从企业档案管理系统开发角度谈档案的分类体系建立

刘杜鹂 许高杰

内容摘要 企业档案作为企业发展的忠实记录者、见证者、延续者，为更科学地服务企业各项活动，档案管理系统在开发过程中对档案内容的统一分类、组织、管理尤其重要。档案分类应依据一定的标准并结合企业管理实际按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点对档案进行有层次的区分并组成一定的体系。

关键词 档案管理系统 分类体系 档案信息化

1 引言

随着企业创新业务不断发展，特别是信息化程度的不断提高，抢占企业现代化信息化管理前沿，将是企业未来发展的核心竞争力，建设档案管理系统将存量纸质为主的文件信息数字化及增量电子文件信息直接或间接归档管理，对海量档案信息数据提供更智能化、便捷化、快速化的查询利用，这将是企业现代信息化发展的客观要求，为企业各业务和管理工作提供更便捷、更迅速的档案信息资源利用，为企业实现现代化管理、知识库建设打好坚实的基础。因此，需要建设与公司业务信息化相匹配的、行业内先进的档案管理系统，为公司未来在互联网化、信息化、智能化时代不断发展和壮大提供更好的服務与支持。

在互联网金融、大数据时代，随着文件产生的来源多样、种类繁多，且制式不一，特别是电子文件（档案）越来越多。如何有效规范管理这些海量资源，将是企业档案管理面临的主要问题，也是档案管理系统开发与建设的核心目标与根本任务。为此，在企业档案管理系统开发实施中，首先要搞清楚文档及档案的分类，哪些是重要的文档，哪些必须管理，哪些可以简单管理，哪些有关键影响，应依据不同档案门类的属性与其特殊性建立起相宜的档案分类体系，完善全过程的档案控制管理，档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等各个阶段都应在体系的管控范围之内。在此主要根据档案产生的方式（数据来源）、保存格式及应用价值三方面进行分类探讨。

2 档案产生的角度

文件是档案的来源，档案是文件的升华，电子文件的存档成为目前及未来企业档案管理工作的核心内容，要实现对电子文件的有效控制，必须对电子文件的形成方式采取对应的控制策略，下面主要从电子文件的来源途径进行分类比较。

2.1 数字化电子文件

数字化电子文件主要是针对已有纸质内容的文档，通过扫描等技术手段，进行数字化处理，从而形成电子文件，该方式主要为解决历史纸质档案所用。

2.2 系统化电子文件

由办公自动化系统产生的电子文件，管理人员参与或负责办公自动化系统的功能设计，既能对电子文件的来源及背景资料进行控制，又能将整个电子文件的生命周期融入管理需求，从而控制电子文件的整个形成过程，最后与文档管理系统联网运行，保证了电子文件的真实可靠性、完整安全性和长期可读性。

2.3共享化电子文件

在各企业或各部门内，因存在较多单独或联网运行的管理系统，这些系统的功能主要针对相对应的具体任务，为档案的管理提高了部分工作效率。

2.4 个体化电子文件

个体化电子文件是指由企业员工在工作操作过程中使用的文字、图形等处理软件形成的，打印纸质版本后供签字批准的电子文件。这种电子文件因为较易起草和修改，减少了手工操作带来的不便和困难，使用较为普遍，较受欢迎。但就电子文件本身因素而言，缺少原数据与背景资料，有效性与可靠性均存在一定的不安全因素，作为电子文件进行长期保存的价值也就甚微。

3 档案保存的角度

档案保存的角度是比较传统的分类角度，一般是指以企业各职能活动中形成的各种门类和载体的全部试题内容文档为对象，结合内容文档内容和载体形态特点，而进行的分类方式，如会计内容文档、工程建设内容文档、声像内容文档、人员内容文档、实体内容文档、专题内容文档等。

3.1 会计内容文档

会计内容文档指单位在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计文件，主要有会计凭证文件、会计账簿文件和会计报表文件等。根据不同的需要，会计文件可采用顺序存取、随机存取和动态存取三种存取方式。

3.2 工程建设内容文档

工程建设内容文档是在工程建设过程中形成的各种载体形式（文字、图表、声像）的信息记录文件，包括工程前期准备文件、监理文件、竣工文件和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

3.3 声像内容文档

声像内容文档指社会组织及个人在从事各项活动中形成的对国家和社会有保存价值的记录声音或影像内容的文件，包括照片、影片、录音带、录像带等。

3.4 人员内容文档

人员内容文档是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

3.5 实体内容文档

实体内容文档是指企业和个人在行使职能活动中形成或获得或收集到的，对企业具有长远保存价值的实物，主要有奖牌、奖状、证书、奖杯、专利、软件著作等。

3.6 专题内容文档

专题内容文档是指企业及个人在重大活动或事件中直接形成的各种载体的档案，可作为企业在科学决策时的重要借鉴材料，同时为工作考查、档案编研等提供可靠的依据。但此类文档多不规范，收集工作渠道不畅，没能及时有效管理，造成了档案材料的流失、损毁等，给档案信息资源建设带来了巨大损失。因此，今后在做好别的内容文档管理的同时，对专题档案的收集归档、管理与服务工作也相当重要。

4 档案利用价值的角度

档案的利用是发挥档案的价值所在，企业档案管理系统的开发建设，应更多结合档案应用者的角度，对档案生命周期进行体系化的管理，最大限度地控制对业务产生重要影响的文档及内容，并进行精准分类。

4.1 普通文档库

文件/文档是企业员工在日常工作中直接产生或间接获得的，与其业务或经营管理工作相关的各种文件、资料、图表等。

4.2 档案库

企业出于经营管理需要，在项目或者工作业务过程中产生，并保持原貌的文档/文件，或受国家法律法规要求而需要保存且具有保存价值，需要统一归档保存的成果文件。

4.3 知识性文档

对某一固定业务主题，已经通过验证且可以重复利用的成果。其载体可为文件、内容文档或其集合。

应用价值的分类体系的特点，使一份文档具备多重的属性，可能既是一个日常工作的普通文档，也是体系化控制的关键文档，是内容文档法要求或者审计中不可获取的文档，最终也会成为企事业单位知识体系中的重要组成部分，因此这就是文档应用价值的体现，也正是依据这样的应用价值去建立整体管控体系。

5 档案应用价值的分类体系模型

结合档案产生和保存的角度，再站在文档的应用价值角度分析，可以很快地建立一个分析模型（见图1），分别有两条主线：体系化的区分、重要性的区分。

类型一：重要的体系化文档，这类文档是核心文档，管理方式是必须分类归档。

类型二：重要的非体系化文档，在工作过程中离散的产生的，这类文件是最难收集的，可以通过周期性的提醒、催办来采集管理分类。

类型三：体系化的非重要文档，这类文档是我们日常工作最多的过程文档，是提升规范化、标准化管理的重要内容文档，应统一按标准分类管理。

类型四：非體系也不重要的文档，这类工作文档是日常工作中产生的草稿性资料等，一般不做强制分类归档要求。

当然，我们在开展具体的档案管理工作的过程中，分类体系还应根据企业的实际需求等因素加以权衡，最终形成一套符合业务规则的内容文档分类体系来指导我们实际的工作开展。

6 文档的多重性分析

基于应用价值的分类，可得出一个企业文档分类建设的金字塔模型。各类文档之间是逐级递进，以此转化的;而其中日常工作文档的量是最大的，以此为基础逐渐产生体系化文件，合规性文件来达到分类所呈现出最具可操作可应用的理想型档案管理系统，如图2所示。

根据的金字塔的模型，如果站在自上而下的角度，实际上可以由企业的管理大纲、质量手册，向下逐级推导出管理过程地图、管理程序、操作手册工作指引及日常记录文档内容格式。而这个衍伸出来的金字塔模型（见图3）将进一步指导开展整个的文档管理体系。

7 结语

不同企业的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似。所以，企业档案管理系统在开发的时候应根据行业标准设置合理的默认档案分类规则，并结合企业实际加以区分和修改，生成真正符合本企业的档案目录系统，并在各个分类目录中存放相应的档案文件，并最终形成与之相匹配的科学式的、专业化分类的、符合企业实际需要的档案管理系统。