等中的数据、资料都会整理成相应的基建工程档案。而基建工程档案管理作为基建工程建设中一项重要工作内容，对其进行科学、合理的管理能有效地保证档案的完整性。但是，现阶段在基建工程档案管理工作中还存在着一定的问题。因此，本文将针对基建工程档案管理中的问题进行分析，并提出相应的策略。

关键词：企业;基建工程档案;收集;管理;应用

1基建工程档案管理的重要性

依照国家相关规定，从基建工程立项开始到后期的设计以及施工竣工验收形成的文件，都需要依照一定的规范要求进行分类和装订，加强基建工程档案管理显得非常重要，在一批材料进场之后需要仔细对材料是否符合国家要求进行查验，并且收集国家规范所规定的合格证，将这些合格证归档之后进行后期操作，如果一支施工团队进场时需要依照规定对是否有上岗证进行检查，另外还需要判断是否购买保险的凭证，需要依照这些资料进行归纳整理。在项目开工时也需要进行开工申请，竣工时需要通过这些资料进行竣工验收，因此档案是基建工程项目管理过程中的重要资产，也是保证施工质量的重要依据。一般而言一个基建项目的工期相对较长，尤其是房建工程往往需要3-5年之久。在此過程中会出现大量的资料，需要妥善对这些资料进行管理，这也是建设主体单位需要重点思考的问题。

2基建工程档案管理的问题

2.1工作意识不强

现阶段，部分单位及其档案管理人员对基建工程档案的认识尚不够全面、正确，因此对基建工程档案的关注以及重视程度不够。大部分单位在整体工程即将完成或是准备竣工验收时才急忙对资料进行整理，部分单位甚至连相关的基建工程档案管理人员都没有配备，这对基建工程档案的整理带来了严重的不利影响。部分单位因为缺少相关的基建工程档案管理人员，在项目后期相应的工作人员开始撤离，而留下的工作人员对各个阶段的资料、数据并不完全了解，并且还有部分资料的手续不完整，需要相关管理人员确认签字，但由于人员已经撤离，最终导致资料整理延迟。

2.2基建工程档案尚未构建完善的管理制度与体系

从基建工程档案管理的角度出发需要对管理体系进行完善，这也是确保档案管理是有效展开的基础。尽管基建工程档案管理工作逐步开始展开，然而没有有效的构建起完善的规章制度和系统，尤其是档案管理是无法有效的对各个细节进行规范，导致档案材料不完整、归档不及时，阻碍了档案材料价值的发挥。

2.3档案管理人员专业能力有待提升

基建档案管理工作必须有专业的档案管理人员操作，然而这也是当前基建档案管理工作中比较薄弱的环节，缺乏专业性强的档案管理人员队伍，而且个别档案管理人员经验不足、方法缺少创新等，极易在工作中出现失误、错误等情况，影响档案管理工作的有效性。同时，在管理方法方面，也存在观念落后、管理方法陈旧、缺少创新等弊端，致使基建档案管理工作效率低。

3全面落实基建工程档案日常管理工作

3.1维护档案存储环境的安全性

在基建工程档案工作中，日常管理也不可忽视，其主要目的是保证档案的安全性。一旦档案保管工作出现问题，将直接威胁档案的完整性，不利于档案资源的查询与使用。针对纸质档案，要保证存储库房的专业性，满足设计规范，保证设备齐全，合理控制保存空间的存储条件。针对电子档案，要维护存储设备的安全性与可靠性，还需要配备专业化的安全软件与系统，避免遭受不安全性因素的侵袭。同时，电子档案的备份工作更是不容忽视。

3.2构建科学合理的基建档案管理制度

构建完善合理的基建档案管理制度是基建档案管理工作有效落实的基础保障与行动指南，对改进基建档案管理规范性起到重要作用。所以相关部门应提高重视程度，制定符合企业自身发展的基建档案管理制度，而且应避免同质化严重的问题，要切实结合档案管理工作中的实际问题，这样才能保证制度规范的有效落实。同时，要明确档案管理工作各岗位的职责，将工作内容细化，制定完善且有效的奖惩制度，以激发档案管理人员的积极性，使基建档案文件材料的收集、整理、归档以及利用等流程规范化，提高基建档案管理工作的效率与质量。

3.3提升基建工程档案收集、管理与应用的信息化水平

立足基建工程档案收集、管理以及应用全过程，现代化技术的运用势在必行，这是新时期基建工程档案事业寻求发展的关键，更是创新的必由之路。随着信息技术的不断发展，基建工程档案管理突显无纸化特征，电子档案规模不断扩大，尤其在收集、保存、管理以及应用方面的优势与信息时代相契合。为此，要积极引用先进的计算机信息技术，加大软硬件投入，强化设备与设施的更新与升级，掌握现代化档案管理方法。档案管理要发挥检索功能，探究档案管理的新模式，切实提升档案资源利用率。也就是说，要重视档案信息检索工作的开展，对档案信息进行不断地丰富，深化信息资源内容，突破传统档案管理方式的束缚，满足新时期全社会对基建档案信息的需求，在充分考虑自身发展实际的前提下，加快基建工程档案管理的信息化建设。

3.4强化人才培养

档案管理人员的整体素质高低，对档案管理的效率有着直接影响，需要重视加强对档案管理人员的培训工作，强化学习理论，树立终身学习的理念。在学习的过程中逐步强化纪律意识、法律意识、档案管理意识，还需要有机的融入自身的想法，将工作经验与工作技能相融合，以实际要求为基础，不断提升自身的工作能力和综合素养，需要重视加强管档案管理人才的储备工作，通过培训和进修深造等方式，逐步提高人才的业务素质和管理能力，建立起人才团队，不断充实扩大管理队伍，形成人才管理体系，为档案管理事业的快速稳定发展打下坚实的基础。

3.5档案管理规范化、创新化发展

为确保基建工程电子档案管理工作的与时俱进，要以工程程序为依据，遵循电子档案管理要求，根据实际进程完成电子档案管理工作，将档案数据记录跟随基建工程施工进度按部就班地推进。基建工程施工各环节联系紧密，所以要确保数据统计没有遗漏，若数据收集环节出现问题，则会影响整体档案资料的完整性。因此，在进行电子档案管理工作时要加强对档案数据信息的监督，特别是要做好对电子档案管理人员的技术培训，提出具有针对性的指导意见，落实管理工作标准，为完成档案管理工作提供坚实的保障。

结语

综上，立足新的发展时期，企业基建工程档案管理工作备受瞩目，与企业经营管理息息相关。因此，要结合新时代，秉承与时俱进的思维，脚踏实地落实基建工程档案收集、管理以及利用方面的工作，尊重自身发展实际，将收集与日常管理工作落到实处，强调过程控制，应用科学高效的管理模式，增强基建工程档案各项工作的规范性与科学性，以信息化建设为方向，全面提升基建工程档案现代化与科学化水平。

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