浅谈采购管理系统在博物馆的应用

张晨

摘 要：采购管理系统作为博物馆信息化平台的重要子系统之一，以规范采购流程为核心，通过整合资产管理、合同管理、监督管理系统功能，为全馆工作人员提供了在线采购资产的便捷服务。文章从采购管理系统的核心功能需求、外部接口需求入手，对博物馆采购管理进行了梳理与剖析，阐述了采购管理系统的设计与实现。

关键词：博物馆;采购管理系统;合同管理;资产管理;监督管理

1 采购管理系统概述

采购管理系统是博物馆信息化平台的一个子系统，主要用于规范博物馆的政府采购和自主采购中的各个采购流程环节，并对各流程环节进行监督管理。

首先，采购管理系统要整理和规范目前在采购申请工作中的每一个流程环节，主要包括部门员工申请、部门审核、财务处审核、招标流程、纪检部督查、采购办公室制定采购工作方案以及记录采购工作中各个流程的信息;其次，与自动化办公系统中自动公文审批流转功能相结合;最后，把采购申请、审核、采办、资产管理、监督各个环节的管理思想、规章制度纳入自动化流程管理中。

2 采购管理系统需求

2.1 核心功能需求

2.1.1 采购申请流程

采购申请流程由馆内相关部门员工起草申请，经过相关负责部门领导层层审批，即部门资产管理员、部门领导、办公室、财务处、部门分管馆领导、财务处分管馆领导、馆长等负责人与负责部门。完成审批全过程后，则进入采购执行流程。图1为采购申请审批流程图。

采购申请流程主要包括以下步骤：①有关部门员工填写采购申请信息，向部门资产管理员提交申请。②部门资产管理员如果同意，则提交至部门领导;否则驳回至申请人，申请人可重新修改申请信息后再提交。③部门领导如果同意，则提交至办公室;否则驳回至申请人，申请人可重新修改申请信息后再提交。④办公室如果同意，则提交至财务处;否则驳回至申请人，申请人可重新修改申请信息后再提交。⑤财务处如果同意，则提交至部门分管馆领导;否则驳回至申请人，申请人可重新修改申请信息后再提交。⑥部门分管馆领导如果同意后，则提交至财务处分管馆领导;否则驳回至申请人，申请人可重新修改申请信息后再提交。⑦财务处分管馆领导同意后，则提交至馆长;否则驳回至申请人，申请人可重新修改申请信息后再提交。⑧馆长同意后，则申请审批流程结束;否则驳回至申请人，申请人可重新修改申请信息后再提交。

2.1.2 采购执行流程

采购申请流程结束，获得审批同意后，申请人提交采购信息，相关部门负责人审批流程。图2为资产采购审批流程圖。馆长同意后，财务部门进行招标，办公室发文，同时生成支付凭单给采购执行人，由采购执行人填写报销信息，提交财务处审核，审核通过后，去财务处报销，完成采购执行流程。

采购执行审批流程主要包括以下步骤：①申请人提交采购信息于部门资产管理员，部门资产管理员同意后，呈报于部门领导，否则退回至申请人，申请人可修改采购信息后再提交。②部门领导同意后，如果购买物品为类别一（专用设备、文物和陈列品等用品），则呈报至财务处，如果购买物品为类别二（电子产品通信设备、大批同类办公桌椅柜等用品），则呈报至办公室，否则退回至申请人，申请人可修改采购信息后再提交。③财务处同意后，呈报至部门分管馆领导，否则退回至申请人，申请人可修改采购信息后再提交。④分管馆领导同意后，呈报至财务分管馆领导，否则退回至申请人，申请人可修改采购信息后再提交。⑤财务分管馆领导同意后，呈报至馆长，否则退回至申请人，申请人可修改采购信息后再提交。⑥馆长同意后，则采购审批流程结束，否则退回至申请人，申请人可修改采购信息后再提交。

2.2 外部接口需求

采购管理系统是基于博物馆信息化平台基础上的、独立的信息系统，与其他子系统有以下几种关系：①采购管理系统与信息化平台集成统一用户管理，实现用户统一认证和单点登录，并且使用统一用户管理系统的用户机构数据作为该系统的基础数据。②采购管理系统与固定资产管理系统对接，凡是从采购管理系统申请通过的信息，自动同步进入固定资产管理系统中。③采购管理系统与博物馆官网接口打通，自动发布招标公告以及中标公告信息。

3 系统设计与实现

3.1 功能模块

采购管理系统功能主要以博物馆的政府采购和自主采购申请、审核、执行为主，主要包含采购申请工作流程控制以及采购执行模块。同时，整合了采购相关的流程单据的关联文档。具体内容包括了五个部分：①政府采购申请、自主采购申请;②财务处采购审核;③馆办公室审核;④采购流程执行;⑤综合采购单据的统计与查询。

3.2 其他功能

3.2.1 合同管理

采购申请审核完成后，进入招投标环节，政府采购项目与自主采购项目，由采购部门对接政府采购中心或者采购代理机构进行采购与签订合同。若合同建立，将根据合同编码规则给出统一的合同编号，并挂接采购申请单编号。合同签订过程中的相关过程文档以及资料，将都与合同编码进行挂接，以便查询和监督该项目执行过程。合同管理功能包括以下五个部分：①合同范本管理;②合同创建;③合同审核;④合同签约管理;⑤合同变更或解除。

3.2.2 监督管理

监督管理分为两类：监督和督办。

督办：申请人申请采购项目时，设置项目的蓝、黄、红三种颜色的预警情况，拟表明距离流程时间节点的天数，提醒下一流程的负责人审批工作。

监督：对于正在申请或者执行中的项目，采购流程环节上的任何一个负责部门、经办人员、负责人，都可以查看当前项目进展情况，以达到信息公开的目的。若当前项目流程还未流转到经办人处，只要之后会经办，也可查看项目流程进展情况。

3.2.3 资产管理

资产管理主要包括以下四个功能：①新增资产，在新增资产中可以发起我的采购申请;②资产变更，包括资产入库、资产领用、资产转移、资产报废等子功能;③资产总账，主要查询个人资产或部门公共资产情况;④资产盘点，针对该年的个人固定资产进行盘点确认。

4 采购管理系统的应用和展望

采购管理系统不仅包含采购申请、审批功能，还融合了合同管理、监督管理与资产管理功能，更加方便工作人员快捷地完成在线采购工作。在采购管理系统中，由于积累了大量的流程数据，可以利用大数据分析，预测财务预算，极大地减少了项目安排过程中的人为因素，为领导提供了决策支持和数据支撑，实现了采购管理的程序化、规范化、科学化。

针对采购系统的改进工作是无止境的。从长远来看，采购管理系统可以改进的内容包括以下几点：①添加动态的采购模块，随着财政政策的改变，采购、审批、流程，可以动态更改采购流程审批节点;②添加数据可视化分析模块，针对大量的流程数据，利用数据挖掘，以更美观、多样的方式直观地展现数据;③可以通过历史数据，对未来的采购项目，提供相应的建议，形成一个“预算—申请—执行—监督—完成—分析—反馈—预算”的完整体系。

参考文献

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