探索事业单位档案管理信息化建设的途径

徐鑫

摘要：现如今快速发展的信息化环境之下，事业单位档案管理工作形式在不断转变。目前我国电子政务建设已经成为国家信息化建设的重点，所以事业单位档案管理工作的信息化发展属于重要的工作环节。但目前来看，事业单位档案管理的信息化仍然处于发展阶段，问题较多。对此，探讨信息化技术在事业单位档案管理中的应用有实际意义。

关键词：事业单位;档案管理;信息化;建设途径

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性

事业单位与普通企业的档案管理工作相比，具有一定的独特性，这是它隶属于国家的性质而决定的。人事调动、工作纪要记录以及发展历程等内容则是其工作的重点，这些资料都是事业单位历史变革的见证，有着重大的意义。现代社会科技的快速发展，使得办公走向自动化、无纸化的道路，档案的生成方式也从传统的方式走向了信息化的道路，读取的方式从人工走向了机读。这样的档案管理方式与传统的纸质管理方式有着很大区别。在未来档案管理当中，档案工作人员会面临各种各样的档案文件，对于信息检索者来说，无论是进行信息决策还是开展有关的项目服务，这些都是可以参考的重要内容[1]。所以，积极创新事业单位档案管理的方式方法，深入数字化、信息化的应用手段，推进档案信息化管理工作，更有助于实现事业单位档案管理工作的优化、效率的提升，对于实现档案管理工作的可持续发展大有裨益。

二、事业单位档案管理信息化建设途径

（一）加大对事业单位档案管理的资金投入

不管是工程项目还是公司管理部门，顺利进行的原因都是每个部门都投入了大量的人力、物力和财力，事业单位中的文件管理也是如此。为了能够及时更新旧设备并有足够的资金来引进高新技术，必须增加文件管理方面的资本投资。首先，在有关部门的大力支持下，事业单位可以积极引进现代化的管理设备，取代原来的计算机、扫描仪、打印机和其他文件管理所需的材料。但是，应注意的是，更换设备后，人员应保存原始数据并将其传输到新设备中，以进行有效的分类和集成[2]。其次，为了确保所收集文件的安全性和机密性，还应建立完整的安全保护系统，以确保文件信息不会丢失，从而确保信息的安全性、完整性和有效性。

（二）制定档案管理标准

制定档案管理标准是事业单位档案管理信息化建设的首要工作。首先，应制定具有针对化的信息化管理标准体系，在管理架构上，应保证档案管理具有高度统一性特点，避免有分散管理、多头保管、各自操作等情况出现。还应做好领导管理工作，对组长、负责人进行有效安排。其次，应对资源进行有效整合，完成可操作档案共享标准体系构建工作，保证文书档案网络共享平台可以得到有效运行，保证查询快捷性、归档安全性、机关工作高效性。

（三）完善档案管理制度

事业单位档案管理信息化建设工作开展中，完善档案管理制度是工作顺利开展的重要保证。首先，事业单位应构建层层负责制度，并成立专业领导小组，保证档案管理信息化建设具有专人专岗特点。其次，事业单位应对档案管理信息化建设制定长期规划与长期目标，具体应涵盖在线接收、在线移交、在线查询、在线鉴定等多种内容，让政务内网、档案信息数据库得到有效对接，让安全防护防泄密问题、网络技术攻关问题、数据格式统一问题得到有效解决。最后，需要对权利义务制度予以明晰化处理，保证工作开展有序性与工作流程明确性[3]。

（四）构建良好运行程序

在事业单位中，为让良好运行程序得以构建，首先，应结合档案信息化建设工作实际需求，对档案电子文件装订方式、存储格式、管理架构以及人员专业技术进行全面分析，对工作流程进行有效完善，保证管理、保管、移交统一性。其次，应保证在职人员、离职人员对保密责任予以严格履行，避免有涉密文件泄露情况产生。最后，应严格管理涉密档案，可以对此类档案进行登记目录，开展备案备查工作，全面了解当前档案管理情况。

（五）提升人才素质水平

（1）强化人员培训

强化人员培训是提升事业单位档案管理信息化建设工作人员素质水平的重要方法，是让信息化人才短板得以弥补的重要举措。在具体工作开展中，应对培训力度予以增大，一方面应保证培训人员全面，确保档案部门工作人员可以全部到位;另一方面应保证培训方式多元性，对讲座培训方式、互联网培训方式、模拟实践培训方式予以综合采用，保证培训工作开展效果。

（2）加强交流锻炼

事业单位应对档案管理工作人员定期组织交流学习活动与进修学习活动，让档案管理工作人員在学习中提升自身的能力素质水平，让人员工作态度变得更为端正，进而为档案信息化建设管理工作高质量开展提供人力支持。值得注意的是，档案管理工作人员自身也应积极树立终身学习理念、自主学习意识，根据单位需求，及时学习计算机硬件维护知识、软件应用技能，让平台应用、维护、管理工作开展有效性得以提升。

（六）加强馆藏纸质档案的数字化建设

传统的档案管理形式主要是保留已登记档案信息的记录，将其分类为纸质档案，并进行馆藏管理。如今，现代技术在各个领域的使用为人们的生活带来了极大的方便。事业单位的文件管理应逐步将文件转换为某种形式的数字信息，数字处理不仅可以促进文件的组织和存储，而且可以成为创建文件信息的主要因素。首先，该部门的文件管理人员应根据各种类型和部门的数据信息以及分类返回的文件信息的准确性进一步对现有的纸质文件进行分类[4]。其次，执行数字处理以避免将来由于时间和空间的变化而造成的存档信息丢失，从而不能保证存档信息的完整性。

（七）加强信息安全防护

在档案管理信息化建设背景下，档案管理工作开展效率迅速提高、耗时大幅缩短，但与此同时，档案信息资源安全问题也变得更为严峻。所以，事业单位在档案管理信息化建设工作中，需要对信息安全防护工作开展力度予以加强。首先，事业单位需要增强管理工作人员安全意识，让工作人员严格开展档案资源信息安全鉴定工作，让档案开放范围以及安全保密程度得以明确化处理，让档案安全管理工作开展有效性得以提升。其次，事业单位应开展档案资源存储杀毒工作，应在实际情况基础上，装设杀毒软件以及防火墙，并对硬件设备、软件设备开展定期升级维护工作。最后，在信息化档案建设中，需要对数据备份功能、数据恢复功能予以全面应用，确保档案数据信息安全防护工作开展综合性，值得注意的是，事业单位应在安全防护工作开展中全面结合实际情况，让自身优势得到充分发挥，完成安全风险与安全问题的监控工作、识别工作、处理工作与报告工作，让档案资源管理工作更具综合性特点。

总之，今后仍需要进一步探讨事业单位档案管理工作的发展方向以及技术创新需求，做好信息化建设，并以积极建设信息化档案模式作为基础，持续完善和优化档案的管理技术水平，促使事业单位档案管理工作实效性持续提高，从而提高事业单位档案管理的意义和社会价值。

参考文献：

[1]刘佳梅.档案信息化建设面临的问题与对策[J].传播力研究，2019，3（11）：239.

[2]田鑫.新时期办公室档案管理规范化研究[J].办公室业务，2019（03）：103.

[3]李启红.探讨行政事业单位大数据时代信息档案管理[J].办公室业务，2019（02）：80.

[4]魏峰.事业单位档案管理创新路径探索[J].兰台内外，2019（02）：26-27.