大数据时代档案管理现状与策略分析

摘 要：随着信息技术的飞速发展，大数据应用已经融入各行各业，深刻改变了人们的生活方式。当档案遇上大数据，电子档案管理也应与时俱进、改革创新，开启以大数据为纽带的智慧档案新时代。文章从大数据时代下的特点，通过发现新环境下档案管理和档案理论面临的问题，阐述了在大数据时代下档案管理的新策略，提出实用性创新策略。

关键词：大数据;档案管理;策略分析

一、 大数据时代档案管理的意义

在大数据时代，档案资料来源趋于网络化、社会化，档案部门更加关注民生和舆论，档案资料来源更加基层化、生活化，档案资料的数量不断增加，类型不断增多，价值密度降低，也需要对档案进行实时的处理和收集归档。当今社会和网络产生的档案信息的数量和类型与过去完全不同，这对档案管理产生了巨大影响。档案资源实体管理和数字化管理的难度急剧增加，档案检索、利用和服务工作难以满足用户的需求。

文件管理员需要更改以前的管理模式并将其摆脱。制约传统思维，充分利用全社会的资源和力量，建设大型档案，实现新型服务。档案管理人员要找出档案管理中存在的问题，将海量数据资源和创新思维应用于档案管理，更好地为国家、党和人民服务。

二、 大数据时代档案管理现状

随着大数据对社会和经济发展以及文化等行业的发展的促进和现实作用，其发展前景是不言而喻的。然而，档案馆在信息领域的工作也面临着新技术的挑战和实际创新的机遇。基于存档、历史、政治、惠民的档案管理和应用，我们应该使用大数据来解决档案管理中可能出现的问题。

（一）相关法律缺位，电力档案的开放利用问题没有确定

我国电子档案立法严重落后于电子档案发展的客观要求，《档案法》更多是针对传统档案，而对于电子档案的法律效力、相关标准、开放利用等问题至今仍没有明确规定。随着社会发展，人们对电子档案开放的要求不断提高，而信息开放伴随着潜在风险和承担更多责任，特别是电子档案安全问题更加凸显，有些工作人员存在“利用危险，保密保险”思想，导致电子档案开放程度普遍不高，与社会利用需求存在差距。

（二）电子档案标准规范滞后，影响了电力档案的广泛应用

大数据时代，数据繁杂多样，统一标准规范是资源共享利用的前提。2016年国家发布《电子文件归档与电子档案管理规范》，从“电子档案存储、备份、利用、统计、元数据维护”等方面对电子档案管理进行了规范，代替了2000年《电子文件归档与管理规范》。《规范》发布以来，由于未定期审查电子档案保存标准，电子档案行业协同标准有的相对滞后、有的尚属空缺、有的未得到严格执行，严重阻碍着资源流动共享，电子档案信息的跨界融合、智能对接步履维艰。电子档案标准规范滞后，严重制约了电子档案在大数据时代的广泛应用。

（三）档案管理人员技能有待提升，阻碍了电子档案管理工作的创新驱动

现代信息素养相对较弱，影响了电子档案工作的创新驱动。目前，我国档案从业人员队伍庞大，但利用电子档案提供服务仍普遍缺乏主动性和前瞻性，缺乏敏锐捕捉电子信息并促成电子档案和现实问题融合的能力，档案人员信息技术水平总体偏低，严重制约了电子档案工作的创新发展。

三、 大数据时代档案管理策略分析

加强新技术在电子档案领域的应用，做好以用户问题为导向的个性化和智慧化服务，是大数据时代檔案管理工作实现大发展的突破口，我们所面临的形势严峻、任务艰巨。因此，本人认为大数据时代，电子档案工作要有新的工作思路，必须充分整合利用档案资源，以服务为宗旨，不断改进工作方式，适应时代发展要求。

（一）建立数据规范，整合资源

作为基层单位，业务部门间的业务系统可能采用不同的数据库，而产生不同格式的数据，大量异构数据形成信息孤岛，建立标准化、规范化的体系，消除信息孤岛，形成资源共享是大数据时代背景下首要解决的数据问题。对结构化数据和非结构化数据合理整合，结构化数据和非结构化数据合理整合，努力实现对结构化数据和非结构化数据的合并管理，云计算、大数据技术的运用才能成为可能，分析挖掘海量数据才能成为可能。

（二）优化工作流程，改善工作模式

大数据时代背景下，不管是政府部门、企业还是基层单位，他们各业务系统的建立，各业务数据的归档，对传统的收、管、用，均提出了新的要求。档案的“收”要做到贯穿全流程，做到前端控制，提前做好各个业务系统的调研，要针对不同数据类别采取不同的处理方法，与档案系统建立接口。档案的“管”要做到全技术支持，大数据时代背景下，档案管理已经不可避免地涵盖了计算机知识，同时海量的档案数据处理也需要计算机技术处理，在档案安全方面也需要做到备份与系统日志管理;档案的“用”要做到全智能服务，大数据时代，档案数据不应该是简单的存放在那里的“死”数据，应该“活”起来，而“活”即是对数据的分析与挖掘，应该具备智能化的服务，真正为档案利用者服务。

（三）强化资源聚集，完善档案资源建设

在大数据时代，档案资源的概念正在从传统的狭义定义向“大档案观”转变。业务部门以及档案部门必须有意识地收集各种形式和巨大价值的各种数据资源。因此，档案部门要与不同的数据所有者合作，鼓励各社会组织和个人参与档案资源的建设，不断完善档案资源的建设。

不断变化的互联网资源档案和档案资源的多样化要求业务部门改变档案资源的收集方式，并收集更多更高质量的档案资源。例如，及时访问网络上的存档资源并及时存档用户文件。档案管理需要逐步掌握使用科学的计算机技术和先进的档案管理理念，逐步形成智能化、信息化、数据化的电子档案接收和管理工作机制，进一步加强构建和优化档案资源的能力。

四、 结束语

在大数据时代，档案管理内容、方式都是复杂多变的。面对大数据的机遇和挑战，档案管理工作也面临新的变革。我们可以将“大数据”与档案工作有机结合，加强档案管理工作。需要档案管理工作者不断进行理论探索和实践创新。满足社会需求，提升电子档案利用价值，是各级组织档案管理部门应该面临的重要任务。

参考文献：

[1]潘亚丽.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业务，2015（7）：35-36.

[2]张欣.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察，2014（1）：108-109.

作者简介：

袁海燕，广东省肇庆市，肇庆市恒电电力工程有限公司大旺分公司。