关于高校人事档案管理面临问题的思考

任飞

[摘 要] 我国的高校教育事业在不断的发展进步中，与此同时，校园中工作人员的数量越来越多，档案管理工作也会相对来说更加复杂，工作人员在工作中会由于某些情况出现问题，所以高校必须对人事档案管理做出改革，明确问题所在，针对问题入手，改变高校传统的人事管理模式，因为这直接影响着档案管理的效率。档案管理工作与高校的良好发展是密不可分的关系，良好的档案管理水平对高校的建设有极大的推动作用。文章针对高校中人事档案管理出现的问题进行思考，并探究解决问题的主要途径与改善措施。

[关键词] 高校；人事档案管理；思考

中图分类号：G647.24 文献标识码：A

一、人事档案管理的基本内容及意义

（一）人事档案管理基本内容

人事档案管理就是人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案在人事管理活动中形成，记录了个人表现与德行、个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚，以备随时考察。在高校的人事档案管理中，主要包括对于校园工作人员和教职员工的信息整合。

（二）高校人事档案管理的意义

高校人事档案管理在校园的发展中具有很重要的意义，主要有以下两点。1.可以保证档案的准确度。高校在发展中，需要重视人事档案管理的相关工作，将教职员工的人事档案保存完整；在管理人员的工作中提高档案工作人员的工作水平和专业素养，保证教职工档案的完整性，提升档案准确度[1]。保护高校中教职员工的档案，可以使安全性得到提升，可以促进高校在人员管理方面的发展。2.改变落后的管理观念。一直以来，我国高校的人事档案管理观念都十分传统，这就导致部分员工的档案调动时间比较长，档案管理员工不能在短时间内完成工作，效率很低。档案工作的积攒就导致会出现一些遗漏问题，所以在现代教育的步伐中，高校需要对传统的人事档案管理进行改革，根据所存在的问题以及高校内自身的情况来管理人事档案的制度，让人事档案管理工作人员可以在最短的时间内，对本校教职员工的档案进行准确的管理，在提高工作效率的同时，保证教职员工档案的准确性和安全性，避免出现较大的问题以及问题的堆积。保护教职员工的档案对学校的发展也有很重要的意义[2]。

二、现如今高校人事档案管理发展状态

每一所高校都有自己的人事档案管理系统，但是不是所有的管理工作人员都可以准确地完成这项工作。现如今我国高校人事档案管理中有以下一些常见的现象：教职员工信息录入不完整，由于工作积攒或者，时间不充裕就会导致这种情况的出现；员工的地址改变后，人事档案中并没有及时记录，或是在离职之后信息也没有及时更改。高校需要根据这些工作过程中出现的问题，对这方面进行改进与正确的管理，促进高校人事档案管理水平的提升[3]。

三、高校人事档案管理中面临的问题

一个高校的管理水平如何，会从它的人事档案管理中反映出来，所以，人事档案管理是一所学校管理人员的基础，在学校中教职人员和工作人员的流动都需要及时地记录下来。现如今的高校人事档案管理中出现了很多影响管理效率的问题，其主要有以下几点。

（一）管理模式较为传统。现在社会经济发展比较快速，科技帮助管理工作人员提高工作效率，信息的录入也会更加方便。但是很多高校并没有意识到信息化带给大家的便利，人事档案管理模式都比较传统，整个关系网络没有建立起来，便出现了很多不足之处。仍然使用落后的方式进行人员管理和档案的整合，没有运用到方便快捷的现代化管理模式，档案电子化程度不高，查询也会特别麻烦，有很大的局限性，浪费人力和物力的同时也浪费时间、浪费资源。这些问题也导致高校人事档案管理工作人员不能在工作中得到进步与提升，一直停留在传统的工作认知中，不能与时俱进地进行人事档案的管理，也不利于高校的后期发展。

（二）校方不够重视，经费不足。人事档案管理部门在高校中是一个很特别的部门，这个部门的工作需要校方领导的支持，但是在现如今的高校中，领导对人事档案管理工作的认知不足，很少参与到人事档案管理中，经费投入不够，就导致工作人员很难进行档案管理工作。高校领导也没有制定出准确、完善的人事档案管理系统，导致在传统模式管理的情况下，人事档案管理更加混乱复杂。同时，没有现代设备和工具，领导不够重视，没有经费的投入，导致工作人员的办公条件有限，工作效率低下。

（三）档案调动速度慢。在一所高校中，教师占有非常重要的地位，每一所高校都需要高水平的教职员工，才可以提高学校的教学质量。但是在现如今的高校人事档案管理中，教职员工的档案调动速度特别慢，这会造成有些工作人员信息不准确的情况，使教职工的调动去向记录不及时，不利于教職工的发展。现在社会上职业的流动比较大，这也要求各个高校需要提高在人事档案管理方面工作的效率。

（四）缺乏标准管理体系。很多高校的人事档案管理模式都缺乏标准的管理体系。高校的人事管理需要有规范和合适的管理体系，但我国大部分的高校管理部门都没有制定管理标准，没有制约性就无法将人事档案进行合理的分类和整理。缺少管理标准所带来的影响有以下几点。①资料整理混乱，没有明确工作人员职责划分；②档案统计麻烦，容易出错；③档案调动、收寄不符合程序，流程不规范；④工作人员缺乏安全性认知，档案保密工作做得不好；⑤工作人员缺乏专业素养，档案信息真实度不能保证；⑥缺乏信息化办公，条件有限，效率低下。由于高校领导没有对人事档案管理方面制定标准的管理体系，管理人员在工作的进行中没有相关制度可以参考，很容易将自己的工作习惯带入自己的工作中。每个人的工作习惯不同，就导致档案的保存方式不一样，在后期职工查找和调动自己信息的时候不能很快地找到，降低了工作效率，影响高校人事档案的发展。

（五）工作人员缺乏专业素养。人事管理人员的专业素养可以极大地影响高校中人事档案管理的准确度，这也影响到教职员工的个人利益。大多数管理人员都会觉得档案记录工作过于单调，导致工作情绪不稳定，对工作态度不积极，不认真，过于形式化，所以要想对高校人事档案管理进行改革，就要对工作人员的专业素养进行提升。提高政治素养。增强工作人员的责任感，使他们认真负责地为教职员工录入信息，杜绝修改档案、违法乱纪等现象。提高业务能力。在现代化技术的发展下，高校人事档案管理模式已发生了极大变化，已由传统的模式改为现代化模式，这会给人带来更大的便利，也需要管理工作人员学习新的工作方式，加强业务能力。

四、对高校人事档案管理问题的改善措施

（一）构建标准化管理体系。各个高校应该按照自身情况来制定关于人事档案方面的管理体系。管理体系不可过于简单或复杂，一定要合理、科学，易执行。负责档案管理的员工只有了解自己的责任，目标才会更加明确，也会更加严格地要求自己。他们会认识到高校的发展和自己是息息相关的，因为自己的努力工作，学校也会发展得更好。除了在前期构建标准化管理体系之外，后期领导也要定期对人事档案管理工作进行检查，查看工作人员的遵守情况以及给工作效率带来的变化。另外，还要结合现代化技术，学习借鉴其他高校的模式，并根据自身情况进行完善，使其能促进本校的发展。

（二）提高工作人员基本素质。员工素质是高校发展的基本保证，所以档案管理人员需加强自我学习，提高自己的业务能力和综合素质。高校需要对工作人员定期开展各方面培训，对员工的能力进行有效提升，为员工提供外出学习的机会，使员工和高校共同进步。①使员工能够熟练掌握现代化办公流程和管理工作方面的专业知识；②提高工作人员的待遇，提升优秀员工的岗位薪资，使其拥有竞争意识，工作会更加努力；③增强员工的服务意识，在枯燥的工作中找到乐趣，不懈怠。

（三）利用信息化做好档案分类。在我国科技快速发展的环境中，高校要合理应用信息化技术，改变工作人员手动录入员工信息的工作形式；加大资金的支持与投入，改善工作人员的工作环境。现代化的工作可以使后期人员调动或者查询信息更加方便，资料保存更加完整和安全，同时，现代化的工作流程也可以提高工作人员的积极性。

（四）提高各部门对人事档案的关注度。高校要要對校园所有部门开展宣传工作，使大家认识到人事档案的重要性，使各个部门积极配合档案管理的工作人员，加强各部门之间的协调与合作，帮助档案管理人员高效地完成工作，促进校园各方面的发展与进步。

五、结语

高校人事档案管理工作在高校的发展中起到不可估量的作用，但其工作量大，对安全性要求高，容易出现问题。高校不要任这些问题留存，及时发现问题，及时找到正确的方式去改正，改变不正确的管理模式，认识到人事档案管理工作的重要性，制定科学的工作管理体系，有助于高校的长远发展。同时，高校的领导及各部门工作人员都要遵循人事档案管理规定，并与时俱进，做到与时代变化共同进步，在工作中不断推陈出新，不断地去探索，重视人事档案管理的创新，深化高校人事档案管理改革。

参考文献：

[1]李同川.试论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].时代教育，2018（5）：124.

[2]刘畅.新形势下高校人事档案精细化管理的思考 [J].福建茶叶，2019（12）：285-286.

[3]刘岁梅.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].才智，2016（19）：68-68.