分析工会档案管理工作存在的问题及优化措施

孙旭 李美

摘 要： 在社会经济不断发展的推动下，企业职工的团队队伍日益强壮，工会档案管理工作的重要性越来越明显，由于工会档案涉及的管理内容繁多复杂，为档案管理增添了一定的难度，尤其在现阶段的档案管理工作中，存在着诸多的问题，影响着工会档案管理工作的开展。

关键词： 工会档案;管理;问题;有效策略

【中图分类号】G271     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.29.277

工会档案管理工作的有序开展，对发挥其职能作用有着很大的意义。工会档案管理工作不仅有助于促进社会发展的进步，更能为劳动者合法权益提供可靠的信息服务保障平台。然而传统的档案管理理念已经无法满足当代工会档案信息的管理需求，需要利用现代化技术增强档案管理的质量和水平。

1 工会档案管理工作存在的问题分析

1.1 相关管理人员忽视档案管理的重要性

针对于工会档案的管理工作的进展一直处于停滞状态，究其根本原因在于相关管理人员长久以来一直忽视档案管理的重要性，以至于在档案管理的过程中，存在着诸多的纰漏。由于档案管理人员缺乏档案收集的意识，导致其无法充分的了解档案管理的具体要求，经常将档案资料随意的放进档案盒中，严重缺乏对档案资料收集整理以及归档的管理意识，直接影响着工会档案的管理水平与效率。档案资料日积月累的积压成堆，得不到有效的归纳与梳理，是直接引发问题的重要因素之一[1]。

1.2 缺乏完善的档案管理体制

档案管理工作涉及的内容颇多，包括资料的收集、信息真假的辨别、档案的存储以及统计等诸多方面，要想确保档案管理工作顺利的开展，需要一套完善的档案管理制度作支撑，明确岗位责任制，从而规范相关管理人员的工作行为和意识，使其严格遵守劳动纪律，实现规范化、程序化的严格工作作风。然而在工会档案管理的实践中，部分工会的管理制度存在着一定的缺陷，由于相关的组织机构和管理人员缺乏专业的管理理念和技能，以至于档案资料在存储的过程中，出现缺失、存储不当以及霉变等现象，直接影响着档案数据收集的完整性以及准确性。根据相关调查资料发现，在基层工会档案管理部门，由于缺乏专业的组织以及相关人员的调动，都会影响档案管理的质量和水平[2]。

2 工会档案管理的有效策略

2.1 加强管理人员的管理意识

为了确保档案管理工作顺利的开展，加强管理人员的管理意识尤为重要，在具体的实施中，首先要加大宣传力度，增强管理人员的管理意识，特别是工会的领导者，加强其对档案管理工作的认知度，必会对档案管理工作的进展起到支持与正确引导的作用。其次，加强汇报。在档案管理工作开展的过程中，相关管理人员要经常向工会领导将近期档案管理工作的成果和开展进度做详细的汇报，以便增强领导对档案管理的重视程度，将工会档案管理工作提到日常的工作日程当中。此外，为了增强宣传效果，让更多人重视工会档案管理的重要性，可以利用媒体的优势对工会档案管理工作加以宣导，增强管理人员的管理意识，从而提高工会档案管理的水平和质量，将工会档案的职能作用充分的发挥出来。

2.2 完善工会档案的管理机制

正所谓“无规矩不成方圆”，要想确保档案管理工作顺利的开展，必然离不开健全的管理机制做后盾。在档案管理的工作中，不仅需要专业的管理技能，同时还需要建立完善的档案管理机制，这样才能有效的确保档案管理工作井然有序的进行。因此，结合档案管理工作的实际情况，完善及优化档案管理规章制度，从而确保该规章制度科学合理、切实可行，以便保障档案资料的完整性和准确性。在档案管理的过程中，管理人员一定要严格的按照规定的管理程序进行档案的管理，一旦发现问题要及时的采取补救措施，同时做好档案资料的归纳与整理。其次，在整理档案的过程中，若是发现档案信息存在错误，要及时反馈，建立有效的反馈机制，从而减少此类现象的发生[3]。最后，建立档案管理的评价体系，实施对档案管理人员的综合水平的评价考核，明确岗位责任，将责任具体落实到个人，包括管理职责、管理内容等岗位责任，一旦在工作中出现状况或纰漏，能够在第一时间内找到相关责任人了解实际状况，从而快速的找到解决问题的方法。由此可见，完善的规章制度与体系制度，对提升档案管理工作的质量起着关键性作用。

2.3 优化管理手段

工会档案资料涉及的内容繁多复杂，传统的管理方法主要通过人工分拣、编目，不仅耗费人力、物力、財力，而且管理效果并不显著，一旦出现纰漏容易造成诸多的安全隐患，完全不符合当代档案管理的需求。在科技迅速发展的背景下，针对于工会档案的管理工作，完全可以利用现代化计算机技术和网络技术作为管理手段，进行工会档案的收集整理工作，提高档案资料的利用率，从而实现档案资料的高效管理目标。针对于传统的照片、录音、录像等档案资料，可以借助计算机技术将其转换为图片、声音等电子资料格式，同时进行归类存档，实现数字化的档案信息管理。此外，为了充分的发挥现代化技术的优势，不仅需要相关管理者不断的提升自身的技术水平和专业技能，而且还要确保信息化管理设备的完善，优化工会内部区域网，通过网络化管理，建设完善的档案信息数据库，从而促进工会档案管理的数字化发展[4]。

3 结束语

总之，工会档案管理对促进社会的发展起着重要的作用，因此，为了迎合社会发展的趋势，工会档案管理的开展必须做到与时俱进，充分的发挥其本职作用，为社会和谐发展提供可靠的信息。

参考文献

[1] 高进.工会档案管理中的问题及策略[J].内蒙古电大学刊， 2019， （6）：88-90.

[2] 黄伟锋.试分析工会档案管理工作存在的问题及解决对策[J].建筑工程技术与设计， 2018，（18）：3440-3440.

[3] 肖桂英.工会档案管理中的问题及解决对策[J].新商务周刊， 2019， （18）：33-34.

[4] 李晓丽.“互联网+”时代工会档案管理工作的创新策略[J].现代企业文化， 2019，（12）：15-15.