浅谈高职院校档案工作规范化建设

党怀德

摘 要：档案管理工作是高职院校的工作重点，档案管理工作与其他各项工作都会有所关联，所以档案工作的工作效率将会直接影响到高职院校整体的工作效率。从当前高职院校的档案工作中可以发现，因为工作程序过于拖沓、档案管理工作人员数量质量不足、工作方式过于传统、缺乏完善的制度体制等因素，导致档案工作严重缺乏规范性，进而导致档案工作效率严重不足。因此，高职院校要认识到当前档案工作中存在的缺陷，并且积极进行改进，通过优化档案管理程序、建设档案管理团队、积极引进信息技术、健全档案管理工作机制等措施，推动高职院校档案工作的规范化发展。

关键词：高职院校;档案工资;规范化建设;建设措施

引言

随着我国高等教育的不断普及，高职院校的学生数量越来越多，办学规模也不断扩大。在此基础上，学校内部的人员调动，资源配置等工作也会得到发展，如果一直使用传统的方式开展档案工作，不仅会极大地限制档案工作的工作效率，还会因此影响学校的整体发展。近年来，在教学规模不断扩大的推动下，高职院校的档案管理工作其实已经逐渐得到了较大发展，但与此同时，也为档案管理工作带来了更多的压力。因此，在新的工作形势下，档案管理工作的规范化发展成为高职院校的一项重要工作。

随着时代的不断发展，档案管理的性质已经逐渐发生了转变，在信息技术日益发达的今天，服务性和数字化应当是现代化档案管理工作的新标签。首先，档案工作不是一项简单的工作，而是由多项工作环节构成的一项比较系统化的工作，包括档案收集、档案整理、档案归档、档案查询等多项内容，如果无法实现档案的信息化发展，不仅会影响档案工作的开展效率，甚至还会因此影响档案工作的开展目的。档案工作本身是为师生进行服务的，但是受高职院校工作体制的影响，极大地制约了服务职能的体现，因此，有必要推动高职院校档案管理工作的规范化发展，充分展现其服务职能。

一、发展规范化高职院校档案工作的意义

从当前高职院校的档案管理工作中可以发现，不论是工作理念还是工作方式都相对传统，所以在一定程度上影响了工作效率的提升。因此要推动高职院校档案工作的规范化发展，提升工作效率、推动教育乃至学校的整体发展。通过对档案工作进行分析，可以发现档案工作的规范化发展可以提升高职院校档案管理工作效率，提升高职院校的高质量发展，为院校教育提供重要的参考依据。

1.提升高职院校档案管理工作效率

高职院校的档案不仅是院校自身发展的见证，更是上级部门对院校发展进行决策的重要参考，还是对院校内部各个部门、各项工作、各种活动、人员的准确记载，由此可见，高职院校的档案工作是一项极其复杂且系统化的工作，所以档案管理工作能否有效开展，将会对高职院校整体工作产生影响。然而从传统的档案工作中可以发现，因为工作内容混乱，工作程序重复复杂，所以工作效率并不高。通过对高职院校的档案管理工作进行规范，可以让档案的搜集、档案的整理、档案的归档、保护以及查阅都变得井然有序，进而提升高职院校档案管理工作的工作效率。

2.提升高职院校的高质量发展

档案工作是高职院校工作的重要组成部分，也是高职院校的一项基础工作，所以档案管理工作的开展情况将会直接影响到学校的整体发展，甚至决定了高职院校的发展高度。如果高职院校档案工作资料有限，无法为学校建设发展提供充足的参考资料，学校的发展上限就会非常低。反之，如果档案工作发展较好，拥有丰富的档案资料，那么高职院校的整体工作也会变得更加高效和科学。因为学校可以通过档案发现自身在发展过程中存在的不足，进而不断进行弥补，所以档案工作的开展效果非常重要。通过对档案工作进行规范，可以让高职院校对自己的工作进程有一个更加清楚的认识，以便开展后续的工作。由此可见，通过实现高职院校档案工作的规范化发展，是有利于推动高职院校发展的。

3.为院校教育提供重要的参考依据

教育工作仍然是高职院校的工作重点，而高职院校的档案工作将会直接影响到教育发展的方向和高度。从高职院校的文化建设角度来说，通过开展档案工作，可以不断丰富高职院校的文化内涵和文化深度。学校的文化底蕴不断得到提升，教育工作的实效性就会因此得到显著提升。通过参考档案，教师还可以发现教学过程中存在的问题，不断丰富自身教学经验，最终保证教学工作可以在稳步发展的过程中持续上升。

二、高职院校档案管理工作中存在的问题

从我国当前高职院校的档案工作情况中可以发现，工作效率不高，服务职能没有得到充分的体现，甚至直接限制了档案工作的开展。通过分析，可以发现档案工作存在以下问题：

1.管理程序拖沓，影响档案工作效率

档案工作，顾名思义就是将某一项工作进行整理然后记录在册，所以档案工作一般都是在某一项工作做完之后才能进行的。而档案工作又分为收集、整理、装订、归档等多项工作程序，传统的档案管理程序中每一项工作在进行的时候都由于程序冗杂相互拖沓，最终导致工作效率非常低。在各项工作程序拖沓的过程中，原有的工作内容或者很多具有价值的档案资料就会因此流失，最终导致档案的参考价值越来越低。由此可见，当前高职院校的档案管理工作程序冗杂，工作拖沓，所以导致工作效率非常低。

2.档案管理工作人员数量、质量不足

高职院校的档案管理工作是一项专业性、业务性都很强的工作，需要档案工作者对各项工作内容以及各部門的工作流程都十分熟悉，才能在工作的过程中保证档案工作效率。然而从现实情况来看，档案管理工作人员的数量和质量都有所欠缺，很多在档案管理部门工作的人员甚至还担任者其他的工作，身兼数职在档案部门是常有的现象。其次档案工作人员的素质也不高，因为很多档案管理人员都是教师兼职，而教师对档案工作方面的专业知识又不够了解，再加上缺乏相关的工作经验，所以很难保证工作质量。

3.工作方式过于传统，现代化发展缓慢

通过调查可以发现，基本上所有高职院校的档案工作依然停留在纸质层面，档案收集、查阅工作也是由人工进行，档案工作的现代化进程极为缓慢。首先，纸质档案很容易遭到破损，尤其是经过长时期的查阅，破损丢失都是常有的现象，这样一来，档案的参考价值就会大打折扣。其次，人工收集和人工查找的方式也过于传统，因为学校的档案数量庞大，在短时间内查找到想要的档案几乎不可能，所以人工的工作方式必然会影响工作效率。

4.高职院校档案制度和管理体制缺乏

从当前国家发布的档案制度中可以发现，与高职院校自身的实际发展情况存在很大出入，和高职院校的发展严重脱轨，所以导致档案制度对高职院校档案工作的指导作用并不好。档案制度无法及时进行更新，而且不同学校的档案管理制度和标准又不相同，就会导致档案制度和档案工作成为两个相互脱离的个体。而且从当前高职院校的档案工作中可以发现，档案工作一直都是走一步看一步的状态，缺乏整体规划。人与人之间、工作与工作之间缺乏配合，最终限制了档案工作的发展。

三、影响高职院校档案工作规范化发展的原因

1.工作理念的影响

工作理念的影响是导致高职院校档案工作不规范的原因之一。首先，长期以来，高职院校在工作理念方面都比较注重管理不注重服务，而档案工作的工作重点恰恰在于向全校师生服务，所以工作理念的偏差自然会影响档案工作的进一步开展。其次，高职院校在开展管理工作，以及在档案管理工作中，都一直以行政管理为主，忽略了制度管理的约束性。长期以来，不论是档案工作还是其他的管理工作，都一直以行政管理方式为主，忽略了制度在无形之中对工作者的约束。和行政相比，制度约束所需要消耗的人力、物力也更小。总之，因为工作理念的影响，限制了高职院校档案工作的规范化开展。

2.规章制度的影响

规章制度的影响是导致高职院校档案工作不规范的第二个原因，而且规章制度不完善是当前高职院校仍然面临的一个主要问题。随着我国档案法的出台和不断完善，为我国高职院校档案工作制度的建立提供了一定借鉴，但是从实际情况来看，可以发现很多的规章制度无法落到实处。档案管理工作的每一个环节虽然是独立的，但相互之间有存在连接关系，因为缺乏制度的约束和管理，所以导致每一个环节都过于松散，无法形成工作整体。因为档案工作部门缺乏足够的工作经验，也缺乏足够的管理理念和完善的管理机制，所以导致档案部门的工作效率并不高。这无疑会制约档案工作的规范化发展。

3.人为因素的影响

影响高职院校档案管理工作的因素是多方面的，人为因素的影响也是不可或缺的因素。首先，从档案工作者来说，工作者是档案管理的主体，其自身的因素很大程度上会对档案工作造成影响。无论是其工作能力，还是工作态度、工作状态、工作积极性，都会影响档案工作的开展。其次，无论是规章制度的制定，还是具体的工作执行，也都离不开相关的工作者，而这每一项工作又都与档案工作有着密切的关系，所以人为因素的影响会出现在每一个工作环节中，也会在任何情况下影响高职院校档案工作的规范化开展。

四、高职院校档案工作规范化发展的建设措施

为了改善当前高职院校档案管理工作的工作情况，实现档案管理工作的规范化发展，高职院校应当明确当前档案工作中存在的问题，并且从实际情况出发，针对这些问题提出相对应的解决措施，最终实现档案工作的规范化发展。

1.优化档案管理程序，加大档案收集管理力度

要推动高职院校档案工作的规范化发展，首先，要优化档案管理程序，加大档案收集工作和管理工作的力度。针对当前档案工作的各个流程，要尽可能提升工作效率，防止因为工作拖沓而导致珍贵资料流失。在这一过程中，档案管理部门的工作人员要养成依法管理档案工作的意识，在工作的过程中针对每一项需要整理成档案的资料，都尽可能完整、准确、高效的进行保存。其次，为了提升工作效率，要实现档案工作中各项工作环节的有效衔接，在保证工作效率的基础上节省工作时间。最后，档案部门还要形成准确、系统化的档案资源库，为高职院校进行服务。

2.建设档案管理团队，提高档案管理人员素质

档案管理工作人员作为开展档案工作的主体，很大程度上影响着档案工作的工作效率。为此，高职院校应当建设专业的档案管理团队，不断提升档案管理人员的素质。从我国高职院校当前的档案管理工作者构成可以发现，其年龄都比较大，而且专业能力有所欠缺。为此，高职院校应当从社会上聘请专业的管理人员，改变档案管理者身兼数职的局面，还要不断对档案管理工作者进行培训，掌握信息化技术，不断提升档案管理工作效率，并且提升档案资源的服务功能。

3.积极引进信息技术，推动档案工作现代化发展

随着社会的不断发展，信息技术已经逐渐在各个领域渗透，并且让相应的工作领域产生了重大影响。高职院校的档案管理工作要想提升工作效率，也需要引进信息技术，实现档案工作的现代化发展，顺应数字化档案工作的发展趋势。长期以来，高职院校的档案工作都是由人工进行，所以工作效率十分有限，甚至还会在工作的过程中出现较大的错误。但是将信息技术应用到档案工作中后，不论是资料收集，还是资料整理和查询，都会变得十分简便，在众多的档案中，只需要通过计算机输入想要查找档案的关键词，便可以瞬间找到相关的资料，不仅提升了工作效率，还大大提升了档案工作的服务职能。

4.健全档案管理工作机制，完善档案工作制度

为了健全档案管理工作机制，高职院校要对档案管理工作做好统筹规划，从工作内容、制度建设、再到顶层设计，都要逐渐做到完善。只有这样才能保证档案工作上下同心，形成工作合力，推动档案工作稳定发展。重点是档案工作制度，通过完善档案工作制度，可以让档案工作做到有章可循。在档案的分类、整理、保管等各项工作中都要保证工作的规范性，更要做到档案安全保密，在档案内容泄露之后，即使是追究責任也要做到有章可循。总之，档案工作的工作机制和工作制度都要不断完善，确保档案工作的权威性。

五、结语

总之，高职院校的档案工作也要跟随时代发展，不断提升工作能力和工作质量，进而促进高职院校的整体发展。虽然当前高职院校的档案工作正处于瓶颈区，制约因素非常多，但是只要不断推进档案工作的规范化发展，档案工作的作用和功能就可以得到凸显。

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（作者单位：延安职业技术学院综合档案室）