大型综合园区建设项目群的信息管理方法研究及应用

庄国方（上海建科工程咨询有限公司， 上海 200032）

0 引 言

随着城市化进程的不断推进，各类综合型园区开发项目不断涌现。此类项目具有开发强度高、建设标准高、技术要求复杂、参建单位多、建设周期长、进度压力大、资源消耗大等特点[1]。大部分大型综合园区建设项目由政府单位牵头且存在较多的建设主体及施工单位，项目之间存在资金、进度、物资、人力等资源方面的共享和并存关系，导致工程管理难度激增。信息管理是工程项目管理的薄弱环节，研究表明，建设单位和施工企业对于信息管理大多采用传统的信息组织和控制方式，该方式存在很多不足之处[2-3]，而项目群管理因信息量巨大、涉及部门繁多、形式多样、渠道广泛，对信息系统提出了快速、畅通、及时等高要求[4]。不当的信息管理会直接影响项目的高效实施[5]，现阶段项目群信息管理难点主要表现在：相邻项目的工序和场地相接，对项目间施工进度信息的加工、分析及反馈不到位，导致界面工序无法衔接，继而拖延项目进度；项目间设计相关信息沟通不畅或不及时，存在设计冲突，进而引起方案冲突并导致现场无法实施[6-7]。

针对大型综合园区工程项目群信息管控难点，首要任务是建立一套完整的信息管理方案，以进度计划、界面、技术质量、HSE（健康、安全和环境管理体系）等为管理目标，对多个项目进行总体控制和协调，对项目建设全过程进行协同管理，实现项目各参建方内外部信息沟通及共享，并且为项目策划、协调和控制提供支持[8-10]。为实现大型园区整体组织的战略目标和利益，对项目群信息进行统一协调管理。项目群信息管理的基本工作流程通常分为四个阶段：信息分类、信息整合、信息处置和信息分享，其宗旨是实现项目整体建设信息动态集成[11]。为此，笔者以世博文化公园作为试点应用项目，对大型综合园区建设项目群信息管理方法进行深入探讨和研究。

1 信息的分类

工程项目信息管理贯穿建设全过程，衔接建设工程的各阶段、各参建单位和各工作内容。为有效提升信息管理的效率，辅助项目管理工作的开展，必须依据信息类别对信息进行初步识别并归类，排除无效信息，有针对性地对项目建设全过程信息进行采集。

大型综合园区建设项目大多由政府牵头开发，参与建设主体众多，不同类型项目信息采集深度不同；项目施工过程漫长且复杂，涉及的信息量庞大，项目由开工至竣工时期为信息收集的关键阶段；项目涉及多个功能区，信息种类及结构复杂，管理难度较大，可参考管理工作内容对信息进行分类。因此，为建立大型综合园区项目群信息管理架构，实现项目信息的多层次、多角度的处理及表达，可将整体项目的信息建设看作是一个包含不同的建设主体、建设阶段、建设管理内容的多维度实时数据集合。

信息分类是信息管理的基础，在分类收集过程中，必须保证信息的真实性和有效性，必须建立各工程类别、各阶段、各工作板块对应的工程信息编码体系，对工作中的信息实施系统化、规范化和标准化的管理。

2 信息的整合

信息整合是指将各类信息进行筛选分析、优化组合、综合利用和加工创新的过程。对识别出的有效信息资源进行归纳整理，消除信息孤岛，使项目群信息系统形成互通互联的整体，为信息处置决策做好准备。

2.1 系统与结构分析并存

系统是信息流转的渠道，在经过信息分类及收集汇总这段冗长复杂的累积工作后，用体系的理论和思路，从大范围、多角度和全方位了解信息并处理信息。

通过系统分析，加深了解项目现状，剖析内外部项目结构构成；总结各施工环节和各阶段的建设内容与形式，梳理各项目间的潜在联系，划分管理目标，采用分层管理方法进行控制；分析各项目间的相互关系和利害冲突，评估其对整体项目建设的影响，再依据影响程度和重要度进行统筹考量；考虑采取相应的办法和措施，协调彼此关联及工作环节之间的内容联通，进而达到整体目标可控的目的。

2.2 动态控制及调整

项目的推进是一个动态的过程，工程项目信息管控是伴随信息的进度而开展的，是一个交替运行并且逐渐改进的过程。在项目建设过程中，存在大量的不确定因素，而信息一直处于不断变化的状态，如果在此过程中出现信息反馈不足和不及时的现象，都有可能造成工程损失。因此，在项目建设计划实施过程中，必须不断地收集和反馈信息，实时地对管理目标进行跟踪检查，及时了解在实施过程中计划与目标的差距，实行动态协调和高效管理，直到实现最终目标。

2.3 规划编制

依据所收集的各类信息，针对性地采用相应的方法进行处理和分析，形成各工作板块的规划成果文件，例如：界面规划的编制依据总平面布置图、红线范围、基础综合信息（自然条件、技术经济条件，包括建设单位和勘察单位提供的资料）、区域内的建筑物和构筑物的位置及尺寸、总进度计划、资源需求量计划、技术资料（规范、规程、规定、定额）、各相关单位的现场临界线、水源和电源位置、总体布置、主要施工方案、安全文明施工、环境保护要求等。采用立体的整体规划与现场平面的具体安排，合理、系统地安排区域，形成相关界面规划文件，以利于综合管理和协调。

3 信息的处置

信息处置是指在对信息整合分析后所作出的有关决定。在大型综合园区建设中，各项目参与方因对信息需求的深度不同而对信息的处置具有不同的责任和权利。为了更好地解决项目推进过程中的问题，确保项目顺利完成施工建设，需要建立一套完善的信息分级处置机制，明确管理职责，及时、合理、准确、有效地对各方面信息进行处置。

对于信息处置层级的划分及其各层级的处置事项，可依据项目实际建设情况及项目管理组织架构进行调整规定。信息处置层级一般可划分为各项目实施层、项目管理层和项目决策层。

4 信息的分享

在对建设项目信息进行分类、整合和处置的基础上，通过信息分享能够提高项目信息的传递速率，加强不同层级单位及部门间信息的交流与共享，建立信息沟通渠道，明确信息沟通制度，缩短沟通渠道，实现快速沟通，确保问题快速解决。

4.1 建立会议沟通制度

会议沟通主要用于交流分享特定内容的信息和观念，以各类会议形式作为信息分享的方式，能够及时研究和解决工程建设管理中存在的问题，加强多方的信息交流。

根据召开时间及频次的不同，沟通会议有定期会议和专题会议两种。定期会议具有固定的议题、时间、参加人员和会议地点，会议的主要内容是根据项目实际进展情况，展示并汇报项目阶段性成果，多方交流信息并解决现阶段存在的问题。专题会议一般是指根据项目的实际需要有针对性地解决专项问题的临时会议。

另外，为促进各相关方的信息传递与沟通协调，需要建立健全一套有效的项目会议沟通管理体系，明确各层级会议的管理职责，规定会议召开频次、会议要求和纪律、会议管理流程、会议纪要下发流程等。

4.2 建立报告制度

建立报告制度能够实现上下层级之间和各部门之间及时进行信息分享和快速沟通，以提高问题的解决效率和决策的落实效率。

根据报告周期不同，项目报告有定期报告和专题报告两类。定期报告是基于管理过程循环的需要，越处于上层的报告对象，得到的报告信息内容越浓缩，报告周期越长。定期报告分为周报、月报、季报、年报等，报告中应涵盖结合整体进度计划对比分析项目阶段性的运行情况，现阶段须解决的问题、遗留问题的落实情况和下一步项目计划任务。专题报告是指针对在项目建设过程中影响项目推进且在自身权限内难以解决的重要问题而做的分析报告，或是在项目实施过程中对可能出现的偏差进行分析并提出解决方案的咨询报告。

另外，为促进各相关方的信息传递与沟通协调，确保及时准确地掌握并妥善处置紧急重大事项，需要建立健全一套有效的项目报告管理体系，明确报告层级及流程，规范报告文件编码及表式。

4.3 信息发布及往来制度

相关项目信息的沟通分享（如联系函、指令单、会议纪要、报告等文件）可由各方相关信息管理人员负责，需要制定并遵循统一的文件分发及审批流程。文件审批流程完成后方可通过书面报告、项目专用邮箱方式进行发文，发布时间由相关管理规定，由信息产生的时间决定。日常各单位信息管理人员必须定期对收发文、重要来往邮件进行梳理及存储，以利于指导项目的管理工作。

5 试点项目信息管理办法的应用

世博文化公园项目位于上海市浦东新区，总用地面积约 1 877 000 m2，项目包含九大功能区，共计 16 个单体项目。目前，该项目涉及 9 个相关建设主体，建设内容除了主体建设单位自建项目以外，还涉及地铁车站、大型剧院等多个外部建设主体，以及部分外部改造项目如综合管廊改建项目。主体建设单位自建项目与多个外部建设主体项目施工区域相接且同步施工，相邻项目工期关联紧密。因此，针对整个园区的建设特点，建立并实施了一套完整的适合园区开发建设的信息管理方案。这对于实现内部信息共享、外部信息沟通和支持项目决策者进行策划、协调及控制具有重要意义。

世博文化公园项目信息可以按照建设主体、建设阶段和建设管理内容三个维度进行分类。

（1）建设主体可分为主体建设单位自身直接负责管理的项目（以下简称“直管项目”）和由其他建设单位负责管理的项目（以下简称“非直管项目”）两大类别。

（2）依据时间轴，可将园区项目建设过程划分为三大阶段，即施工前期基础工作阶段、建设实施阶段和竣工验收与移交阶段。

（3）按照建设管理的工作重点，可将该项目信息划分为五大工作板块信息，即基础综合信息（前期审批类、设计类、招标采购类、合约类）、计划信息、界面信息、技术质量信息和 HSE 信息。

结合世博文化公园项目实际情况，为提升信息管理的效率，减少工作量，并且兼顾信息分类的实用性和精准性原则，可以按照不同的类别、内容和深度对直管项目与非直管项目进行信息采集。直管项目信息涉及三大建设阶段及五大工作板块信息，在施工前期基础阶段，从建设工程合同签订至项目开工，所收集到的信息较多且复杂，因而仅针对性地收集关于项目建设概况和建设进度的基础综合信息；在建设实施阶段，时间跨度大，信息来源较固定，是信息采集任务的重中之重，包含计划、界面、技术质量、HSE四类有效信息；在竣工验收与移交阶段，信息收集量大大减少，多为对前阶段日常信息的汇总、总结、归档与分享。非直管项目的信息采集仅重点围绕项目建设实施阶段中影响整体园区整体建设的进度计划信息和与直管项目建设界面相交叉的界面信息。

依据信息分类和统一的信息编码体系，简单地归纳和整理所收集的资料及数据；采用系统分析与结构分析相结合和动态调整的手段，概括分析适用于辅助决策的信息，并且编制有助于现阶段项目推进的相关报告及规划。依据世博文化公园项目管理组织架构，划分出各施工标段项目部、项目总控、主体建设单位与指挥部四个信息处置层级，合理、准确、有效地对直管项目建设实施阶段五类工作信息加以重点处置。各层级处置事项如下。

（1）各施工标段项目。涉及项目各标段施工范围内不影响项目关键节点及总进度计划的实施性进度计划、场布规划、工序衔接、一般重难点技术质量问题、相关应急预案等的信息处置。

（2）项目总控。涉及园区施工标段的计划跟踪、进度偏差分析、施工方案重难点、应急事件处理分析以及不同项目间进度制约情况、界面规划冲突等的信息处置。

（3）主体建设单位。涉及影响整体项目进度的计划调整或因项目间界面冲突引起的施工方案较大调整以及项目总控提交的相关专题咨询报告等的信息处置。

（4）指挥部。涉及园区直管项目和非直管项目的关键里程碑节点调整、报政府可研审批通过的节点发生重大变化、因界面问题引起的相关费用突破概算等的信息处置。

信息处置以后，通过会议沟通、报告发布、日常联系、文件收发等工作机制，开展园区各相关单位之间及部门各参与方之间的信息交流与共享工作。

项目会议管理体系由重大项目建设指挥部办公室（以下简称“重大办”）、主体建设单位、其他建设单位、项目总控、监理单位、施工标段项目部共同组建。会议包括：重大办会议、项目工程例会、项目总控例会、监理例会及各类专题会议，由施工标段项目部参与相关会议并执行相关会议决议。

项目报告管理体系由指挥部、主体建设单位、项目总控、非直管项目建设单位、监理单位、施工标段项目部共同组建。除了施工标段项目部、监理单位、项目总控定期上报的周报、月报以外，项目总控还应视项目实际进展情况上报各类专题报告（进度、界面、技术质量、HSE、第三方巡查）于主体建设单位，由主体建设单位上报影响项目建设里程碑节点或影响园区整体建设的专题报告于指挥部，并将相关文件下发项目总控、非直管项目建设单位、监理单位及施工标段项目部，指挥部通过审阅主体建设单位上报的项目报告及时了解现场施工情况。

世博文化公园项目各类信息处置成果文件的分享层级，如表1 所示。

表1 信息处置成果及分享层级表

分类、整合、处置、分享等一系列信息管理措施在世博文化公园项目的试应用，为各参建方在项目建设现阶段提供了一个良好的协同工作环境，减少了因信息缺失、不全面、不通畅而造成的管理或决策失误，使得项目进度信息透明、界面清晰、现场技术质量及 HSE 状态可控。因此，采用此套信息管理方法有助于项目信息的系统化和规范化管理，有利于持续顺利地推进项目建设。

6 结 语

在大型综合园区的项目建设过程中，多方建设信息交互，易出现信息不对称、信息孤岛、信息冗余等现象，进而影响项目的正常推进。针对这一现象，形成了“信息分类、信息整合、信息处置、信息分享”的一整套合理的信息管理方法，以世博文化公园项目作为试点应用，有力地证实了此方法的合理性和可行性，可较好地满足大型综合园区建设项目群信息管理的需求，达到了规范管理流程和增强目标控制工作有效性的目的。