基层事业单位档案管理信息化面临的挑战及完善对策

陈淑珍

前言

在当今社会，随着互联网技术和信息化的快速发展，我国的基层事业单位也对档案管理有了更高的要求，以前单一的纸质化的档案管理已经满足不了当前的工作需要。所以，大量投入基层事业单位档案管理信息化是非常有必要的。因此，本篇文章是探索基层事业单位档案在基层事业单位中建设。

1档案管理信息化面临的挑战

1.1传统档案管理的挑战

我国事业单位的档案管理主要是传统的档案管理模式，这种模式跟现代的管理模式有着很大的差距，传统模式是通过人工统计和整理进行档案的分类和收集，为了以后的工作提供了便利。但是现代的管理模式是通过档案管理的信息化对于人员的档案收集、分类和整理，相对于传统来说不管是前期整理还是后期查找都要更加便捷和高效。所以说现在最重要的是对人员的技术培养，对以后的查询和档案的储存，能够更加顺利，不仅仅节省空间而且还提高了工作与查询效率。

1.2 档案管理信息化的标准与要求

从目前信息管理的方式来看，现在信息化技术电子信息的储存，已经代替了纸质档案的管理。并实现了对文字图片、音像的数字化媒体保存。档案管理的信息化档案管理已经代替了传统档案管理模式。档案管理的信息化档案管理工作拥有很大的便利，并且对以后的查询和档案的储存，能够更加顺利，不仅仅节省空间而且还提高了工作与查询效率。

2事业单位档案管理面临的困境

2.1檔案信息资源开发缺乏合理性

传统的档案管理模式和档案管理的信息化档案管理模式有很大的不同，这两种模式各有各的优势，但是它们相同点是都是为了对信息资料进行统计、分类和管理，合理进行分类，方便人们进行查找，为了以后的工作提供了便利。

2.2档案管理信息缺乏安全性

传统的档案管理方式，很容易导致档案信息泄露，造成严重的影响，但是大数据档案管理技术可以更高效的管理档案信息，使档案信息更具有私密性，不容易被人盗取。所以事业单位在进行信息管理工作时必须要重视，信息资料的管理安全，落实安全管理工作。而且在纸质信息转让变为电子档案的过程中，因为很多原因，很容易导致档案信息泄露，造成严重的影响。如果事业单位的电脑被其他人入侵，也会使管理的信息大量泄露从而造成严重的影响。

2.3档案管理的水平比较低

由于很多档案管理的人员没有经过专业的培训，缺乏对档案管理的基本认识，自身水平也相对较低，直接致使了我国目前基层事业单位档案管理的水平相对较低。与当下要求的档案管理信息化的发展不符，当下很多基层事业单位很多还在用传统的纸质档案在每日工作之中，很多档案的检索也以手工为主，这样就导致了档案管理的低效性，导致了日常工作量增大。

3改善基层事业单位档案管理信息化建设

3.1引入信息化管理方案

首先需要对相应的工作人员进行宣传教育，改变他们传统的档案管理的概念，使他们思想和当今档案信息化所同步。认识到，现在已有的档案不仅仅只有纸质类的，而是当代科技、知识、信息所有效结合的信息化档案，争取能把档案管理实现高效性。其次，我国应对档案管理信息化给足充足的资金，用来购买相对应的硬件设备和先进的技术管理知识，确保档案管理技术一直与时共进，并且长期都处于稳定的状态下。最后，档案管理人员需要注意的就是信息化的安全性的问题，因为当今档案管理已经很少有纸质化的管理，随着计算机技术的发展，档案管理的信息化的保密措施也应得到增强，防止不良分子通过网络技术来窃取档案，要做好相对应的网络防护的措施，确保档案信息的安全性。也要消除一切的信息安全隐患。

3.2培养信息化档案管理专业化人才

很多基层事业单位档案管理引入信息化以后，都缺少相对应的管理人员，很多基层都不能够快速上手信息化。因为信息化管理有更高的要求和需求，管理人员也得有更高的专业素养。每个基层单位可以根据实际情况，如果有相对应的人才可以进行内部培养，如果没有，可以对外进行招聘相对应的专业人才，都是符合要求的。对于培养或者招聘的档案管理人员，有如下的要求，首先，要培养档案管理人员相对应的档案管理的意识，让他们明白，信息化的档案管理不仅仅是纸质化的整理，而是通过两种方式进行有机的融合，使工作人员能够在以后的工作过程中操作更快捷，提高管理工作的效率和质量。

3.3纸质化档案管理和信息化档案管理有机的结合

在当前事业单位档案管理方面，传统档案管理模式和档案管理的信息化档案管理的模式都各有各的优点和缺点，虽然传统档案管理的效率不高，但是相比档案管理的信息化来说安全性要更好，因为传统纸质管理不用考虑被黑客侵入，使档案信息泄露。而档案管理的信息化在工作效率和工作便捷方面来说又反高于传统的档案管理模式，所以必须将传统档案管理管理应用中，把档案管理的信息化在档案管理工作中运用，使档案管理信息化、现代化，实现这个事业单位的共享化，给档案管理工作提供了一个良好的空间，实现档案管理科学化。简化了档案管理的流程，不仅仅节省空间而且还提高了工作与查询效率。

结束语：

档案管理的信息化对于日常的工作起到了很重要的作用，对于人员的统计、档案的管理起到了很便捷的作用。进入档案管理的信息化模式将档案管理的信息化模式与传统管理档案模式相结合。可以更好地提高管理档案的工作效率，现在社会中不仅仅在事业单位中有所运用，还在各大领域都有涉及，比如图书馆的记录和管理、学校教学资料的收集等等，为我们的日常生活提供了超强的便利。

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