案卷在文书档案中应用思考

刘剑杰

【摘 要】通过分析目前文书档案管理工作发现，需要进一步改进立卷工作方式。我国目前的立卷工作依旧过于传统，无法满足社会的发展和文书档案的利用。所以需要转变案卷管理工作的观念和方式，以有效提升工作效率，并合理利用人力、物力和财力。本文的研究内容即为案卷在文书档案中应用。希望可以提供有用的建议。

【关键词】案卷;文书档案;应用

在信息时代背景下，计算机技术被广泛应用到文书档案管理工作中，尤其是在立卷管理中。文书档案管理工作的方式也随之有了显著的改变，档案的利用率更高。加之网络的共享性使人们不再受到时间和空间的限制，所以在计算机网络技术快速发展的当下，案卷的价值仍旧较高[1]。

1.信息时代案卷新的使命

在现代社会的发展期间，案卷的作用十分重要，除了可以将目前的文件联系到历史上的重要时间和政策外，还能使文件之间的固有联系更加紧密，对相应的信息进行明确，深入了解历史事件。所以想要对文书档案的管理工作进行完善，就需要全面了解这些文件之间的联系。因为文件极易被损坏，且恢复难度较高，这会严重影响到文书档案的作用，所以整合好案卷对于提升文书档案的价值十分重要[2]。

1.1保持电子文件之间的联系

最为常见的档案保存形式就是电子文件，因为目前电子化程度较高，所以最为重要的工作方式就是电子文件的归档和管理。相较于传统的纸质文件，电子文件有更加突出的特点。但在归档文件时，两种形式都有各自的优越性，也就是说，建立电子案卷符合目前的社会发展形式，在保证了案卷的物理性能外，提升了电子档案信息的稳定性。

1.2進行电子文件的统一管理

通过分析电子档案的管理方式发现，电子档案文件可以提升利用者对档案的利用率，但是与电子文件相比，纸质文件的权威性更强，这一点不管到什么时代，电子文件都无法超越。此外，电子案卷可以保证二者之间的联系。电子文件需要在计算机硬盘中储存，但计算机易被损坏，就会导致电子文件被破坏，此时可以利用纸质档案信息提供原始的资料数据，所以对二者做好统一管理，可以提升信息的完整性和可靠性[3]。

1.3实现多媒体的管理方式和分类管理的有机结合

目前对于档案信息的利用率和利用效果的要求非常高，所以档案信息也表现出多种形式，如照片、录音和录像等。形式不同，信息内容也不相同，但互相之间是有一定关联的。这就需要工作人员整理好目前的电子文件信息，对文档的管理工作进行优化，将案卷有机结合电子文件。为了提升这项工作的整体性，需要分离整理案卷后再归档。期间可以大力应用先进的技术和设备完成工作。

2.案卷是开发利用档案信息资源的重要基础

在社会的发展期间，文书档案占有重要地位，不仅是一种重要的信息资源，也有助于领导制定重大决策或适当调整决策。近些年，经过相关档案管理工作人员的努力，已经建立了一种档案信息体系，并配备了科学的检索体系。

2.1保护电子文件的利用价值

从本质上来说，档案就是一种信息资源，可以再现历史，作用较大。只有在利用期间才能体现档案信息的价值，整合好历史文件才能保证历史的真实性。所以在归档电子文件期间，需要选择科学的整理方式，提升电子档案的真实性。科学化管理档案，对电子文件进行妥善保管，才能保证历史进步，建设信息资源。

2.2电子文件开辟了一条档案信息利用的新途径

建设档案信息库的过程就是整合档案信息资源的过程，这也是档案信息化的基础和核心所在。档案信息有层次划分，其中高层次的不含有充足的信息量，低层次的则含有大量信息。案卷属于中间层次，其中的信息量和详略度都处于适中状态，可以更好地的获取信息，对内容繁杂与需求专一之间的矛盾能进行有效解决[4]。

3.改革立卷方法，与文书档案管理信息化发展需求相适应

档案管理者需要管理好文书档案，以目前发达的网络技术为依据，采用现代化的手段管理档案。虽然案卷有重要的作用，但在改革案卷时需要以时代的要求相符。立卷是文书档案管理的基础，对于开展各项档案管理工作的意义都十分重大，档案管理者需要分析管理不同的文件，制定对应的科学可行的管理办法，通过科学的手段和管理模式提升档案管理工作的效率。

3.1明确案卷概念和组卷规则

以往的案卷都是有双重属性的，即组合体和保管单位，而目前在多媒体时代，已经不再适用。一张光盘可以存储成千上百的电子案卷，一个案卷的多媒体文件可能在不同的单位进行保管，所以要对电子案卷的特殊存在形式进行肯定。作为全宗内档案分类的产物，传统的案卷同时要联系不同的文件和厚度，所以需要对全宗档案进行科学、严谨、详细的分类，以此作为组卷的基础和依据。目前在机关工作中，职能管理有越来越高的地位和作用，档案真实记录的历史，需要对这种情况见反映[5]。

3.2运用先进科学技术，应用计算机辅助立卷

不管是电子文件归档还是纸质文件的立卷工作，都需要配合高水平的文书档案管理系统。一方面，人工是无法建立电子案卷的;另一方面，通过计算机代替手工操作，立卷工作的质量和效率都能得到显著提升。排序案卷和卷内文件及特殊档案并生成档号，便于统计各种立卷，也说明了档案信息化服务和文书档案管理水平也在随着时代的发展而发展。

4.小结

综上所述，通过详细介绍案卷在文书档案中的作用，发现案卷和电子文件之间是对立统一的，只有将二者结合起来，才能再现历史。分开看待两者的作用，可以保证机关企业良好运作。在时代不断发展的背景下，需要对文档管理的程度不断进行完成，缩小其局限性，使其能为社会的发展贡献更多力量。

参考文献：

[1]王保莲. 论述案卷在文书档案中应用与作用[J]. 科学与财富，2014（4）：344-344.

[2]王彩荣. 浅析案卷在文书档案中应用与作用[J]. 赤子，2015（9）：207-207.

[3]王巍. 浅析案卷在文书档案中的应用与作用[J]. 赤子，2014（6）：239-239.

[4]班雅静. 论述案卷在文书档案中应用与作用[J]. 科技致富向导，2013（22）：66.

[5]温爽. 信息时代中文书档案电子化应用[J]. 科技传播，2015，7（17）：75-76.