教学档案以“件”为单位整理归档的建议

杨红

【摘要】教学档案管理工作对于学校工作的开展有着非常重要的作用，为了进一步促进教学档案管理水平的提升，学校档案管理人员应当遵照国家相关规定来开展教学档案管理工作。本文对以“件”为单位的档案整理归档进行了简单介绍，分析了教学档案以“卷”为单位的缺点以及教学档案以“件”为单位归档的优点，最后提出了教学档案以“件”为单位的归档建议，希望有助于学校利用以“件”为单位的档案整理归档方法来提升教学档案的管理水平。

【关键词】教学档案;件;卷;归档

一、以“件”为单位的档案管理概述

档案管理工作对于国家发展、社会进步都有着非常重要的作用，国家也在持续更新档案管理的办法、规则等。2000年12月6日，国家档案局为了进一步促进我国档案管理水平的提升，颁布了《归档文件整理规则》。根据此规则，各企事业单位不必再按照以卷归档的方法来开展文书档案管理工作，而是应当采用以件为单位的档案整理和保存方式来开展档案管理工作，从此正式开启了档案管理中的“以件代卷”时代。所谓“以件代卷”，就是在整理各种文书以及教学档案等的过程中，以“件”作为具体保管单位，而不再是以“卷”为单位进行档案整理和保管。以件为单位进行档案整理和保存，一件即一卷，档案管理人员不再需要對相关档案进行整合分类，只要根据档案资料的性质将其分为永久档案、定期（30年、10年）长期档案、短期档案即可，同时赋予每个档案相应的流水号，有档案使用需求时，只要在电脑中输入其名称或其他相关信息，就可以快速地找到档案所在，这种档案整理和保存方式更加简单快速，与当前现代化办公的相关需求相适应。

二、教学档案以“卷”为单位的缺点

以“卷”为单位进行教学档案的整理和保管具有一定的缺点，具体主要体现在以下几个方面。

（一）档案整理工作烦琐。以“卷”为单位进行教学档案的整理，整理工作非常烦琐。档案管理人员需要一本一本使用硬纸壳进行立卷，一本就是一卷，在立卷过程中档案管理人员还需要将非常多的零散材料通过分类合并的方式进行组卷整理，同时还需要编写大量案卷题名、案卷目录、卷类目录，不仅工作繁琐且工作量大，在进行资料查找时也完全依靠手工，非常不方便。另外，以卷为单位进行档案整理时，在插卷方面也存在着一定的困难。

（二）档案利用不方便。以卷为单位的档案管理方式，在档案利用时只能整卷进行利用，而在实际工作当中，使用者通常只需整卷档案中的某一份文件，但是档案提供者却无法将其单独提供给使用者，因此档案利用非常不方便。另外，数字化扫描背景下建档号相对复杂，由于一卷中通常有多个文件组成，而且每个文件的标题都不同，页数是流水号，软件扫描程序不执行排序，给档案管理人员造成困难，比如一卷的在建档号时可以分为五层：全宗、目录号、卷号、件号、页号，（第一件：0000-0004-0012-0001-000-0001），而扫描程序只按顺序排号，每一份文件又要给档号（如第二件：0000-0004-0012-0002-0001），因此卷中的每一份文件的页号要延续上一个文件的页号时就要档案管理人员手工改页号顺序，非常耗费时间和精力。

（三）档案内容保密性差且组卷困难。以卷为单位的档案整理和保管方式，通常需要将很多具有相关性的文件集中到一起组成一卷，当使用者有需求时，档案管理人员无法拆卷，只能将整卷文件都提供给使用者，这就导致使用者可看到整卷内容，因此容易发生相应的泄密事件。而在进行教学档案组卷时，一般是根据年度、组织机构、保管期限这三项因素进行分类的，但是教学档案通常会涉及很多不同部门，这就导致在档案组卷时，可能存在部分保管期限的案卷非常薄的情况，给立卷装订工作带来困难。

三、教学档案以“件”为单位归档的优点

将教学档案以件为单位进行归档具有一定的优点，具体主要表现在以下几个方面：

（一）有利于档案内容保密。以件为单位进行教学档案的整理和保管，每份文件都成为一个基础的立档单位，在进行档案分类时只要按照年度和档案保管期限这两个要素来整理装盒即可。在这一基础上，当使用者有档案使用需求时，管理人员只要为其提供单独的一份文件即可，使用者不会看到其他档案，从而增强了档案内容的保密性，有效预防档案泄密问题的发生。

（二）档案整理更加方便。以件为单位进行教学档案的整理和保管，无须再考虑机构部门这一分类要素，只要依据年度和档案保管期限这两个要素进行档案的分类整理即可，因此档案整理工作变得更加简单，档案整理工作的效率能够获得有效提升。简化程序，简化劳动强度，提高了工作效率和质量。传统方式立卷，手工立卷工作强度大，重复性劳动多。教学档案以件为单位保管，减少了烦琐复杂组卷、拟写标题，案卷目录、全引目录、装订等过程。

（三）档案保管和利用更加简单。教学档案以卷为单位进行教学档案的保管时，需要对整卷档案进行装订，而装订工作不仅会使得档案资料受到一定的破坏，而且装订之后的档案资料不仅复印和扫描困难，还会严重影响复印和扫描的效果。尤其是教学档案学籍类利用率特高，如：补人事档案学历材料、补办毕业证书、学信网上注册等都需要大量复印学籍成绩和录取底册等支撑材料，长时间的复印拍照对档案的损害严重。而以件为单位进行档案资料的保管，档案不会由于装订而受到破坏，因此能够维持原状，在档案利用时也非常方便，只要取出需要的档案即可，而且档案资料的复印和扫描工作也不会受到影响。

（四）有利于档案资源的开发利用。以件为单位的档案整理方式，有利于文件扫描工作的快速开展，从而使得相关档案资料可以被转化为电子化的方式被保存和利用。需要复印的文件可从数字化扫描件中直接打印，保护了档案反复被曝光的损害。另外，教学档案以件为单位的档案管理方式，使得档案信息变得更加详细，这样在利用数字化的方式进行档案信息查询时，将会非常快捷和准确。

四、教学档案以“件”为单位的整理保管建议

（一）工作人员要更新观念。在教学档案整理和保存的过程中，想要现实以件代卷，要求档案管理工作人员必须更新自身的档案管理观念，并且充分认识到以件为单位进行教学档案整理和保管的优点，这样才能积极主动利用以件为单位的档案管理方式来开展教学档案的整理和保管工作。在信息时代背景下，办公自动化已经成为一种必然趋势，树立以件为单位进行教学档案管理的观念，在此基础上才能推动学校教学档案管理的信息化和自动化发展。

（二）提升工作人员专业素质。以件为单位进行档案资料的整理和保管，使得过去传统的纯手工档案管理手段能够被现在更加先进的信息化档案管理手段所替代。而这就对档案管理人员的专业素质有了新的要求，他们不仅应当掌握以件为单位的档案分类、排列等整理方法以及相应的档案资料保管和使用方法等，同时还必须掌握相应的计算机、扫描仪、刻录机等现代化办公设备的应用技能，这样才能保证其能夠顺利应用以件为单位的档案管理方法来开展档案管理工作。这就要求工作人员通过自主学习、参加培训等方式来努力提升自己的专业素质，这样才能适应当前档案工作的发展形势。

（三）加强基础设施建设。以件为单位的档案管理方法的实施，其中非常重要的一个目的就是满足当前现代化的档案管理需求，使得档案整理和保管工作能够与先进的信息技术联系到一起，从而最大限度地推动档案信息化建设工作的开展。另外，以件为单位的档案整理和保存方式，也需要相应的现代化信息技术的支持才能事半功倍。因此，学校应当进一步加强相应的信息化基础设施建设，为以件为单位的档案管理方法的顺利应用提供支持，同时也能进一步推动学校档案管理信息化建设工作的开展。

（四）加强档案信息开发利用。以件为单位的档案整理和保管工作虽然使得档案整理变得更加简便，并且将档案管理人员从烦琐的档案整理工作中解放出来，但是同时也对档案信息的开发利用方面提出了更多的要求。这就要求档案管理人员应当进一步加强档案信息的开发利用，不断深化当前的档案信息检索体系，并且创新档案信息检索方法，提升档案利用和服务水平，这样才能持续提升学校教学档案管理工作的水平，并且使得教学档案在学校教育工作中发挥更多的作用。

（五）加强电子文件整理工作。当前，档案管理过程不仅涉及纸质文件，同时也涉及一些电子文件，而以件为单位的档案整理和保存方法对于电子文件也同样适用。档案管理人员在做好纸质文件管理的同时，也应当对电子文件的管理方法、方式等进行规范，从而加强对电子文件的管理，使其能够与纸质文件之间形成优势互补，进一步推动档案工作向现代化发展。

（六）利用教学档案推动教学工作的开展。首先，电子化教学档案能够以网络为载体成为教学共享资源，这就使得相关人员可以利用教学档案对以往教学成功和失败的经验予以分析总结，从而为教学工作的开展提供经验借鉴，以此推动教学质量的提升。其次，丰富的电子化教学档案能够为教学手段和方法的改革提供一定的素材，从而促进学校教学手段和方法的改进和创新，进一步推动学校教学水平的提升。最后，利用教学档案为学校教学管理和评估工作的开展提供有效的参考依据，从而确保教学评估结果的公平合理准确，将教学评估与教师的绩效工资联系起来，可以对教师形成一种激励，增强其对教学工作的重视，从而积极主动地对当前的教学工作方法、手段等进行改进，进而促进学校教学质量的提升。

五、结束语

综上所述，教学档案以件为单位进行整理和保管具有一定的优势，为了进一步促进以件为单位的教学档案整理和保管工作的开展，笔者对此提出了相关的建议。学校应当注意帮助工作人员创新观念、提升工作人员专业素质、加强基础设施建设等，相信通过这些方式能够进一步推动以件为单位的教学档案管理工作的顺利开展，促进学校教学档案现代化建设。

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