基于网络环境的高校档案馆个性化档案信息服务策略研究

伦凤梅　宋晓淳　路红华

摘要：随着网络信息时代的来临，高校档案馆的档案信息管理工作也发生了相应的变化，其管理方式呈网络化以及数字化的方向转变。在这种背景下，传统的档案服务管理方式的局限性逐渐突显出来，难以满足档案用户的信息需求。因此，高校档案管理需要调整自己的服务观念，尽可能为用户提供个性化的服务。

关键词：网络环境;高校档案馆;个性化;档案信息服务

中图分类号：G275 文献标识码：A  文章编号：1003-9082（2020）07-00-01

前言

现如今，网络信息对人们的生活与工作产生了深刻的影响，在网络时代背景下，高校的档案管理工作也朝着信息化的方向转变，电子化档案得到了普及应用。为了更好地开展档案信息服务，高校档案馆需要了解不同的用户需求，然后在这个基础上为他们提供个性化信息服务。如此，才能够推动高校档案管理工作的更好进行。

一、开展个性化档案信息服务的主要意义分析

1.有助于满足用户的个性化档案信息需求

高校档案馆的服务对象为本校师生，而不同的用户对于信息的需求也会有所不同，这样就需要档案馆为之提供的信息服务也会有所差异。随着社会的变化与发展，用户对于个性化信息服务越来越重视，所以为了满足各用户的不同信息需求，高校档案馆需要根据用户来制定相应的档案信息服务。

2.有助于推动档案馆的进一步发展

在高校档案馆的发展过程中，开展个性化档案信息服务是其未来的发展方向，要想实现这一点，高校档案馆需要作出相应的改变，例如要转变自己的服务理念，树立以用户为本的服务理念;要提高馆员的综合素质，因为档案馆工作人员的综合素质会影响用户的服务体验;还要不断升级档案馆的服务设施等等。当高校档案馆不断朝着这几个方面改进时，其竞争力也会更强，从而推动其进一步的发展[1]。

二、开展个性化服务的主要策略分析

1.树立以人为本的服务理念

高校档案馆要想开展个性化档案信息服务，则需要转变自己的服务理念，要树立以人为本的服务理念。在网络环境下，树立“以用户为中心”的服务理念包括以下几层含义，一层含义是档案馆在确定自己的服务功能以及服务设施时，需要以用户的需求为导向。第二层含义则是档案馆在创建个性化的档案信息时，需要先了解用户的特点，然后在这个基础上提供个性化的信息服务。

2.专业管理人员的人性化管理

高校档案馆要想实现个性化的档案信息服务，需要发挥档案管理者的作用，因为档案管理者素质能力的高低、管理水平的高低等，都会对信息服务的实施产生影响。故此，高校档案馆需要聘请一些具有专业管理能力的人负责档案管理工作，而不能夠随便找一个兼职人员担任。而在人性化管理的过程中，可以从以下几方面着手：

2.1知识管理是服务基础

在科学技术的发展过程中，知识乃是其取得发展的主要来源，尤其是知识经济时代的来临，更是突显了知识竞争的重要。在21世纪，各国之间的竞争越来越倾向于知识的竞争，所以21世纪也被称为知识化时代。因此，知识管理乃是高校完善自身的基础，也是高校提升竞争力的基础。高校档案信息不仅具有较强的文化价值，而且具有一定的工具价值，作为历史文化的积淀，档案的文化价值非常的丰富，这些档案能够为高校学术研究提供一手资料[2]。因此，在高校档案管理中，需要进行知识管理，要对档案内在的机制进行深入地挖掘，而这项工作需要有专业管理人员负责。

2.2全程管理是服务关键

所谓全程管理，指的是电子文件从一开始的产生到最终的保存或者销毁，都需要进行全过程的管理。在全程管理中，需要档案管理者具有一定的信息技术素养，要能够熟练使用电脑。在网络背景下，档案的管理更多的是电子化管理，这样档案管理人员不仅要学会档案的分类管理，还要能够通过网络确保电子档案的存档安全。因此，档案管理人员的信息素养高低，对档案个性化信息服务的质量有着直接的影响。当前，在一些高校档案馆中，档案管理人员的综合素质较低，有些管理人员乃是由兼职所担任，虽然其掌握了专业的档案管理知识，但是信息素养较差，不能够熟练地使用计算机完成档案的信息管理服务。因此，高校档案馆要重视对专业档案管理人员的引进，并对其进行教育培训，提升其档案信息服务，以便为用户提供个性化服务。

2.3建立数字化档案馆

在网络信息时代背景下，档案馆的数字化是发展趋势。高校要想提高自己的竞争力，为用户提供个性化的信息服务，则需要建立数字化档案馆。这样就能够打破传统档案馆的时空限制，能够便利用户对档案的查询与使用[3]。通过数字化档案馆，能够实现各高校档案馆之间的合作，能够与博物馆或者图书馆等单位开展业务合作，继而实现资源的共享，这样也可以满足用户对于档案信息的个性化需求。

2.4重视对用户需求行为的分析

用户需求乃是档案馆发展的前提，所以高校档案馆要想开展个性化的信息服务，则需要加强对用户需求的行为分析。故此，档案馆需要从关心用户、尊重用户的角度出发，对用户的需求进行分析。例如，加强对大数据技术的引入，通过大数据技术来分析用户的需求，然后推送相应的服务。例如，根据用户的浏览记录来分析用户的需求，然后为他们推送服务。

2.5建立特色专题数据库

高校档案馆需要根据学校的工作重点，对科研、教务等工作进行挖掘，建立名牌专业、精品课程等具有学校特色的信息数据库，通过这些数据库为教学或者科研提供个性化的专题服务。此外，还可以建立名人数据库，因为高校有许多影响力较大、造诣较深的学者以及专家，这些学者专家大多数都是学科带头人，或者是研究生导师，他们在教学以及科研方面发挥着巨大的作用。可以这么说，这些专家与学者乃是一个高校的无形资产。故此，高校档案馆可以为专家与学者设立“名人数据库”，可以根据学科或者专业来创设名人数据库，将这些相同学科或者专业的学者放到一个子数据库内。

结语

综上，在网络环境下，高校档案馆需要与时俱进，为用户提供个性化的信息服务。而要想实现这一点，档案馆需要转变自己的服务理念，要树立以用户为中心的服务理念，要建立数字化档案。此外，档案馆还要重视对用户需求行为的分析;可以建立特色专题数据库。如此一来，高校档案馆就能够顺应时代的发展要求，取得进一步的发展。

参考文献

[1]邸家琴.信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究[D].黑龙江大学，2010.

[2]王宇晖.基于网络环境的高校档案馆个性化档案信息服务策略研究[J].兰台内外，2008，01：11-12.

[3]曹兴华.对信息化背景下高校档案馆信息服务工作的思考[J].秘书之友，2012，05：41-43.