成人自学考试成绩电子档案的管理与应用研究

李同涛

摘 要：在现代社会中，社会对人才的学历越来越看重，所以一些以前没有大学学历的人才会选择通过成人自学考试的方式来获取大学学历。近年来，我国的成人自学考试报考人数呈逐年增多趋势，而这给一些相关工作也提出了更高的要求，包括成人自学考试成绩电子档案的管理与应用工作。自从信息化建设越来越完善后，很多领域的档案都逐渐从传统的纸质档案转为了电子档案，但是如何有效管理和应用好电子档案却是当前面临的一项新问题。本文主要针对成人自学考试成绩电子档案的管理与应用进行了研究，希望有助于相关工作。

关键词：成人自学考试;考试成绩;电子档案;管理;应用

成人自学考试即人们常说的“成人自考”，它是我国成人获取高等教育学历的途径之一。有考试就有考试成绩档案，而对于其考试成绩档案的管理与应用，一向是一项重点工作。当前，随着计算机技术、网络技术及信息技术的高速发展，信息化时代已经悄然到来，各行各业、各个领域的工作都纷纷实现了信息化，传统的纸质档案也跟随信息化时代的浪潮而转变为了现在的电子档案。通过电子档案，可以大大提高档案管理与应用效率，减少一些档案信息错误和疏漏。以下就联系实际情况与实践经验来浅要谈谈成人自学考试成绩电子档案的管理与应用，仅作抛砖引玉之用。

一、成人自学考试成绩电子档案的管理

1、完善系统建设

若想有效管理好成人自学考试成绩电子档案，首先自考管理机构及高校应当要建立完善的成人自学考试成绩电子档案管理系统。成人自学考试成绩电子档案管理系统是一个信息化管理系统，它的建设并非一件一蹴而就的事情，也并非一次性工程，而是一项需要长期建设和不断完善的工作，并且还需要通过各部门之间的通力合作来共同完成。成人自学考试成绩电子档案管理系统的主要功能是对成人自学考试成绩电子档案进行收集、整理、增减、修改、储存、统计及应用等，只有保障该系统的完善性，才能够促进成人自学考试成绩电子档案管理工作的标准化、规范化及制度化发展。同时，在成人自学考试成绩电子档案管理系统的建设与完善过程中，还应当要积极运用各种先进的数据库软件和技术，从而不断强化系统的完善性。

2、提高重视程度

成人自学考试管理是一个完整的管理系统，其中的各项管理工作均是系统中的重要环节，而无论哪项环节出现了问题，均会影响到成人自学考试工作的顺利开展。由“木桶理论”可知：最短的木板是影响整个木桶盛水能力的关键。而在成人自学考试管理中，成人自学考试成绩电子档案的管理就是最短的木板之一，它虽然看起来不如其他相关工作重要，但是却是影响成人自学考试工作能否顺利开展的一项关键。所以，自考管理机构及高校应当要提高成人自学考试成绩电子档案管理重视程度，充分认识到这项工作的重要性，并投入足够的人力、物力及财力资源来切实开展好这项工作。

3、健全管理制度

健全的成人自学考试成绩电子档案管理制度，是保障其管理工作有效开展的前提。所以，自考管理机构及高校应当要尽快建立健全成人自学考试成绩电子档案管理制度，设立专门的管理部门及管理岗位，实行“分级分层、定岗定责”的制度，明确划分人员的管理职责。同时，还要建立科学的绩效制度、奖惩制度及考核制度，以提高档案管理人员的工作积极性与工作态度。

4、加强安全管理

虽然现在的成人自学考试成绩档案都已经由传统的纸质档案转变为了电子档案，但是电子档案有利有弊，其利处在于其可以方便档案的管理与应用，而弊处则在于其容易出现一些档案信息安全问题。因此自考管理机构及高校应当要加强对成人自学考试成绩电子档案的安全管理，避免因病毒、黑客或系统漏洞等而出现成人自学考试成绩档案泄漏、丢失等问题。具体来说，一者应当安装有效的防火墙和杀毒软件，加大病毒查杀;二者应当定期保养设备及备份档案，以防患于未然;三者应当提高档案管理人员的安全意识，并与之签订保密协议。

二、成人自学考试成绩电子档案的应用

1、快速查找档案信息

应用成人自学考试成绩电子档案管理系统中的信息检索功能，可以快速查找到需要的信息。成人自学考试成绩电子档案管理系统支持按照不同的分类标准进行信息检索，例如按照学生姓名进行检索、按照考号进行检索、按照科目进行检索等，所以信息检索效率更高。

2、拷贝完整档案信息

成人自学考试成绩电子档案是一个电子文件，它可以拷贝到任何一台机器上，从而实现档案信息的完全转移。只要系统完善、操作得当，那么电子档案无论经过多少次的“转手”，都可以保留其原始状态，而避免在中途发生部分内容遗失的情况。并且，成人自学考试成绩电子档案还可以被转换为多种格式，支持在不同终端上储存、编辑及读取，也可以打印成纸质文件。

3、分析人口文化程度

应用系统中海量的成人自学考试成绩电子档案信息，还可以智能化分析人口文化程度，以便于企业和组织吸纳人才。

结语：综上所述，应用成人自学考试成绩电子档案，可以快速查找档案信息，可以拷贝完整档案信息，还可以分析人口文化程度，但前提是要对成人自学考试成绩电子档案进行有效管理。而若想提高成人自学考试成绩电子档案的管理效果，就必须要做到完善系统建设、提高重视程度、健全管理制度及加强安全管理。

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