浅谈档案信息化建设的重要性

黄思思

摘要：随着信息技术的不断发展，信息化的时代已经到来，我国各项事业都已向信息化的方向加速发展，档案作为一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各个历史时期进展的全过程，为适应信息化时代的要求和档案事业的发展需求，档案信息化建设工作的重要性日益凸显，本文结合档案管理工作实际情况，针对档案信息化建设的重要性作出相关分析。

关键字：档案;信息化;建设;重要性

传统的档案管理大多以纸质为主，信息量大、工作繁杂、准确性低、工作效率不高，更重要的是不利于档案资源的管理、使用、交互、共享，无法发挥最大作用，也不利于长久保存。随着互联网发展和信息通信手段的进步，应用信息技术生成、管理、开发利用档案，进行档案信息化管理是实行现代化管理的重要手段，是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。

根据市委市政府印发的《关于进一步加强档案工作的意见>的通知》（京办字﹝2008﹞14号）的通知精神，为适应首都改革开放新形势、新任务的要求，充分发挥档案工作在北京城市建设中的作用，一是要充分认识做好档案工作的重要性;二是要进一步做好新形势下的档案工作，包括做好文件材料归档工作、切实加强档案信息化建设和档案馆建设、加强档案信息资源开发利用;三是要切实加强对档案工作的领导。

档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案信息化建设应包含档案管理体系建设、档案管理制度建设、档案管理流程建设、集成方案研究与实践、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设、档案信息开发利用、档案信息安全防控等方面。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。

档案信息化建设，是提升单位软实力和维护自身权益的客观需要，更是单位履行为国家积累宝贵财富的一项社会责任和法定義务。档案信息化建设使档案管理工作不再费时费力;使检索查询更加方便快捷;使工作效率大幅提高;使档案信息资源被有效开发利用。

一、实现对法定要求的切实落地

要在档案管理实践中落实《中华人民共和国档案法》，做到完整收档、有效管档，实际困难较大，问题十分复杂。随着各项管理和业务流程化、标准化、现代化进程，不断结合管理实践和信息技术进行研究，开展档案系统与业务系统的深度集成，实现自动收档、数字化查档和利用网络化，可实现对法定要求的切实落地。

二、提高工作效率

在传统档案管理工作中，档案管理人员开展手工的收集、整编、归档、提供利用，费时费力、容易出错、效率很低，通过档案信息化建设，线上收集、线上浏览、线上借阅、线上利用、线上统计的便捷性和规范性可带动管理工作效率的大幅提升，更快速、更便捷地为单位各项管理和业务活动服务，提升档案部门的管理和服务水平。

三、实现信息资源开发共享

应用传统的档案管理模式只能够实现单个文件的查找利用和档案的完整保管，而档案信息化管理能够对档案内容信息进行更好的开发利用，可以借助档案更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用，多类型、多载体的档案资源得以充分展现，实现资源的共享与整合。对于多全宗的单位来说，通过管理系统的部署与实施，可实现各类型档案跨全宗、跨库的检索利用，建立共享交互平台，同时通过数字档案馆

（室）建设，可实现资源的全面共享。

四、提升软实力，践行社会责任

科研单位每年会产生大量的电子科学数据，科学数据具有多样性和复杂性，借助信息化辅助管理手段，规范化、模块化的收集管理尤为重要，通过档案信息化建设，可推动科研数据特色资源库的建设，保证科研档案的真实有效、齐全完整和系统规范，充分发挥档案的最大价值，提升科研单位的软实力，为国家各项科研事业的发展留存重要的科学资源，档案信息化水平的提升具有重要的现实意义和历史意义。

近几年，国家高度重视电子文件归档和电子档案管理工作，要求国家档案局和国家有关主管部门大力推进电子档案的管理。对于以传统档案工作为主的单位而言，这是一项全新的系统性工作，必须严格执行《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发﹝2015（4号）等国家及行业发布的法律法规、操作规范。档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

档案信息化建设使档案收集的及时、完整、真实性要求真正实现;使基础管理工作过程中的文档、文字、记录、轨迹以电子源文件的形式，以档案规范化的标准，自动的、完整的沉淀为知识资产;使档案工作从封闭走向开放，走向共享;使档案工作的价值大幅提升，成为助力各项事业发展、支撑创新、提高效率的坚实支撑，档案管理工作的空间无限、意义非凡。

【参考文献】

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