对油田房产档案管理模式的思考

陈迪

摘要：房产档案指的是在长时间的管理房产实践工作过程中所形成的很多具有很大意义的存放价值保存在历史记录中的文件资料。在房屋归属权登记、房产的交易、物业的管理、公用环境服务、房屋的拆迁、房产的纠纷等工作领域中起着决定性作用。要与油田房产档案管理的发展需求和档案管理本身规定相结合，再去联系实际中的工作。近些年来伴随着房地产行业的稳定发展，房产档案的作用越来越突出并且得到一定的社会关注。本文概述了房产档案管理现在所有模式中存在的一些问题，并对油田以后的房产档案管理工作进行详细的思考和讨论。

关键词：油田;房产档案;管理模式;思考

房产档案的管理一直都是一种比较“冷门”的形式，但是现在从事这种行业管理的工作人员一直都在坚守着房产档案管理，这是房地产管理这个行业的重心和基础，具有一定的优越地位。房产的管理被当做是油田房产事业管理中的一小部分，伴随着油田房产事业管理工作的有序进行和建立住房交易核心，为了响应目前形势发展的需要，房产档案的管理方式必须要有对应的调整。我们对现在房产档案的管理形势进行了调查，并且分析了油田以后的房产档案管理方式。例如胜利油田经过四十多年的开发利用，现在已经建成几万栋房屋。

一、现在油田房产档案的管理模式

现在，油田房产档案采用的是社区分散管理的方式，房产档案的建立、收纳、运用这三大步骤依次交给各个社区分开进行，重点包含文字、图纸和表格等房产资料的集中、整理、分类、审查、暂存、变更、统一、查询等服务步骤。在房屋归属权登记过程中，各个社区管理人员要把房屋产权办证档案再移交到管理局，集中审查之后再返还给各个社区进行存放。在这种管理模式下，档案管理业务职能和工作任务分担，档案存放的地方要能基本性得到保障，社区中的户主查找原始档案相对而言是比较便捷的，但是主要会出现以下几个问题：

一是档案的资源分散并且管理方式不合理：油田房产档案是依照房屋所在地区分散到各个社区，各个社区的房产档案所存放和排序的方法是不一致的，比如户主的档案有些是根据户主的编号进行排序，有些则是依照门牌号进行排序。管理政策不够全面。档案的放置、使用比较随意，没有进行严格规范、没有统一的工序和实行规范，对于工作的要求不能够协调一致地实行。

二是档案所存放的场所环境较差：房产档案是一种长久性的存放档案，对于存放档案的场所有着十分严格的要求。受到办公环境和办公费用的局限性，油田房产档案的实际存放环境和要求有着比较大的差距。还有一小部分的社区房产档案放置的场所是可以随意变换的，档案多次进行移动。有些房产档案室和办公室一起“多功能”使用，而且档案室缺少设备、对于档案工作的硬件配置不能够实际到位;有些房产档案室破烂、窄小、潮湿阴暗以至于出现房租漏雨现象，根本达不到防火、防潮、防蛀等基本型性要求，档案一旦没有得到有效的保护，遭受到破坏、丢失就会引发不可预估的损失。

三是在档案室的工作人员变动幅度较大：社区内管理房产的工作人员编制较少，档案管理工作人员大多数都是兼职工作，对于业务能力知识比较缺乏，整体的素质高低不一，在职岗位不确定，对于工作有比较频繁的变动。档案管理是一门专业性较高的学科，档案工作人员的业务能力、素养的高低，会直接决定档案质量的好坏和整体管理能力的高低。管理好、利用好档案需要具备一定的专业知识型人才，尤其是在长时间的管理当中所积攒的基础知识和实际经验，这些对档案管理有着决定性作用，然后常常的人员变动情况导致早已培训好的档案工作人员不能够完全发挥作用，但是新到职的工作人员对于档案管理的基础性知识有较少的了解，要去进行再一次的知识学习、去熟悉业务，对于建房、分房、交易跨社区调房等工作形成的档案不能够完整地进行归纳，这给档案管理带来了比较大的困难。

四是对于档案管理的意识比较弱：房产档案不仅记录了油田十几年甚至几十年的修建成果，还与几十万职工家属紧密联系着。房产档案管理是一种缄默的工作，一部分企业没有高度重视，对档案的作用和档案的管理，总体的重要性理解还不够到位，对资料的重视程度还不够高，最后导致不能够及时地立卷归档，不能完整安全地存放历史文件，房屋的归权属不能够及时地登记办理，业主的合法权利得不到有效的保护。而且更为严重的是部分领导忽视这一现象，档案管理工作人员的主观能动性没有很好体现，导致对于工作的积极性不是很高;还有的一些具备了一定的档案管理意识，但是对于管理的专业性知识比较欠缺再加上管理方式不能够与时俱进，导致在实际的工作中出现一定的失误。

二、对于房产档案管理模式的改变策略

（一）确保立档的前期控制是房产档案信息管理的基础性工作

油田房产档案能够直接反映和记录房屋归属权情况的实际信息资料，我国法律有着明确规定，房产档案里的资料必须是真实和准确的，不能和实际情况相悖。一旦房产档案的信息内容出现一些错误记录或者是别的误差，就会导致房产档案的法律效力有大幅度的降低，在体现凭证作用的中途就有可能会发生证据错误或者是证据不足的现象。为了能够减少这一现象的出现，房产档案必然要强化建档的实际操作，提前做好事前操控。在档案归档之前，要把控好三大步骤：第一要强化文件资料的审查管理。有关人员在进行房地产登记时，对于审查当事人的资料是否完善要具有一定的严谨性、看是否符合资格的要求，并且要保确保提供的资料全部都是真实有效的;文件材料形成的整个过程都是合法的。户主在申請办理产权登记得过程中，需要依照有关规定填写一些资料内容和提供一些信息，这些资料都是不可或缺的。强化对产权资料进行移交式管理。这在产权资料管理中是最主要的步骤，档案在进行交接时，管理者必然要对档案信息资料再进行一次完整的清理、检查和鉴定，以确保档案信息资料的统一性。最后，一定要确保档案信息资料中内容的清晰度，要精确简洁，排序也要与规定相对应，以能够方便查看阅读和进行规范管理。总而言之，唯有强化建档的基础性工作，才能让后期的档案管理工作发挥出最大程度的优势。

（二）推动档案信息电子化快速发展

伴随着不同行业信息化进程的深入发展，尤其是当下全自动化办公的普遍存在，导致档案信息管理的形成模式也发生了很大程度的改变，建档、归档、用档等这些过程都已经归纳到计算机的管理当中，不同种类的文字、图片、小视频等都是在以数字化的电子性媒介工具而存在。进行档案集中化管理时，要对档案信息电子化建设加大投入，运用计算机对档案内容进行集中、挑选和进行不同程度的加工，慢慢地转变为档案数字化，创建和完善档案信息管理系统和数字化信息库，最终将传统的手工查阅信息变为计算机帮助查阅信息，能够做到电子信息的副本可以在不同的地方进行存放，在很大程度上有效保护了档案信息的初始文件。

三、结语

对于石油档案管理的科学性，在当下快速发展的信息时代中，只有创新管理模式、利用先进理念，才能全方位提高档案管理服务的高度。新时期条件下油田房产档案管理工作面对着难得的发展机遇，同时也会也面临很多新的课题，只有注意到最基础性的工作，并且完善管理模式，从而进一步提高现代化的管理水平，强化信息档案工作者的素质培养，就能实现档案信息管理的安全化、科学化、现代化发展，使得油田房产档案信息管理工作能够发挥出极大的社会经济效益。

参考文献：

[1]杜鑫.“互联网+”视域下的房地产档案管理的可行性路径探索[J].国际公关，2020（1）.

[2]肖劝治.工匠精神视阈下加强房地产档案管理研究[J].上海房地，2019（9）.

作者简介：陈 迪（1974—），女，山东菏泽人，经济师（中级），本科，主要从事房产管理研究。