浅论档案管理的信息化建设路径

欧阳文

摘要：本文以“档案管理的信息化建设”为主要研究对象，首先探究了档案馆在档案管理过程中的信息化诉求，然后从五个角度就如何实践信息化展开论述。望笔者在本文中所研究的内容，能够为广大工作人员带来些许启示。

关键词：档案馆;档案管理;信息化建设

社会经济的快速发展，激发了信息科技的不断进步，更直接促成了信息化时代的到来。在这样一种情况下，各行业都开启了以信息科技为主导的创新和转型，档案馆的档案管理工作自然也不例外。为了让档案馆内的档案得到更为充分的管理和利用，进一步提升档案资源的共享性，档案馆的工作人员必须意识到信息化对档案管理所能产生的积极意义，并着力从过往的档案管理工作当中寻找不足、实现突破。

一、档案馆档案管理信息化建设的诉求

网络技术的诞生，为我国各行各业的发展打下了先进且优良的技术基础，对档案馆而言，落后的档案管理方式是影响和制约其进一步发展的关键所在。但信息科技的快速发展，很大程度上为档案管理的进一步加强提供了更为先进的技术前提，推进档案馆档案管理信息化建设有其必要性、更是其诉求所在。

（一）寻求档案更为长期的保存

对于档案保存来说，保存的时间越长，其所能产生的价值越高，其自身的作用更有可能得到发挥。传统的纸质档案很大程度上会因为时间的推移出现诸多保管的困难，但信息化的实现，可以实现档案的电子化录入与生成，很大程度上为长期化保存档案资料提供了条件。

（二）寻求更加快捷可靠的管理模式

档案管理的信息化模式很大程度上能够共享档案信息，这能够让档案管理变得更加方便、快捷，而这也是推進档案管理工作转型的重要方向。毕竟在我国，各个类型的档案数量和种类在不断增多，管理的任务也在不断加重。所以说，档案馆档案管理信息化的发展路径，能够将复杂的管理模式指向简单化的发展形态，自然会简化管理工作，促使档案馆的管理及服务获得更好的发展。

二、档案馆档案信息化建设的基本路径

档案馆要想加强信息化建设，有必要从档案馆的内部管理制度率先改革，在注重软硬件建设的过程中，更关注对人才的培养，进而保障信息化的全面推进和落地。

（一）硬件层面：引进先进的计算机及网络管理设备

档案馆档案管理的信息化建设离不开必要的硬件设备，而在选择硬件时，必须注意几个关键点：

首先，档案管理所需的硬件设备必须满足存储大量档案的基本要求，同时还要有一定的可靠性，防止因为存储设备遭到破坏、出现故障，而出现档案遗失的情况。

其次，档案管理所需的硬件设备还必须具备一定的抗外部性，如果其抗外性能不强，其就有可能会因为外部因素遭到损坏，如此必然会对档案存储造成严重的威胁。

总之，硬件设备对于提高档案馆档案管理的信息化水平意义非凡，档案馆有必要在此方面增加资金投入，来收获理想的效果。

（二）软件层面：积极引入或配合开发档案管理软件

档案馆档案管理的信息化建设不仅需要加强在硬件方面的投入，在软件方面也必须重视，档案管理需要有庞大的软件系统来维系运行，档案馆有必要根据自身的实际情况开发定制系统，并配备熟悉系统的专业人才，对系统的正常运行进行监督管理，确保档案管理服务职能的正常实现。

（三）人才层面：加强对档案管理人才信息化的培养

在信息化建设过程中，档案馆不能忽视对人才的培养，这是基础、是关键，是确保信息化管理系统得以顺利运行的重要条件。毕竟在过去相当长一段时间内，档案馆的工作人员都是采取老办法对各类纸质档案进行管理，而这部分“老工作人员”必须花费一定的时间对现代化的科技、信息技术进行学习，确保自身能够合理应用信息化的管理系统;另一方面，为了确保档案馆能够尽快走上信息化的管理轨道，还需要加强对现代化人才的汲取，这类人才未必都是档案管理专业，有可能是信息开发和计算机专业，从事系统开发和维护类的人才。

（四）安全层面：确保建设过程中载体和渠道的安全性

信息化在不断发展的过程中也会催生部分的安全问题，如若处理不当，就有可能出现信息泄露、档案遗失或窃取等危及档案馆工作顺利开展、波及档案馆藏甚至为后续档案征集工作埋下隐患的情况。加强信息化建设过程中的安全维护，需要做到：

首先，加强对软硬件及管理系统的安全维护，确保其不存在管理的疏漏，不存在信息遗失或被第三方人员窃取的情况。

其次，在档案出借和回收过程中加强安全维护，避免按照信息化出台的相关手续和实际档案出借过程中，产生信息不对等的情况。

最后，务必加强对安全服务人才的引进和培养，目的在于维系档案安全，并对档案系统不定期进行检测、定期进行监管和维护，确保其随时处于正常的运作状态。

（五）创新层面：丰富服务的内容以及服务形式

创新档案管理信息化的建设路径，可以从这样几个角度，另辟蹊径：

首先，积极推进档案馆和其它机构的合作，让档案的采集、分类和整合工作更加顺利进行。具体的合作机构包括学校、其它社会公共服务部门、医院、银行等。

其次，加强与档案管理相关的自媒体建设，包括社交平台、官方网站、入驻其它互联网交流渠道等，对可以公开的信息以网络载体形式进行对外发布，提高与社会各界对话和交流的频率，也为大众提供便捷服务。

最后，从用户需求的角度出发，对档案进行分组，方便后续出借和调阅工作的顺利进行。不同行业、不同岗位的人员对档案需求是不同的，从这个角度进行分类，很大程度上能够提升效率、提高受众的满意度。

三、结束语

总而言之，推进档案馆档案管理的信息化建设是与时俱进的选择，也是拓展档案馆服务职能、提高管理效率的重要手段。只是在应用信息化的过程中，其可能存在一定的风险和隐患，就需要相关工作人员在开发软硬件的同时，做好辅助的安全保护工作，坚持安全性能和服务职能的双向提升。

参考文献：

[1]刘蓓，刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J].价值工程，2019（04）：327.

[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2018（03）：29-31.