企业档案管理工作面临的问题与措施

颜雪

摘要：妥善完成企业档案滚来工作，积极的在企业实际运行的过程中提供服务，是档案管理人员实际工作的过程中，应当承担起来的一项重要责任，企业档案管理人员实际工作的过程中，应当详细分析新形势之下档案管理的新模式，更为主动的在企业生产经营领域中提供服务，从而也就可以在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

关键词：企业档案;管理工作;面临问题;完善策略

信息化时代的到来为企业档案管理工作提供了更好的契机，实施档案信息化管理已经成为重要的管理手段。这不仅需要企业完善自身的管理制度，更需要档案管理人员不断提升自身素质，完善档案管理制度，充分发挥档案管理的作用，促进企业可持续发展。

一、企业档案管理工作的地位与作用

企业档案管理工作在企业内部关系中所处的地位固然与企业领导的重视程度有关，但企业领导对档案工作的重视程度又往往来自于企业档案和档案管理工作对企业生产、经营、科技等活动的作用与贡献。由此可见，企业档案管理工作的地位与作用是息息相关的。原机械工业部部长何光远曾在《切实加强档案工作，为振兴机械工业服务》一文中，辩证地、言简意赅地提出“有为才能有位”的观点，这是对企业档案管理工作地位与作用关系最精辟的阐述。“为”即作为、作用，“位”即地位。很显然，有作为才能有地位，有地位则能有更大的作为。反之，没有作为，地位何在？即使暂时有地位，也不可能长久。两者之间，相互依存，相互制约，缺一不可。道家老子曾说过“将欲取之，必先予之”，企业档案管理工作要想在企业内部得到应有的地位，必须首先对企业做出应有的贡献。特别是在国家全面实现网络化、信息化的新形势下，如果还想“守株待兔”，就只能落得“坐以待毙”的后果。

二、企业档案管理工作存在的问题

（一）人员流动频繁导致档案经常处于动态变化中

在计划经济体制之下，机构繁复以及人员闲置等问题在各个企业当中都有所体现，在改革工作进行的过程中，闲置的工作人员经常会被大量裁员，而后在空闲的岗位上引进更多专业技术人才，这实际上是一个人员频繁流动的过程。但是在我国社会主义市场经济体制逐渐完善起来的背景之下，人员的流动除去是会为企业提供一定发展动力之外，也是市场经济发展过程中不可避免的一个趋势。首先和人员流动速度进行相互比较，培训的效率其实是非常低的，因此也就会让档案管理人员培训难度不断提升。其次，很多岗位职责都需要档案管理人员承担，从而档案管理人员实际工作的过程中，就难以将全部的精力都集中在归档这一项工作上，在此背景下想要对档案管理工作的效率及水平做出保证，自然是一件十分困难的事情。

（二）企业档案管理随意性强

因为企业当中各种档案资料的归档及保管统一性不强，导致一些本来应当保存的资料没有被保存，因为归档范围不是十分清晰，保存的期限也不是十分明确，大批量没有任何保存价值或者是没有长久保存价值的资料会被长期保管，让档案管理经营成本大幅提升。档案管理的规范性不是很强，存在随意修改等问题，越到基层当中这一问题就会显得约为严重，甚至还有随意抽取档案资料这一问题，档案鉴定及销毁工作的随意性比较强，这一问题的形成原因是，单位不是十分重视这一问题，也没有制度的限制，因此在这一项工作进行的过程中，自然也就会手袋人为这一因素的影响。

三、完善企业档案管理策略

（一）创新档案管理体制

明确相关的责任人，避免出现责任推诿的现象，在企业档案管理过程中，需要不断完善档案管理制度，最重要的是对传统的档案管理体制进行改革，利用信息化技术构建一体化的图书档案信息一体化的档案管理中心;并采用互联网技术，对各类资源进行信息化存储，这样既便于信息共享，使利用者可以更加便捷地查阅利用所需的资料信息;同时还可以提升工作效率，促进企业各项业务的发展。

（二）创新档案管理技术和手段

在信息化不断发展的今天，各企业己经逐步实现了档案信息化管理，可以在很大程度上打破时间和空间的限制，企业员工只要在电脑前就可以随时查找到所需要的档案信息。这不仅可以方便企业员工共享信息，查找数据，还可以使档案信息更新速度加快，促进企业内部信息的传递和共享。更重要的是利用网络信息的流通，打造良好的工作环境，实现企业的良性发展。

（三）提升档案服务机制

提升档案管理服务机制，就是对服务机制进行创新，采取的措施就是对档案内容进行明确的分类，便于企业不同层次的人员查找和利用信息资源。还可以为领导者提供更加准确的信息和决策参考，促进企业的健康发展。

（四）提升企业档案服务质量

企业开展档案管理的过程中，最重要的环节就是对档案信息进行分析，并着重提升档案信息的分析水平，以此来达到提升用户满意度及应用效果的目的。首先，提升对企业档案信息的分析质量，从而更好地服务员工和管理者;其次，企业档案管理工作需要开发更多的智能化功能;第三，利用互聯网技术对企业档案管理工作进行优化，不断创新档案信息归档功能，完善档案管理模式;第四，建立完善的企业档案开放中心，进一步提升档案信息的利用效率，促进现代企业档案管理快速进步;最后，为了提升档案服务的总体质量，要对电子档案归档分类的程序进行优化，保证电子档案的科学性、有效性和真实性。在实施档案管理的各环节中，需要各部门之间的紧密配合、有效沟通，使档案资料信息在形成、归档、分类及查询等环节实现有效的衔接。新时代企业要不断创新档案管理服务模式，利用信息技术进行数据共享，用户在查找资料信息时，首先需要登录档案信息查询系统，根据查询条件进行检索，如果需要在线请求帮助，则需要联系在线客服，从而更好地解决实际问题。通过这种方式为用户提供更好的解决方案，提升企业档案信息服务的质量和企业的工作效率。

四、结束语

在新时代企业档案管理工作的前途是光明的，道路是曲折的。企业档案工作者必须发扬百折不挠、奋勇前进的精神迎接挑战，用我们自己的作为向社会、向企业展示档案的地位、档案工作的作用以及档案工作者的风采，力争在企业中赢得应有的地位，保证企业档案工作实行科学、合理、规范、有效的管理，促进企业档案管理工作的持续健康发展。

参考文献：

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